Każdy podatnik będzie miał możliwość uprawnienia innych osób do obsługi KSeF w jego imieniu. W systemie przewidziane są zarówno uprawnienia dla biura rachunkowego, jak i osób fizycznych. W związku z tym w imieniu podatnika mogą w KSeF występować także księgowi.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, to ta sama faktura w formacie PDF lub papierowym musi mieć tę samą treść.

Jeżeli wystawiamy fakturę ustrukturyzowaną, datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Należy pamiętać, że momentem kluczowym jest data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF, która skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w sytuacjach, gdy data wystawienia faktury decyduje o jego powstaniu.

W KSeF nie ma możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie skorygowanie faktury poprzez wystawienie faktury korygującej. Faktura ustrukturyzowana może zostać poprawiona poprzez fakturę korygującą również wystawioną w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia.

Krajowy System E-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących, możemy ich wystawić tyle, ile potrzebujemy.

W KSeF faktury z załącznikami wystawiać będą mogli wyłącznie przedstawiciele wybranych branż, których działalność wymusza ujmowanie w fakturach złożonych danych. Ponadto na wystawianie w KSeF faktu z załącznikami wymagane będzie uzyskanie zgody Szefa KAS wydawanej na czas oznaczony.

Pozostali podatnicy mogą zawrzeć w treści faktury link do dodatkowej dokumentacji, np. w polach “DodatkowyOpis”, “DodatkoweInfo”. Załączniki mogą być również przekazywane poza KSeF, np. mailem.

KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze, zatem faktura zostanie przyjęta przez program. W przypadku wystąpienia tego rodzaju błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Od 1 sierpnia 2026 r. wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania faktur w KSeF, jednak z ograniczonym, jak dotychczas, zakresem danych, na co wskazuje art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Począwszy od sierpnia 2026 roku, jeżeli nabywca poda NIP, wówczas sprzedający będzie zobligowany do wystawienia faktury w KSeF. Jeśli natomiast kwota brutto dokumentowana jednym dowodem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro, zastosowanie znajdzie uproszczenie przewidziane w ww. przepisach, ale w dalszym ciągu taka faktura powinna być wystawiona poprzez KSeF.

Pierwotnie faktury VAT RR nie miały być objęte KSeF, jednak finalnie dopuszczono, aby rolnicy ryczałtowi mogli korzystać z systemu na zasadzie dobrowolności. Na chwilę obecną nadal nie ma możliwości wystawiania faktur dla rolników w KSeF. Taka możliwość będzie istniała od 1 kwietnia 2026 roku, pod warunkiem uwierzytelnienia się rolnika w systemie KSeF i złożenia przez niego w tym systemie oświadczenia o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego w rozumieniu ustawy o VAT. W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, do czasu odwołania tego wskazania nabywca jest obowiązany do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF. Dla faktur RR przewidziano w KSeF osobną strukturę logiczną FA_RR(1).

Ministerstwo Finansów udostępnienia środowisko testowe oraz przedprodukcyjne (Demo) umożliwiające przetestowanie nowego rozwiązania. W ramach środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego należy używać zanonimizowanych danych.

Wersja KSeF Demo jest analogiczna do rzeczywistego, produkcyjnego systemu KSeF z tą różnicą, że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi. Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu. Udział w testach nie wymaga oficjalnych zgłoszeń. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku logowania do rzeczywistego, produkcyjnego systemu KSeF procedurę związaną z uwierzytelnieniem i autoryzacją będziemy musieli przejść od nowa.