UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Nawet w najlepszym systemie zdarzają się pomyłki. Kluczem jest wiedza, jak sobie z nimi radzić.

Korekty w KSeF – nowe, żelazne zasady

• Koniec not korygujących: To jedna z najważniejszych zmian. W KSeF możliwość wystawiania not korygujących znika. Każdą, nawet najmniejszą pomyłkę na fakturze, musi skorygować jej wystawca poprzez wystawienie oficjalnej faktury korygującej w KSeF. Program firmly pozwala na dokonywanie korekt dokumentów.
• Najczęstszy błąd – zły NIP nabywcy: Jeśli wystawisz fakturę na błędny NIP, trafi ona na konto innej firmy, która nie ma technicznej możliwości jej odrzucenia.
  
  • Jedynym sposobem na naprawienie tego błędu jest dwuetapowa procedura, którą musi przeprowadzić sprzedawca:
    
    1. Wystaw fakturę korygującą "do zera" na ten sam, błędny numer NIP. To "wyczyści" transakcję na koncie niewłaściwego odbiorcy.
    2. Następnie wystaw kolejną pierwotną fakturę, wprowadzając poprawne dane nabywcy.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

A co z fakturami pro forma?

Faktury pro forma nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT, dlatego nie podlegają i nie będą podlegać obowiązkowi wystawiania w KSeF. Możesz je nadal wysyłać do klientów mailem w formie PDF. Pamiętaj jednak, że po otrzymaniu płatności na podstawie pro formy, masz obowiązek wystawić właściwą fakturę (zaliczkową lub końcową) już w systemie KSeF. Moduł e-Faktur w fillup pozwala na wystawianie faktur pro forma.

Gdy KSeF nie działa – tryb awaryjny i offline Ministerstwo Finansów przewidziało różne okoliczności, w których nie można skorzystać z systemu KSeF.

• W przypadku awarii KSeF (ogólnopolskiej, zakomunikowanej), możesz wystawić fakturę poza KSeF (w formacie XML odpowiadającym wzorowi e-faktury) i wysłać ją nabywcy w uzgodniony sposób (PDF lub papierowo). Masz 7 dni od dnia ustania awarii, aby przesłać taką fakturę do systemu KSeF.
• Jeśli nie możesz skorzystać z KSeF z przyczyny leżącej po Twojej stronie (np. brak dostępu do internetu), wystawiasz fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (plik XML). Podatnik jest zobowiązany przesłać tak wystawioną fakturę do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Program firmly jest przygotowany na takie sytuacje i pomoże Ci zarządzać fakturami wystawionymi w trybie offline, przypominając o konieczności ich późniejszego wysłania do systemu.

Ważne!
Pamiętaj, że za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania KSeF przewidziane są kary, które mogą wynieść do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, lub do 18,7% wartości należności ogółem w przypadku faktury bez wykazanego podatku. W okresie przejściowym (między 1 lutego 2026 a 1 stycznia 2027) nie będą obowiązywać kary ustawowe, ale nie można wykluczyć kar z tytułu odpowiedzialności karno-skarbowej.