UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Przejście na KSeF rewolucjonizuje codzienną pracę z fakturami, wprowadzając nowe zasady zarówno dla dokumentów sprzedażowych, jak i kosztowych. Kluczowe staje się zrozumienie nowych definicji, procedur oraz potencjalnych ryzyk operacyjnych.

Faktury Sprzedażowe: Proces wystawiania i konsekwencje w VAT

Proces wystawienia faktury sprzedażowej w KSeF składa się z kilku etapów: przygotowanie danych merytorycznych w systemie finansowo-księgowym, wygenerowanie pliku XML zgodnego z aktualną schemą, a następnie przesłanie go do KSeF za pośrednictwem API lub Aplikacji Podatnika.
Najważniejszą zmianą jest nowa definicja daty wystawienia faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data wpisana przez użytkownika w dedykowanym polu faktury (P_1) traci swoje dotychczasowe, decydujące znaczenie. Wiążąca prawnie jest data nadana przez system w momencie przyjęcia dokumentu.

Ta zmiana ma fundamentalne konsekwencje dla rozliczeń VAT:

• Moment powstania obowiązku podatkowego: W przypadkach, gdy obowiązek podatkowy jest powiązany z datą wystawienia faktury (np. w usługach budowlanych, dostawach książek), będzie on powstawał w dniu przesłania faktury do KSeF, a nie jej przygotowania w systemie firmowym.
• Prawo do odliczenia VAT przez nabywcę: Nabywca może odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. W ekosystemie KSeF fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie, co jest tożsame z datą jej wystawienia.

Rozdźwięk pomiędzy datą przygotowania dokumentu (pole P_1) a prawnie wiążącą datą wystawienia (data transmisji do KSeF) tworzy nową kategorię ryzyka operacyjnego. Przykładowo, pracownik może przygotować fakturę w systemie ERP 30 kwietnia, wpisując tę datę w odpowiednie pole, jednak z powodu wewnętrznych procedur akceptacyjnych lub problemów technicznych, faktura zostanie skutecznie przesłana do KSeF dopiero 1 maja. Z prawnego punktu widzenia, faktura ta została wystawiona w maju. Dla sprzedawcy, jeśli obowiązek podatkowy zależy od daty wystawienia, przesuwa się on na maj. Dla nabywcy, prawo do odliczenia VAT również przesuwa się na maj. Tworzy to rozbieżność między wewnętrzną ewidencją firmy (datowaną na kwiecień) a rzeczywistością prawnopodatkową (datowaną na maj). Biura rachunkowe muszą wdrożyć rygorystyczne procedury kontrolne i zautomatyzowane przepływy pracy, aby zapewnić, że faktury przeznaczone dla danego miesiąca są transmitowane do KSeF bezwzględnie w tym miesiącu, traktując samą transmisję jako ostatni, krytyczny etap procesu fakturowania.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Faktury Kosztowe: Automatyzacja odbioru i nowy obieg akceptacji

Jedną z największych korzyści KSeF jest możliwość automatyzacji obsługi faktur zakupowych. Zintegrowane programy księgowe mogą w regularnych odstępach czasu (np. codziennie) łączyć się z KSeF i automatycznie pobierać wszystkie nowe faktury wystawione na numer NIP klienta. Dane z pliku XML są bezbłędnie odczytywane i importowane do systemu, co eliminuje potrzebę skanowania dokumentów i stosowania technologii OCR.

Jednak ta automatyzacja rodzi nowe ryzyko, określane mianem "niewidzialnej faktury". Może zaistnieć sytuacja, w której dostawca wystawi fakturę, KSeF ją przyjmie (co jest równoznaczne z jej prawnym doręczeniem), ale z jakiegoś powodu firma o niej nie wie (np. z powodu błędu synchronizacji, braku powiadomienia). Taka faktura istnieje w obiegu prawnym, a firma może nieświadomie przeoczyć termin na odliczenie z niej podatku VAT lub ujęcie jej w kosztach uzyskania przychodu. Dlatego regularne, systematyczne monitorowanie KSeF w poszukiwaniu nowych dokumentów staje się kluczowym obowiązkiem biura rachunkowego.

Pobrane automatycznie faktury wymagają merytorycznej weryfikacji przez klienta. Nowoczesne platformy dla biur rachunkowych, takie jak fillup k24 czy wFirma.pl, wprowadzają nowy obieg akceptacji. Polega on na tym, że pobrana z KSeF faktura jest prezentowana klientowi w jego panelu online. Klient może ją przejrzeć (w formie czytelnej wizualizacji), a następnie jednym kliknięciem zaakceptować, odrzucić lub dodać komentarz dla księgowego. Dopiero po akceptacji klienta dokument trafia do finalnego zaksięgowania.

