UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Ekosystem KSeF wprowadza nowe, rygorystyczne zasady korygowania błędów na fakturach oraz precyzyjnie definiuje procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych. Znajomość tych reguł jest niezbędna do uniknięcia komplikacji i sankcji.

Nowe zasady korygowania faktur: Eliminacja not korygujących

Najbardziej odczuwalną zmianą w procesie korygowania jest całkowita eliminacja not korygujących z obrotu gospodarczego, która nastąpi wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF (planowo od 1 lutego 2026 r.).

Oznacza to, że jedyną dopuszczalną formą poprawiania błędów na fakturze, niezależnie od ich charakteru, będzie faktura korygująca wystawiana wyłącznie przez sprzedawcę. W praktyce, jeśli nabywca wykryje na otrzymanej fakturze błąd formalny (np. literówkę w nazwie, błędny adres), nie będzie mógł go samodzielnie poprawić. Będzie zmuszony skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić go o wystawienie odpowiedniej faktury korygującej.

KSeF upraszcza również zasady rozliczania korekt zmniejszających podstawę opodatkowania (in minus). W przypadku faktur korygujących wystawionych w KSeF, sprzedawca będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania i podatek należny już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił korektę. Nie będzie musiał, tak jak dotychczas, posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą ani potwierdzenia jej odbioru, ponieważ sam fakt przyjęcia korekty przez KSeF jest uznawany za jej skuteczne doręczenie.

Likwidacja not korygujących fundamentalnie zmienia dynamikę i przepływ pracy w procesie korekty błędów. Centralizuje kontrolę po stronie sprzedawcy, ale jednocześnie tworzy dla niego nowe obciążenie administracyjne i potencjalne opóźnienia. Dotychczas nabywca, znajdując prosty błąd formalny, mógł go jednostronnie naprawić, wystawiając notę. W systemie KSeF staje się on całkowicie zależny od woli i sprawności działania sprzedawcy. Oznacza to, że biura rachunkowe muszą opracować nowe, efektywne protokoły komunikacji dla swoich klientów, służące do zgłaszania błędów dostawcom i monitorowania procesu wystawiania korekt. Z drugiej strony, obsługując sprzedaż swoich klientów, biura muszą być przygotowane na zwiększoną liczbę próśb o korekty, nawet w przypadku drobnych pomyłek, które wcześniej nie wymagałyby ich interwencji.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Korekta błędnego numeru NIP nabywcy

Szczególnym i częstym błędem jest podanie nieprawidłowego numeru NIP nabywcy. KSeF, ze względu na swoją architekturę, nie pozwala na prostą korektę tego pola. Faktura z błędnym NIP-em zostaje bowiem automatycznie i prawnie udostępniona w systemie podmiotowi o tym właśnie (błędnym) numerze NIP.

Aby naprawić ten błąd, należy zastosować specjalną, dwuetapową procedurę:

1. Wystawienie faktury korygującej "do zera": Sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą, która zeruje wszystkie wartości na pierwotnej fakturze. Co kluczowe, korekta ta musi być wystawiona na ten sam, błędny numer NIP. Celem tego kroku jest formalne wycofanie transakcji z ewidencji podmiotu, który omyłkowo otrzymał fakturę.
2. Wystawienie nowej, poprawnej faktury: Następnie sprzedawca musi wystawić całkowicie nową fakturę pierwotną (a nie kolejną fakturę korygującą) z prawidłowymi danymi, w tym właściwym numerem NIP nabywcy.

Ta złożona procedura jest bezpośrednią konsekwencją architektury KSeF, który działa na zasadzie niezmiennego rejestru transakcji. Raz wprowadzony dokument nie może być po prostu "usunięty" lub "przekierowany". Można go jedynie formalnie anulować poprzez korektę zerującą. Ta złożoność podkreśla krytyczne znaczenie walidacji danych, zwłaszcza numeru NIP, przed wysłaniem faktury do KSeF. Biura rachunkowe muszą uczulić na to swoich klientów i w miarę możliwości wdrożyć w używanym oprogramowaniu mechanizmy sprawdzające poprawność NIP (np. poprzez integrację z Białą Listą), ponieważ naprawa błędu po fakcie jest znacznie bardziej uciążliwa.

Korekta faktur wystawionych przed erą KSeF

Przepisy przewidują możliwość korygowania w KSeF faktur, które zostały wystawione przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z systemu. Oznacza to, że np. w lutym 2026 roku będzie można wystawić fakturę korygującą w KSeF do faktury pierwotnej wystawionej w formie papierowej lub PDF w grudniu 2025 roku. Taka faktura korygująca, wysyłana do KSeF, będzie musiała zawierać numer korygowanej faktury pierwotnej, ale naturalnie nie będzie w niej numeru KSeF tej faktury, ponieważ go ona nie posiadała.

Postępowanie w trybie offline, niedostępności i awarii systemu

Ustawodawca przewidział kilka scenariuszy, w których wystawienie faktury w czasie rzeczywistym w KSeF nie jest możliwe. Każdy z nich ma inne zasady i, co najważniejsze, inne terminy na późniejsze dostarczenie faktury do systemu.

• Tryb offline24: Ma zastosowanie w przypadku problemów technicznych po stronie podatnika, najczęściej braku dostępu do internetu. Podatnik może wystawić fakturę w formacie XML (zgodnie ze schemą), przekazać ją nabywcy w uzgodniony sposób, a następnie ma obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
• Niedostępność KSeF: Odnosi się do zaplanowanych przerw w działaniu systemu (np. prace serwisowe), o których Ministerstwo Finansów informuje z wyprzedzeniem. Faktury wystawione w tym czasie należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
• Awaria KSeF: Jest to nieplanowana, nagła usterka po stronie infrastruktury Ministerstwa Finansów, o której informuje oficjalny komunikat. W takiej sytuacji termin na przesłanie wystawionych poza systemem faktur jest znacznie dłuższy i wynosi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
• Awaria całkowita: To scenariusz ekstremalny, przewidziany na wypadek sytuacji nadzwyczajnych (np. klęska żywiołowa, działania wojenne), uniemożliwiających funkcjonowanie podstawowej infrastruktury państwa. Faktury wystawione w tym czasie w formie papierowej lub zwykłej elektronicznej nie podlegają obowiązkowi późniejszego przesyłania do KSeF.

Rozróżnienie tych scenariuszy jest kluczowe, ponieważ pomyłka i niedotrzymanie terminu na przesłanie faktury do KSeF będzie podlegać sankcjom.

Procedury Postępowania w Sytuacjach Awaryjnych KSeF