UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza świadczących usługi lub prowadzących sprzedaż wysyłkową, korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jak w ich przypadku KSeF wpływa na dokumentowanie sprzedaży dla konsumentów (B2C)?

Faktury konsumenckie (B2C) są wyłączone z obowiązku KSeF

Podstawowa zasada jest prosta: sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest wyłączona z obligatoryjnego KSeF. Oznacza to, że nie musisz wysyłać takich faktur do centralnego systemu.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Dwa możliwe sposoby fakturowania w 2026 roku w firmly

Mimo braku obowiązku, nowe przepisy dają Ci wybór. W firmly będziesz mógł obsłużyć sprzedaż B2C na dwa sposoby:

1. Tradycyjnie – poza KSeF (ścieżka domyślna): Możesz kontynuować dotychczasową praktykę. Wystawiasz fakturę imienną w firmly i przekazujesz ją klientowi w formie elektronicznej (PDF) lub papierowej. Taka sprzedaż może być dokumentowana np. poprzez ewidencję bezrachunkową, która nie trafia do KSeF.
2. Dobrowolnie – w systemie KSeF: Przepisy przewidują możliwość dobrowolnego wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.

• Dlaczego warto to rozważyć? Jeśli obsługujesz zarówno firmy (B2B), jak i konsumentów (B2C), wprowadzenie wszystkich faktur do KSeF może ujednolicić i uprościć Twoje procesy. Wszystkie dokumenty sprzedaży trafiają do jednego, centralnego archiwum, co ułatwia zarządzanie i analizę.
• Kiedy może to być niepraktyczne? W przypadku sprzedaży o dużym natężeniu (np. w sklepie stacjonarnym), gdzie liczy się szybkość, oczekiwanie na nadanie numeru KSeF dla każdej transakcji mogłoby spowolnić obsługę.

Jak przekazać fakturę konsumentowi, jeśli została wystawiona w KSeF?

Konsument nie posiada konta w KSeF, więc musisz mu zapewnić dostęp do dokumentu. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. Przekazanie wizualizacji z kodem QR: W firmly generujesz plik PDF faktury z kodem QR i przekazujesz go klientowi (e-mailem lub w formie wydruku).
2. Umożliwienie "dostępu anonimowego": Przekazujesz klientowi zestaw danych (m.in. numer KSeF faktury, numer faktury, Twój NIP, kwota brutto), które pozwolą mu samodzielnie wyświetlić fakturę na stronie rządowej, bez logowania.

Aplikacja firmly zapewni Ci elastyczność, pozwalając na wybór odpowiedniej ścieżki dla każdej transakcji B2C i wygenerowanie niezbędnych dokumentów.