E-doręczenia dla przedsiębiorców

E-doręczenia stanowią fundamentalną zmianę w sposobie komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi, w tym przedsiębiorcami. System ten został zaprojektowany jako elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

Doręczenie elektroniczne wywołuje te same skutki prawne, co dostarczenie listu tradycyjnego, który przybierał dotąd formę zakopertowanego dokumentu papierowego. Dotychczas jedynie potwierdzenie odbioru takiej korespondencji od listonosza bądź na poczcie następowało w formie elektronicznej. Obecnie całość przesyłki ma przyjąć formę elektroniczną - włącznie z samym przesyłanym dokumentem, który w papierowym oryginale nie będzie już generowany. Stąd też zachodzi potrzeba posiadania specjalnej skrzynki do e-doręczeń, których urzędy i inne podmioty publicznej będą dokonywać na rzecz przedsiębiorców i innych podmiotów niepublicznych.

W przeciwieństwie do dotychczasowych systemów, takich jak ePUAP, e-doręczenia wprowadzają jednolity standard, który jest obligatoryjny dla określonych grup podmiotów. System ten ma docelowo zastąpić korespondencję prowadzoną przez ePUAP, choć pozostałe funkcje tej platformy będą wygaszane stopniowo w ramach innych projektów. E-doręczenia mogą następować zasadniczo we wszystkich postępowaniach toczonych na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej. Jednakże w szczególnych przypadkach podmiot publiczny może zostać zwolniony z prowadzenia korespondencji przez e-Doręczenia, np. w razie konieczność wydania i wysłania dużej ilości korespondencji w bardzo krótkim czasie (na przykład decyzje podatkowe).

Przygotuj Swoje Biuro Rachunkowe na KSeF z fillup k24
Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24, wyprzedzając obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz możesz dostosować swoje procesy do nadchodzących zmian i zyskać przewagę nad konkurencją.
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24 obsługa klientów będzie jeszcze sprawniejsza i razem będziecie w pełni przygotowani na cyfrowe wyzwania przyszłości. Aplikacja jest już w pełni zintegrowana i gotowa na obsługę KSeF, co pozwoli na płynne przejście na nowy system fakturowania, gdy tylko stanie się on obowiązkowy.
Nie zwlekaj z transformacją cyfrową swojego biura. Zaproś klientów do współpracy już dziś i wspólnie przygotujcie się na erę KSeF z fillup k24!

Wprowadzenie e-doręczeń ma na celu stworzenie formalnego, jednolitego i uniwersalnego kanału komunikacji, co jest istotne dla sprawności działania administracji publicznej i podniesienia pewności obrotu prawnego. Fakt, że e-doręczenie ma tę samą moc prawną co list polecony, oznacza, że przedsiębiorca nie może już powołać się na brak fizycznego odbioru korespondencji z urzędu. Dokumenty elektroniczne, których nie odebrano w terminie, będą uznawane za doręczone, co ma kluczowe znaczenie dla biegu terminów proceduralnych, np. odwoławczych.

Jak przedstawia się harmonogram zakładania Skrzynek Doręczeń przez podmioty niepubliczne?

• Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze) mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 1 stycznia 2025 r.
• Podmioty zarejestrowane w KRS:
  
  • Nowo rejestrowane (od 1 stycznia 2025 r.): Podmioty, które rejestrują się w Krajowym Rejestrze Sądowym po tej dacie, muszą założyć skrzynkę do e-doręczeń w momencie rejestracji.
  • Już istniejące (przed 1 stycznia 2025 r.): Podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku są zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.
• Podmioty zarejestrowane w CEIDG:
  
  • Nowo rejestrowane (od 1 stycznia 2025 r.): Firmy zakładające działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po tej dacie muszą podać dane do utworzenia adresu do e-doręczeń już w momencie rejestracji.
  • Już istniejące (przed 31 grudnia 2024 r.): Dla tej grupy, ostateczny termin na wdrożenie e-doręczeń to 1 października 2026 r. Jeżeli jednak taki przedsiębiorca zdecyduje się złożyć wniosek o zmianę wpisu w CEIDG po 30 czerwca 2025 roku, ma obowiązek podania danych do założenia adresu do e-doręczeń już w momencie składania tego wniosku. Jest to istotny mechanizm przyspieszający, który może zaskoczyć nieprzygotowanych przedsiębiorców.

Utworzenie adresu do e-doręczeń może nastąpić na dwa sposoby: na podstawie wniosku złożonego przez przedsiębiorcę lub automatycznie, w momencie rejestracji firmy w KRS lub CEIDG lub modyfikacji danych w tych rejestrach. Przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek za pośrednictwem e-usługi na portalu biznes.gov.pl, natomiast przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują przez stronę gov.pl.

