Do pobrania

Nie, integracja z KSeF nie będzie dodatkowo płatna.

Nie. Faktury w KSeF nie podlegają edycji ani anulowaniu po ich wysłaniu. Księgowy może je jedynie przeglądać i rozliczać. Wszelkie zmiany wymagają wystawienia faktury korygującej. Należy pamiętać, że każdą fakturę wystawioną w KSeF, również korygujemy wystawiając korektę w KSeF.

Nie. Po przyjęciu faktury przez KSeF nie ma możliwości jej cofnięcia ani usunięcia. Jedyną dopuszczalną formą poprawy błędu jest wystawienie faktury korygującej.

Korekta polega na wystawieniu faktury korygującej, która:

• zawiera numer KSeF faktury pierwotnej,
• wskazuje zakres korekty (np. cena, ilość, dane formalne),
• jest przesyłana do KSeF tak samo jak faktura pierwotna.

Po jej przyjęciu przez KSeF staje się ona oficjalnym dokumentem korygującym, nabywca otrzymuje ją również w KSeF. Wyjątkiem jest nabywca zagraniczny lub osoba fizyczna, te podmioty nie korzystają z KSeF - mogą one zatem otrzymać wizualizację w PDF lub z kodem QR, który umożliwi weryfikację danych faktury w KSeF.

Tak. Certyfikaty KSeF są wydawane na określony czas (zgodnie z zasadami Ministerstwa Finansów) - są ważne 2 lata od daty jego wydania (lub wskazanej we wniosku daty początkowej). Po upływie ważności należy wygenerować lub wgrać nowy certyfikat, aby zachować ciągłość integracji.

Tak. Certyfikat KSeF może zostać cofnięty w dowolnym momencie, np. w przypadku zmiany biura rachunkowego, utraty dostępu lub względów bezpieczeństwa.

Tak. Integrację z KSeF wykonuje się jednorazowo, o ile:

• certyfikat pozostaje ważny,
• nie zostanie cofnięty,
• nie nastąpi zmiana podmiotu lub środowiska (np. przejście na inne konto).

W przypadku wygaśnięcia certyfikatu konieczne jest ponowne uwierzytelnienie.

Faktura jest uznana za wystawioną, gdy:

• otrzyma numer KSeF,
• status w systemie zmieni się 200 i będzie możliwe do wygenerowania UPO.

Dopiero wtedy dokument ma moc prawną.

Nie, jeżeli nabywca ma obowiązek korzystania z KSeF (np. krajowa firma), nie ma obowiązku przekazywania faktury w formacie PDF. Faktura jest udostępniana nabywcy bezpośrednio w KSeF i to tam stanowi właściwy dokument księgowy.

Wyjątki:

• firmy zagraniczne, które nie korzystają z KSeF,
• osoby prywatne (konsumenci), które nie mają dostępu do KSeF.

W tych przypadkach fakturę należy przekazać w uzgodnionej formie, np. jako PDF lub wydruk.

Jeżeli wystąpi błąd:

• system informuje o niepowodzeniu wysyłki,
• faktura pozostaje w statusie roboczym lub błędnym,
• po usunięciu przyczyny możliwa jest ponowna wysyłka.

W przypadku dłuższej awarii/ niedostępności można skorzystać z trybu offline (jeśli certyfikat jest aktywny). Należy pamiętać, że KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność schemy, nie sprawdza czy faktura została poprawnie wystawiona merytorycznie, np. czy zastosowano właściwą stawkę VAT, czy wprowadzono dane prawidłowego podmiotu.

Nie. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Nie ma obowiązku dodatkowego archiwizowania ich w formie papierowej lub elektronicznej.