UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,

od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Nawet najlepiej zaprojektowany system może ulec awarii. Ministerstwo Finansów przewidziało procedury na wypadek, gdyby korzystanie z KSeF było czasowo niemożliwe. Kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji: awarii systemu oraz trybu offline po Twojej stronie.

Scenariusz 1: Awaria KSeF (problem po stronie Ministerstwa Finansów)

Co to jest?
Ogólnopolska, oficjalnie zakomunikowana przez Ministerstwo Finansów niedostępność systemu.
Jak wystawiać faktury?
Nadal tworzysz faktury w firmly w wymaganym formacie XML. Ponieważ nie możesz ich wysłać do KSeF, musisz je dostarczyć nabywcy w inny, uzgodniony z nim sposób (np. jako PDF e-mailem).
W jakim terminie dostarczyć fakturę do KSeF?
Masz na to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Jak przekazać fakturę nabywcy?
W sposób uzgodniony z kontrahentem. Faktura powinna być oznaczona specjalnym kodem QR, który umożliwi jej późniejszą weryfikację w KSeF.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Scenariusz 2: Tryb Offline (problem po Twojej stronie)

Co to jest?
Sytuacja, w której KSeF działa, ale Ty nie masz do niego dostępu (np. brak internetu, awaria komputera).
Jak wystawiać faktury?
Procedura jest taka sama: tworzysz fakturę w firmly i dostarczasz ją nabywcy poza systemem.
W jakim terminie dostarczyć fakturę do KSeF?
Termin jest znacznie krótszy. Jesteś zobowiązany przesłać fakturę do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Postępowanie w programie firmly

Aplikacja firmly jest przygotowana na obie te sytuacje. Faktury wystawione w trybie offline będą bezpiecznie przechowywane w specjalnej kolejce. System będzie Ci przypominał o konieczności ich wysłania do KSeF, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone, pomagając dotrzymać ustawowych terminów.