Potwierdzenie przelewu lub zestawienie transakcji zastępuje fakturę

Gdy przedsiębiorca nabywa towary od osób nieprowadzących działalności gospodarczej, to podstawą do zaksięgowania kosztów może być dokument inny niż faktura, o ile zawiera obowiązkowe dane - potwierdził Dyrektor KIS

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której tworzy i publikuje prezentacje wideo dotyczące starszych modeli telefonów komórkowych (niebędących smartfonami). Telefony te nie są już dostępne na rynku pierwotnym, dlatego przedsiębiorca musi je pozyskiwać w inny sposób, np. dokonując zakupu od osoby fizycznej, która posiada konkretny model urządzenia. Po nagraniu filmów przedsiębiorca sprzedaje pozyskane telefony za pośrednictwem platform internetowych, ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej.

Przedsiębiorca, który rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów i opodatkowuje dochody z działalności gospodarczej według zasad ogólnych (skala podatkowa), wystąpił o indywidualną interpretację, aby dowiedzieć się o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup telefonów, gdy są one udokumentowane w inny sposób niż fakturą. W zależności od źródła, z jakiego przedsiębiorca pozyskuje telefony, tymi dokumentami są:

• w przypadku zakupu od pośrednika z Austrii, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - potwierdzenie przelewu zawierające dane stron transakcji, informację o ilości i rodzaju kupowanych urządzeń (w tytule przelewu), datę dokonania operacji i numer operacji nadany przez bank,
• w przypadku zakupu na bazarze opłaconego gotówką - sporządzony przez wnioskodawcę opis towaru, zawierający dane sprzedającego, liczbę zakupionych telefonów, cenę jednostkową i wartość towaru oraz podpis przyjmującego towar,
• w przypadku zakupu za pośrednictwem polskich internetowych portali aukcyjnych - potwierdzenie przelewu oraz zapis w historii na koncie wnioskodawcy w serwisie aukcyjnym, potwierdzający dokonanie transakcji.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Decydujące znaczenie ma status sprzedawcy

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że - co do zasady - dokumentem stanowiącym podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Inne dowody księgowe mogą być podstawą zapisów w PKPiR, o ile spełnione są wszystkie wymogi zawarte w § 12 i § 13 tego rozporządzenia.

Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to podstawą wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12 rozporządzenia, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3. Opisany we wniosku o interpretację dowód opłaty bankowej na rzecz austriackiego pośrednika te warunki spełnia, może więc być podstawą do ujęcia wydatku w PKPiR i zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Opisane we wniosku zestawienie zawierające szczegóły dotyczące zakupu towarów na polskim portalu aukcyjnym również może być uznane za dowód księgowy, jednak wyłącznie w przypadku, gdy sprzedawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Gdy sprzedawca prowadzi działalność gospodarczą, a nabywca, mimo takiego prawa, nie wystąpił do niego o wystawienie faktury, to zestawienie transakcji nie może być jej substytutem. We wszystkich przypadkach, gdzie transakcja powinna być dokumentowana fakturą, podatnik powinien uzyskać ten dokument jako potwierdzenie operacji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - podkreślił Dyrektor KIS.

Samodzielnym dokumentem księgowym nie jest natomiast opis towarów. Nie może więc stanowić podstawy uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Brak imiennej faktury pozbawia prawa do odliczenia

Źródło: indywidualna interpretacja 0113-KDIPT2-1.4011.193.2025.2.MAP z 3 czerwca 2025 r.