UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Transakcje z partnerami z zagranicy to codzienność wielu polskich firm. Wprowadzenie KSeF rodzi pytanie: czy faktury dla kontrahentów z Niemiec, USA czy innego kraju również muszą trafiać do systemu? Odpowiedź brzmi: tak, co do zasady mają taki obowiązek.

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF

Jeśli jako polski podatnik VAT dokonujesz transakcji B2B (firma-firma), takiej jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), eksport towarów czy eksport usług, musisz wystawić i zarejestrować tę fakturę w KSeF.System KSeF dotyczy bowiem faktur wystawianych przez polskich przedsiębiorców z polskim numerem NIP.

Istnieją jednak ważne wyłączenia. Obowiązek ten nie dotyczy m.in.:

• Sprzedaży w ramach procedury VAT OSS i IOSS.
• Sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów).

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Jak przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?

Twój zagraniczny partner biznesowy nie ma dostępu do polskiego systemu KSeF. Dlatego proces dokumentowania takiej transakcji jest dwuetapowy:

1. Wystawienie w KSeF: Tworzysz fakturę w firmly i wysyłasz ją do KSeF. Po pomyślnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i staje się oficjalnym dokumentem w polskim systemie prawnym.
2. Przekazanie poza KSeF: Musisz dostarczyć fakturę kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony. Najczęściej jest to:
   
   • Wysłanie e-mailem pliku PDF.
   • Przekazanie wydruku papierowego.

Kluczowym elementem jest, aby przekazywany dokument (tzw. wizualizacja faktury) zawierał specjalny kod QR. Kod ten pozwala Twojemu kontrahentowi zweryfikować autentyczność faktury w polskim systemie, nawet bez konieczności logowania.

Dokumentowanie sprzedaży zagranicznej w firmly

Aplikacja firmly jest w pełni przygotowana do obsługi transakcji zagranicznych w erze KSeF. Program umożliwia:

• Wystawienie faktury i bezproblemowe przesłanie jej do KSeF.
• Automatyczne generowanie wizualizacji faktury w formacie PDF wraz z wymaganym kodem QR zaraz po jej zatwierdzeniu przez KSeF.
• Łatwe wysłanie gotowego dokumentu do kontrahenta.

Dzięki temu cały proces jest spójny i zgodny z nowymi przepisami, a Ty masz pewność, że prawidłowo dokumentujesz swoją sprzedaż zagraniczną.