tel. serwisowy: 61 307 17 77 (08:00 - 20:00)
Termin obowiązkowego wdrożenia KSeF może wydawać się odległy. Czynni płatnicy VAT będą zobowiązani do fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur od lipca 2024 r., zaś podmioty zwolnione z VAT jeszcze później, bo od stycznia 2025 r. Na razie korzystanie z nowego rozwiązania jest dobrowolne, a zamiast faktur KSeF można nadal wystawiać dokumenty elektroniczne lub nawet papierowe. Jednak odkładanie przygotowań do wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę byłoby nieracjonalne, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie procesy związane z wystawianiem i otrzymywaniem faktur są w znacznym stopniu zautomatyzowane. Co można zrobić już dziś, by w przyszłości uniknąć problemów związanych z obligatoryjnym przejściem na KSeF?
Wstępem do jakichkolwiek działań powinno być zweryfikowanie obecnie stosowanych procedur związanych z fakturowaniem. Kolejny krok to wybór zespołu odpowiedzialnego za proces e-fakturowania. Po ustaleniu, kto w firmie powinien zajmować się e-fakturowaniem, należy przeszkolić tych pracowników z nowych przepisów i nowych procesów związanych z obsługą KSeF. Niezbędne będzie też zadbanie o to, by wyznaczone osoby w firmie miały przyznany dostęp do KSeF a także przetestowanie narzędzi i procesów związanych z KSeF.
Ten etap służy m.in. ocenie, czy obecnie stosowane narzędzie do wystawiania faktur będzie można wykorzystać do pracy z KSeF, a jeśli tak - to jaka modernizacja lub rozbudowa będzie niezbędna. Istotnym aspektem jest możliwość dostosowania tego narzędzia do modelu uwierzytelniania i autoryzacji narzuconego przez KSeF.
Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga zaangażowania osób z różnych działów firmy. W zespole, który będzie się tym zajmował, powinny się znaleźć osoby zajmujące się wystawianiem faktur sprzedaży i współpracą z kontrahentami, osoby odpowiedzialne za działanie systemów informatycznych oraz osoby zajmujące się księgowaniem i/lub rozliczeniami podatkowymi.
KSeF będzie automatycznie odrzucał faktury niezgodne ze strukturą logiczną e-faktury oraz dokumenty wystawione przez osobę, która nie posiada do tego uprawnień. Należy więc zadbać o odpowiednie przeszkolenie i o nadanie uprawnień osobie, która będzie się bezpośrednio zajmowała wystawianiem e-faktur.
Przeszkoleniem powinni zostać objęci pracownicy, którzy w swoim zakresie obowiązków mają wystawianie lub obsługę faktur. Będą to przede wszystkim osoby przygotowujące i wystawiające faktury sprzedaży, odbiorcy faktur zakupowych czy pracownicy działu finansów i działu księgowości.
Dostęp do KSeF jest możliwy po wymaganym uwierzytelnieniu i autoryzacji. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają automatycznie przypisane pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim i nie wymaga to od nich jakichkolwiek zgłoszeń ani innych działań. Z kolei podatnik niebędący osobą fizyczną może korzystać z KSeF bez zgłaszania w urzędzie skarbowym tylko wtedy, gdy posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP. Jeśli ten warunek nie jest spełniony, wymagane jest złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA i wskazanie w nim osoby fizycznej uprawnionej do działania w imieniu tego podatnika w KSeF. Podatnicy mają też prawo nadawania uprawnień innym osobom lub podmiotom, np. pracownikom lub biurom rachunkowym.
Pod koniec 2021 r. Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż KSeF z udziałem podatników. Środowisko testowe używane w tym pilotażu jest nadal dostępne i można z niego skorzystać, by sprawdzić, na ile systemy informatyczne stosowane w firmie są z nim zgodne. Kolejnym etapem testów może być przejście na realne fakturowanie w KSeF z wybranymi kontrahentami. Najlepiej, by byli wśród nich i odbiorcy, i wystawcami faktur, bo dopiero to pozwoli w pełni przetestować procedury związane z przygotowywaniem, wysyłaniem i odbiorem dokumentów oraz z ewentualnym korygowaniem znalezionych w nich błędów. Choć wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z KSeF nie nakłada na wystawców faktur nowych obowiązków związanych z treścią tych dokumentów, to sam sposób, w jaki system jest zorganizowany, wymusza zupełnie nowe zasady korygowania faktur z błędnie wpisanym numerem NIP nabywcy.
Czytaj: jak wygląda korekta faktury KSeF