UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF to platforma służąca do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Na chwilę obecną faktury papierowe, czy też elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili lub korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury, który każdy będzie mógł odczytać w systemie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 kwietnia 2026 r. zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i dla podatników zwolnionych z VAT. Natomiast duzi podatnicy czynni VAT (osiągający w 2024 r. ponad 200 mln PLN wartości sprzedaży z VAT) muszą być gotowi na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur już wcześniej, tj. od 1 lutego 2026 r. KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu przedsiębiorców i księgowych, gdyż wysyłanie faktur mailem czy doręczanie ich papierowo stanie się przeszłością. Zatem każdy, kto ma stosowny dostęp, będzie widział u siebie w systemie fakturę zaraz po jej wystawieniu, co zmieni z pewnością proces wymiany dokumentacji między księgowymi a przedsiębiorcami.

Zasady działania KSeF

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który może łączyć się z programami do wystawiania faktur, z których korzystają podatnicy. Przedsiębiorca po zakończeniu sprzedaży powinien zatem zalogować się do programu i połączyć się z systemem KSeF, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wprowadza się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), daje nabywcy wgląd do tej faktury, możliwość jej pobrania i korzystania z niej. Trzeba pamiętać, że wiążącą datą jest data wystawienia faktury w systemie KSeF. W związku z tym, data wystawienia faktury, od momentu wprowadzenia KSeF będzie datą jej faktycznego wysłania do systemu KSeF. W tym miejscu warto zaznaczyć, że faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od momentu jej przetworzenia. Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO, jak również jest zawarta w numerze nadanym przez KSeF.

Od kiedy i dla kogo KSeF?

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT z dniem 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT - czynnych i zwolnionych. Jako że duzi podatnicy VAT czynni (ponad 200 mln PLN ze sprzedaży z VAT w 2024 r.) zobowiązani będą do wystawiania faktur w KSeF już wcześniej, tj. od 1 lutego 2026 r., to również wszyscy pozostali przedsiębiorcy muszą być gotowi odbierać od nich faktury w KSeF od tej daty, tj. od lutego 2026 r. Okres przejściowy co do obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidziany został jedynie dla małych podatników potencjalnie wykluczonych cyfrowo, którzy nie przekraczają przy sprzedaży limitu 10 tys. PLN miesięcznie. Takie podmioty będą obowiązkowo fakturować w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Podsumowując, KSeF co do zasady obejmie wszystkie transakcje między przedsiębiorcami, poza KSeF pozostaną natomiast transakcje z konsumentami.

Co trzeba zrobić, aby uzyskać dostęp do KSeF?

Dostęp do KSeF uzyskamy po uwierzytelnieniu i autoryzacji naszego logowania. Przewidziane jest kilka opcji uwierzytelniania:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• podpis zaufany (Profil Zaufany),
• token (ciąg znaków alfanumerycznych) przypisany do danej osoby.

Po uwierzytelnieniu użytkownik może korzystać z KSeF w pełnym zakresie tj.może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Każdy podatnik może nadać uprawnienia innym osobom do obsługi KSeF w jego imieniu. W systemie przewidziane są zarówno uprawnienia dla podmiotu np. biura rachunkowego, jak również dla poszczególnej osoby fizycznej. KSeF pozwala zatem na to, aby w imieniu danego przedsiębiorcy występował np. jego księgowy. Uprawnienia możemy nadawać zarówno elektronicznie, jak i papierowo poprzez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy jednak pamiętać, że możliwość papierowego wprowadzania zmian w uprawnieniach przewidziana jest tylko dla tych podmiotów, którenie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
https://druki-formularze.pl/druk/zaw-fa-2-zawiadomienie-o-nadaniu-lub-odebraniu-uprawnien-do-korzystania-z-krajowego-systemu-e-f 

Data wystawienia faktury po wejściu KSeF

Data wystawienia faktury w systemie księgowym oraz data wystawienia tej samej faktury w KSeF mogą się różnić. Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach na temat KSeF wyjaśniło:

„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury”.
W fakturze ustrukturyzowanej pole P_1 to pozycja dedykowana dacie wystawienia faktury w KSeF.
Pole DataWytworzeniaFa zawiera datę wprowadzenia faktury do systemu księgowego, która może być inna niż data w polu P_1.

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106na. ust. 1), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Trzeba zatem pamiętać, że po wejściu w życie nowelizacji dotyczących KSeF, faktura wystawiona poza KSeF np. jedynie w programie księgowym nie będzie dokumentem wiążącym.

Korekty i błędy w KSeF

Aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF należy wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia.
Krajowy System e-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących, możemy ich wystawić tyle, ile potrzebujemy.
Wyjątkową sytuacją jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej z błędnym numerem NIP nabywcy. Wówczas powinniśmy wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie wystawiamy kolejną pierwotną fakturę, wprowadzając poprawne dane nabywcy. Sytuacja ta wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzimy niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie. W takiej sytuacji nabywca nie powinien uwzględniać spornej faktury jako swojego kosztu. Jak wyjaśnia Krzysztof Rogulski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów „Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.
System KSeF nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie skorygowanie faktury poprzez fakturę korygującą.
Co ważne, po wejściu w życie KSeF nie będzie konieczności wystawiania duplikatu faktury. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie i nie będzie możliwości ich zniszczenia lub zaginięcia.

Jakie zalety ma wejście KSeF?

Niewątpliwą zaletą wejścia KSeF dla podmiotu sprzedającego jest zwrot różnicy podatku VAT wynikającego z deklaracji składanej za dany okres rozliczeniowy, pod warunkami wskazanymi w ustawie, w przyspieszonym terminie 40 dni.
Po stronie nabywcy do zalet możemy zaliczyć ograniczenie formalności przy wystawianiu korekt zmniejszających podatek VAT, który był wcześniej odliczony (in minus). Taka faktura zostanie rozliczona w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną, czyli zawsze w okresie jej wystawienia.

Wprowadzenie KSeF usprawni proces dostarczania i archiwizowania faktur, co ułatwi również pracę księgowym. Po otrzymaniu uprawnień będą oni na bieżąco widzieć każdą fakturę sprzedażową oraz wydatkową podmiotów, dla których pracują. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, gdyż księgowy/księgowa będzie mieć wgląd do wystawionych faktur sprzedażowych, jak i zakupowych. Format faktur będzie ujednolicony, co również przełoży się na szybkość dekretacji i wyeliminuje konieczność księgowania ręcznego. Oznacza to, że rozliczenia będą mogły być dokonywane znacznie sprawniej, gdyż wszystkie, lub znaczna część faktur będzie widoczna w systemie KSeF. Skróceniu ulegnie czas, który dotychczas był przeznaczony zarówno na dostarczenie faktur do np. biur rachunkowych przez klientów, jak i również na samo księgowanie. Podsumowując wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych znaczenie usprawni rozliczenia przedsiębiorców, jak również wyeliminuje problemy związane z np. zagubieniem faktury.