UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

To pierwszy i najważniejszy krok praktyczny. Zanim zaczniesz pracować w KSeF, musisz oficjalnie nadać dostęp do systemu dla siebie i Twojego biura księgowego. Proces jest jednorazowy i prosty.

Krok 1: Uwierzytelnienie – Twój klucz do systemu

Aby zalogować się do KSeF, musisz najpierw potwierdzić swoją tożsamość.

• Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (JDG): Uwierzytelnienie odbywa się przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego.
• Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka): Autoryzacja odbywa się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazana zostanie konkretna osoba fizyczna uprawniona do reprezentacji spółki w KSeF. Po przetworzeniu wniosku przez urząd, wskazana osoba będzie mogła logować się do KSeF w imieniu spółki za pomocą swojego osobistego Profilu Zaufanego.

Aby zalogować się do KSeF:

• Wejdź na stronę Ministerstwa Finansów: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
• Podaj NIP firmy.
• Kliknij przycisk "Uwierzytelnij".
• Wybierz metodę logowania, np. "Profil Zaufany". Możesz zalogować się, wpisując login i hasło lub poprzez bankowość elektroniczną.
• Po zalogowaniu, podpisz "dokument" Profilem Zaufanym.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Krok 2: Generowanie tokenu KSeF dla aplikacji firmly

Token autoryzacyjny to unikalny ciąg znaków, który pozwala zewnętrznym aplikacjom (jak firmly) na dostęp do KSeF bez użycia Twojego Profilu Zaufanego.

Za pomocą kreatora (rekomendowane, ponieważ jest bardziej intuicyjne):

1. Zaloguj się do aplikacji firmly.
2. Z menu wybierz "Połączenie z KSeF".
3. Kliknij "Połącz z KSeF".
4. Wybierz opcję "Podłączenie przez kreator" lub "Uruchom kreator".
5. Wybierz metodę podpisu dokumentu (zlecenia wygenerowania tokenu), np. Profilem Zaufanym w bankowości elektronicznej.
6. Postępuj zgodnie z instrukcjami banku lub aplikacji e-file ID (która jest wymagana do poprawnego działania kreatora i którą można pobrać, jeśli jeszcze jej nie masz).
7. Program poinformuje Cię o tym, czy połączenie zakończyło się sukcesem.

Obejrzyj film instruktażowy i przejdź przez generowanie tokenu razem z nami!

Krok 3: Nadanie uprawnień dla Twojego biura rachunkowego w k24 – dlaczego to takie ważne?

Bez nadanych uprawnień księgowa nie zobaczy Twoich faktur kosztowych trafiających do KSeF. Nie posiadając odpowiedniego dostępu nikt nie będzie mógł również wystawiać w Twoim imieniu faktur sprzedażowych. W nowej rzeczywistości to klient staje się strażnikiem dostępu do swoich danych.

Jak nadać uprawnienia?

Gdy już masz dostęp do KSeF, zaloguj się do systemu na stronie ksef.mf.gov.pl za pomocą Profilu Zaufanego.

1. W menu aplikacji przejdź do zakładki "Uprawnienia".
2. Wybierz opcję nadania nowego uprawnienia.
3. W formularzu, który się pojawi, wskaż podmiot, któremu nadajesz uprawnienia (np. NIP biura rachunkowego lub NIP/PESEL konkretnej osoby fizycznej z biura). Biuro k24 dostarczy Ci niezbędne dane.
4. Zaznacz zakres uprawnień. Rekomendowane uprawnienia dla biura rachunkowego to:
   
   • Dostęp do faktur: Niezbędne minimum, aby biuro mogło pobierać i księgować Twoje dokumenty.
   • Wystawianie faktur: Jeśli chcesz, aby biuro wystawiało Twoje faktury sprzedaży.
   • Nadawanie uprawnień: Ułatwi to zarządzanie dostępem dla księgowych w biurze k24, bez angażowania Ciebie przy każdej zmianie w zespole.
5. Zatwierdź operację, ponownie podpisując ją Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Płynna współpraca i komunikacja z Twoim księgowym

Wbudowany moduł wiadomości i czat w aplikacji firmly umożliwia dwustronną komunikację i wymianę dokumentów w czasie rzeczywistym. System powiadomień informuje klientów o zamknięciu miesiąca, zmianach statusów księgowych czy zeskanowaniu faktury, a księgowych o dodaniu dokumentów lub zamknięciu miesiąca przez klienta.