Faktury Zaliczkowe i Końcowe: Powiązania i prawidłowe rozliczenie

Obsługa transakcji rozliczanych w częściach (zaliczka i płatność końcowa) w KSeF wymaga zachowania szczególnej staranności. Proces rozpoczyna się od standardowego wystawienia faktury zaliczkowej w systemie.

Kluczową nowością jest wymóg powiązania faktury końcowej (rozliczeniowej) z wystawionymi wcześniej fakturami zaliczkowymi. W treści faktury końcowej, oprócz standardowych elementów, należy obowiązkowo wskazać numery KSeF wszystkich faktur zaliczkowych, których dotyczy dane rozliczenie. Ten mechanizm referencyjny ma na celu zapewnienie integralności i transparentności całego cyklu rozliczeniowego danej transakcji, uniemożliwiając pominięcie lub podwójne rozliczenie wpłaconych zaliczek.

Transakcje i Dokumenty Wyłączone z KSeF

Nie wszystkie transakcje i dokumenty będą objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF. Znajomość wyłączeń jest kluczowa dla prawidłowego dokumentowania sprzedaży.

• Faktury B2C (konsumenckie): Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest wyłączona z obowiązku KSeF. Faktury te będą wystawiane na dotychczasowych zasadach (papierowo lub w formie zwykłej faktury elektronicznej, np. PDF).2 Przepisy dopuszczają jednak możliwość dobrowolnego wystawienia faktury B2C w KSeF. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek zapewnić konsumentowi dostęp do tej faktury, np. poprzez przekazanie jej wizualizacji z kodem QR.
• Faktury od dostawców zagranicznych: Faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie podlegają KSeF. Nie są one wprowadzane do systemu, a ich księgowanie odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego tradycyjnymi kanałami (np. e-mailem).
• Faktury dla kontrahentów zagranicznych: Sytuacja odwrotna – polski przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi kontrahentowi zagranicznemu ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF. Ponieważ jednak odbiorca nie ma dostępu do polskiego systemu, sprzedawca musi mu dostarczyć fakturę w uzgodniony sposób poza KSeF. Przekazywana wizualizacja dokumentu (np. plik PDF) musi być opatrzona specjalnym kodem QR, który pozwoli kontrahentowi na weryfikację autentyczności faktury w KSeF.
• Procedury szczególne OSS/IOSS: Transakcje B2C rozliczane w ramach unijnej procedury One-Stop-Shop (OSS) oraz Import-One-Stop-Shop (IOSS) są całkowicie wyłączone z obowiązku KSeF.
• Inne wyłączenia: Z obowiązku wyłączone są również m.in. bilety pełniące funkcję faktury (np. za przejazd koleją, autostradą), faktury VAT RR (choć od 1 kwietnia 2026 r. będzie można je wystawiać w KSeF dobrowolnie) oraz faktury dokumentujące niektóre usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT.
• Faktury pro forma: Dokumenty te nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i pozostają poza KSeF. Służą jedynie jako oferta lub wezwanie do zapłaty. Po otrzymaniu płatności na podstawie pro formy, sprzedawca ma obowiązek wystawić w KSeF właściwą fakturę (zaliczkową lub końcową).

Obowiązek wystawiania faktur dla kontrahentów zagranicznych w KSeF, a następnie dostarczania im osobnej wizualizacji z kodem QR, tworzy dwutorowy proces, który zwiększa nakład pracy administracyjnej i ryzyko powstawania rozbieżności. W przypadku transakcji krajowej B2B proces kończy się na wysłaniu faktury do KSeF. W przypadku transakcji zagranicznej jest to dopiero pierwszy krok. Krok drugi to wygenerowanie czytelnej dla człowieka wersji (np. PDF), dodanie specyficznego kodu QR do weryfikacji i dostarczenie jej innym kanałem, np. e-mailem. Wprowadza to kilka ryzyk: wizualizacja może nie odzwierciedlać w 100% danych z pliku XML, co może prowadzić do sporów; dostarczenie poza KSeF może się nie udać, podczas gdy faktura w KSeF jest już prawnie wystawiona; proces ten komplikuje automatyzację. Biura rachunkowe powinny doradzać klientom korzystanie z zintegrowanych systemów, które potrafią wykonać oba te kroki jednocześnie – wysłać XML do KSeF i wygenerować oraz wysłać e-mailem poprawny plik PDF z kodem QR – aby zminimalizować pracę ręczną i ryzyko błędu.