tel. serwisowy: 61 307 17 77 (08:00 - 20:00)
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur na razie jest dobrowolne, a faktury ustrukturyzowane KSeF funkcjonują w obiegu gospodarczym równolegle z dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Jednak już od lipca 2024 r. płatnicy podatku VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem KSeF. Podmioty zwolnione z VAT zostaną objęte tym obowiązkiem pół roku później, a więc od stycznia 2025 r. Jakie zasady wystawiania faktur zaczną wtedy obowiązywać?
Standardowe faktury VAT, faktury zaliczkowe, faktury korygujące - to dokumenty, które już niedługo będą musiały być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury pro forma, faktury konsumenckie, faktury z kas fiskalnych - to z kolei dokumenty, których nie obejmie obowiązek KSeF.
Według wstępnych szacunków, gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, do systemu będzie trafiało rocznie ponad 2,5 mld e-faktur. Jakie to będą dokumenty?
Faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów lub usług co do zasady będą musiały trafiać do KSeF. Przesyłana faktura musi być ustrukturyzowana, a więc zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), w przeciwnym razie zostanie odrzucona przez system. Fakturę uważa się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF niezależne od tego, jaka data zostanie wpisana w jej treści. System automatycznie nada każdej fakturze unikalny numer KSeF, a następnie udostępni taki dokument nabywcy.
Gdy sprzedawca przyjmie część zapłaty za towar lub usługę przed dokonaniem dostawy tego towaru lub usługi, zwykle zobowiązany jest wystawić nabywcy fakturę zaliczkową (wyjątki od tej zasady wskazuje ustawa o VAT). Faktury zaliczkowe również będą wystawiane w KSeF. Należy pamiętać, że fakturze rozliczeniowej obowiązkowo muszą się znaleźć numery KSeF faktur zaliczkowych wystawionych w związku z daną transakcją.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF nie zmienia ogólnej zasady zapisanej w ustawie o VAT, która nakłada obowiązek skorygowania faktury, gdy zostanie stwierdzona pomyłka w którejkolwiek pozycji tego dokumentu. Korektę faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF przeprowadza się również w KSeF, wystawiając fakturę korygującą. Jednym z obowiązkowych elementów faktury korygującej jest numer KSeF faktury korygowanej.
Szczególnym przypadkiem jest korekta faktury dokonywana ze względu na błąd w numerze NIP nabywcy. System KSeF jest tak zorganizowany, że faktura trafia do nabywcy wyłącznie na podstawie jego numeru NIP. Omyłkowe wpisanie błędnego (lecz istniejącego) NIP spowoduje, że dokument trafi do innego podmiotu. W tej sytuacji korekta musi się składać z dwóch kroków. Pierwszym jest wystawienie faktury zerującej z błędnym (korygowanym) numerem NIP, drugim - wystawienie nowej faktury, już z poprawnym NIP nabywcy.
Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »
Obowiązek fakturowania w KSeF nie oznacza, że przedsiębiorca będzie musiał wprowadzać do scentralizowanego systemu wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością. Ustawodawca przewidział wyjątki dla kilku grup dokumentów.
Tak zwana faktura pro forma zwykle posiada wszystkie elementy, które muszą znaleźć się na fakturze. Jednak jej wizualne podobieństwo do zwykłej faktury jest złudne. Taki dokument ma wyłącznie charakter informacyjny, służy przedstawieniu oferty handlowej, ale nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego. Oznaczenie dokumentu terminem pro forma powoduje, że nie jest on fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. Dlatego nie jest przewidziane wystawianie takich dokumentów w KSeF.
Pierwotny projekt przepisów o KSeF zakładał, że w systemie trzeba będzie wystawiać zarówno faktury dokumentujące transakcje między przedsiębiorcami (B2B), jak i sprzedaż
towarów i usług konsumentom (B2C). W trakcie prac legislacyjnych faktury B2C zostały jednak wyłączone z obowiązku KSeF.
Wyłączone z KSeF pozostaną też bilety spełniające funkcję faktury, w tym paragony dokumentujące przejazd płatną autostradą.
Gdzie rozliczyć e-fakturę?
Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe po logowaniu się do KSeF, przy użyciu oprogramowania fillup e-faktury lub bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Od każdej osoby logującej się do systemu wymagane jest uwierzytelnienie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym lub przypisanym do danej osoby tokenem) i autoryzacja. Przedsiębiorcy posiadają pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim do korzystania z KSeF. Mogą też upoważniać inne podmioty i osoby, na przykład biuro rachunkowe lub konkretnych pracowników tego biura, do działania w KSeF w ich imieniu. Samo rozliczenie faktury KSeF odbywa się tak samo jak do tej pory rozliczanie faktur standardowych. Faktury KSeF księgujemy oraz ujmujemy w rejestrach.