UWAGA! Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. 
  • Obowiązek ODBIORU e-faktur: Dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Od tego dnia każda firma (niezależnie od obrotów) musi być technicznie gotowa na pobieranie faktur z KSeF wystawionych przez dużych kontrahentów.
  • Obowiązek WYSTAWIANIA: Obejmuje wyłącznie firmy, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
• od 1 kwietnia 2026 r.
  • Powszechny obowiązek WYSTAWIANIA: Do systemu dołączają wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT.

Transakcje z partnerami z zagranicy to codzienność wielu polskich firm. Wprowadzenie KSeF rodzi pytanie: czy faktury dla kontrahentów z Niemiec, USA czy innego kraju również muszą trafiać do systemu? Odpowiedź brzmi: tak, co do zasady mają taki obowiązek.

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF

Jeśli jako polski podatnik VAT dokonujesz transakcji B2B (firma-firma), takiej jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), eksport towarów czy eksport usług, musisz wystawić i zarejestrować tę fakturę w KSeF. System KSeF dotyczy bowiem faktur wystawianych przez polskich przedsiębiorców z polskim numerem NIP.

Istnieją jednak ważne wyłączenia. Obowiązek ten nie dotyczy m.in.:

• Sprzedaży w ramach procedury VAT OSS i IOSS.
• Sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów).

Przygotuj Swoje Biuro Rachunkowe na KSeF z fillup | K24
Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup | K24, wyprzedzając obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz możesz dostosować swoje procesy do nadchodzących zmian i zyskać przewagę nad konkurencją.
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup | K24 obsługa klientów będzie jeszcze sprawniejsza i razem będziecie w pełni przygotowani na cyfrowe wyzwania przyszłości. Aplikacja jest już w pełni zintegrowana i gotowa na obsługę KSeF, co pozwoli na płynne przejście na nowy system fakturowania, gdy tylko stanie się on obowiązkowy.
Nie zwlekaj z transformacją cyfrową swojego biura. Zaproś klientów do współpracy już dziś i wspólnie przygotujcie się na erę KSeF z fillup | K24!

Jak przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?

Twój zagraniczny partner biznesowy nie ma dostępu do polskiego systemu KSeF. Dlatego proces dokumentowania takiej transakcji jest dwuetapowy:

1. Wystawienie w KSeF: Tworzysz fakturę w firmly i wysyłasz ją do KSeF. Po pomyślnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i staje się oficjalnym dokumentem w polskim systemie prawnym.
2. Przekazanie poza KSeF: Musisz dostarczyć fakturę kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony. Najczęściej jest to:
   
   • Wysłanie e-mailem pliku PDF.
   • Przekazanie wydruku papierowego.

Kluczowym elementem jest, aby przekazywany dokument (tzw. wizualizacja faktury) zawierał specjalny kod QR. Kod ten pozwala Twojemu kontrahentowi zweryfikować autentyczność faktury w polskim systemie, nawet bez konieczności logowania.

Dokumentowanie sprzedaży zagranicznej w firmly

Aplikacja firmly jest w pełni przygotowana do obsługi transakcji zagranicznych w erze KSeF. Program umożliwia:

• Wystawienie faktury i bezproblemowe przesłanie jej do KSeF.
• Automatyczne generowanie wizualizacji faktury w formacie PDF wraz z wymaganym kodem QR zaraz po jej zatwierdzeniu przez KSeF.
• Łatwe wysłanie gotowego dokumentu do kontrahenta.

Dzięki temu cały proces jest spójny i zgodny z nowymi przepisami, a Ty masz pewność, że prawidłowo dokumentujesz swoją sprzedaż zagraniczną.