UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, co do zasady wejście w życie KSeF nie powoduje nowych obowiązków co do samej zawartości faktury.

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne.

Dodane pola w strukturze KSeF mają swoje podłoże w obserwowanej na rynku praktyce biznesowej, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. Są to dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z wprost z przepisów VAT, jednak których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Podkreślenia wymaga, że każda faktura wysyłana za pośrednictwem KSeF ma nadawany unikalny numer KSeF, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Pola w e-fakturze uzupełniane są w zależności od wymogów wskazanych w ustawie dla danego przypadku, którego udokumentowaniem jest faktura.

Należy jednak wskazać, że dobrowolnymi sekcjami (węzłami) pod względem wypełniania są: Rozliczenie, Płatnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Przy czym wypełniając je, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych, które dotyczą ww. sekcji. Węzeł “Zamówienie” dedykowany jest dla faktur zaliczkowych i ich korekt, dla których to faktur nie jest wypełniany węzeł “FaWiersze”.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Obligatoryjność wypełniania pól na e-fakturach

W wytycznych Ministerstwa Finansów (Schema) wskazano 4 rodzaje pól ze względu na obowiązek ich wypełniania. Wskazano pola obligatoryjne, bez których plik XML nie może zostać uznany za fakturę - są to m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer faktury. Pola logiczne to pola, które musimy uzupełnić, pod warunkiem wypełnienia innego pola na fakturze w konkretny sposób, tj. jeśli wskażemy, że dostawa korzysta ze zwolnienia VAT, w następnym polu musimy wskazać rodzaj tego zwolnienia. Pola opcjonalne to pozycje, które zostają wypełnione, jeśli zostaną spełnione warunki określone w ustawie.

Pola fakultatywne to pozycje, których wypełnienie jest dobrowolne i zależy od wystawcy faktury. Przykładem takiego pola jest dodatkowy opis do faktury czy miejsce jej wystawienia.

Załączniki do e-faktur w KSeF

W związku z formą prowadzenia systemu KSeF i wysyłanie do niego danych w postaci plików w formacie xml, niemożliwym jest dodawanie załączników do faktur online wystawianych poprzez KSeF. W szczególnych przypadkach dopuszczalne będzie wystawianie faktur z załącznikami w KSeF. Takie faktury przewidziane są wyłącznie dla takich sytuacji, gdy faktury dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Podatnik musi złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem. Podobnie trzeba postąpić w razie zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania takich faktur. Zgłoszenie składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Wystawianie i przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem jest możliwe po otrzymaniu przez podatnika od Szefa KAS potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do tego systemu tych faktur wydanego na czas określony.
Poza tym jednak istnieje możliwość wklejenia w treści faktury linka do pozostałej dokumentacji przed tych wystawców faktur, którzy nie będą spełniać wymogów dla wystawiania w KSeF oficjalnych faktur z załącznikami.

Dodatkowe informacje można również wpisać w polach Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info lub ewentualnie w stopce faktury. Należy jednak pamiętać o ograniczonej liczbie znaków dla każdego z tych pól.

Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF np. poprzez maila lub wirtualne dyski.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »