UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Wraz z wprowadzeniem KSeF, pojęcie duplikatu faktury, do którego przywykliśmy, w dużej mierze traci na znaczeniu i praktycznie przestaje istnieć w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych.

Dlaczego duplikaty nie będą już potrzebne?

Logika jest prosta. KSeF działa jak centralne, państwowe archiwum, w którym każda wystawiona i otrzymana faktura jest bezpiecznie przechowywana przez 10 lat.Zarówno Ty, jak i Twój kontrahent, macie do niej stały dostęp. Oznacza to, że faktura ustrukturyzowana:

• Nie może zostać zgubiona – zawsze jest dostępna w systemie.
• Nie może ulec zniszczeniu – jej cyfrowa forma jest trwale zapisana.

W związku z tym, tradycyjne wystawianie dokumentu z adnotacją "DUPLIKAT" staje się zbędne.

Co zrobić, jeśli nabywca poprosi o duplikat?

Jeśli Twój kontrahent zwróci się z prośbą o ponowne przesłanie faktury, nie musisz już generować specjalnego dokumentu. Zamiast tego masz kilka opcji:

1. Poinformuj go o możliwości pobrania z KSeF: Nabywca może w każdej chwili zalogować się na swoje konto w KSeF i samodzielnie pobrać oryginał faktury.
2. Prześlij wizualizację faktury: Możesz w firmly wygenerować obraz faktury w formacie PDF i przesłać go kontrahentowi e-mailem. Będzie to ta sama wizualizacja, którą mógłby pobrać z KSeF.

Wyjątek: tryb awaryjny i offline

Pojęcie duplikatu może mieć jeszcze zastosowanie w jednej, bardzo specyficznej sytuacji. Jeśli faktura została wystawiona w trybie awaryjnym lub offline (poza KSeF) i zaginęła u obu stron przed jej wysłaniem do systemu, przepisy przewidują możliwość jej ponownego wystawienia lub udostępnienia. Jednak w standardowym trybie pracy online, duplikaty odchodzą do lamusa.