Skrzynka Doręczeń jest narzędziem, które umożliwia wysyłanie, odbieranie oraz przechowywanie korespondencji w ramach publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zarządzanie skrzynką obejmuje m.in. wysyłanie i odbieranie wiadomości oraz konfigurowanie jej ustawień. Kluczowe jest podanie adresu e-mail, do którego posiada się stały dostęp - tak, aby nie przeoczyć powiadomienia o nowym e-doręczeniu.

Zasady zarządzania skrzynką doręczeń różnią się w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa:

• Firmy z CEIDG: Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają prawo samodzielnie zarządzać swoją skrzynką lub wyznaczyć do tego celu administratora.
• Podmioty z KRS: Podmioty wpisane do KRS są prawnie zobowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.

Administrator może upoważnić inne osoby do obsługi skrzynki w celu zapewnienia ciągłości komunikacji, np. w razie jego nieobecności. Istotny jest fakt, że reprezentanci i pełnomocnicy podmiotu nie otrzymują dostępu do skrzynki automatycznie. Składając wniosek o adres do e-Doręczeń należy wskazać ich w roli administratora, by dostęp taki uzyskali.

Baza Adresów Elektronicznych jest rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Gromadzone są w niej adresy do doręczeń elektronicznych, a ich wpisanie ma moc prawną równoznaczną z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Dane zawarte w BAE, w tym nazwa firmy, numer NIP, KRS, REGON oraz adres do doręczeń elektronicznych, są jawne. To oznacza, że adres e-doręczeń staje się nowym, oficjalnym i publicznie dostępnym punktem kontaktowym firmy, co umożliwia wyszukiwanie i wysyłanie korespondencji nie tylko przez urzędy, ale także przez inne podmioty gospodarcze.

Przedsiębiorca musi posiadać co najmniej skrzynkę firmową. Jeśli jednocześnie wykonuje zawód zaufania publicznego, zobowiązany jest posiadać z tego tytułu osobną skrzynkę doręczeń. Natomiast posiadanie prywatnej skrzynki doręczeń jako osoba fizyczna pozostaje dla niego dobrowolne.

Niezwykle ważne jest rozróżnienie adresu prywatnego (osoby fizycznej) od adresu firmowego. Przedsiębiorca, który posiada już osobisty adres do e-doręczeń, nie powinien podawać go we wniosku do CEIDG. Należy założyć osobny, dedykowany adres do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Przygotuj Swoje Biuro Rachunkowe na KSeF z fillup k24
Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24, wyprzedzając obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz możesz dostosować swoje procesy do nadchodzących zmian i zyskać przewagę nad konkurencją.
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24 obsługa klientów będzie jeszcze sprawniejsza i razem będziecie w pełni przygotowani na cyfrowe wyzwania przyszłości. Aplikacja jest już w pełni zintegrowana i gotowa na obsługę KSeF, co pozwoli na płynne przejście na nowy system fakturowania, gdy tylko stanie się on obowiązkowy.
Nie zwlekaj z transformacją cyfrową swojego biura. Zaproś klientów do współpracy już dziś i wspólnie przygotujcie się na erę KSeF z fillup k24!

Po złożeniu wniosku o utworzenie adresu, przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG otrzymuje wiadomość e-mail z instrukcją aktywacji skrzynki. Adres zostaje wpisany do BAE i staje się aktywny dopiero po dokonaniu aktywacji. Proces ten jest kluczowy, ponieważ nieaktywny adres nie spełnia wymogów prawnych. Prowadzi to do sytuacji, w której korespondencja urzędowa może nie zostać prawidłowo doręczona. Adres aktywowanej skrzynki do e-doręczeń jest automatycznie ujawniany w CEIDG lub KRS.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana do administratora na jego adres e-mail podany we wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń. W ten sposób wyłącznie administrator obowiązkowo wyznaczony przez podmiot zarejestrowany w KRS może aktywować skrzynkę do e-Doręczeń tego podmiotu.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza dwa główne rodzaje usług doręczeń, które są w pełni równoważne pod względem prawnym.

• Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE): Usługa ta jest świadczona przez operatora wyznaczonego, którym zgodnie z przepisami jest Poczta Polska. Jest to państwowy standard doręczeń, dostępny dla wszystkich zobowiązanych podmiotów. Operator wyznaczony jest odpowiedzialny za zapewnienie identyfikacji nadawcy i adresata, zabezpieczenie danych, wskazanie każdej zmiany w korespondencji oraz oznaczenie daty i czasu wysłania oraz otrzymania za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.
• Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE): Jest to usługa oferowana przez prywatnych dostawców, którzy uzyskali status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Podobnie jak w przypadku PURDE, kwalifikowani dostawcy usług są odpowiedzialni za wystawianie dowodów wysłania i otrzymania zgodnie z obowiązującym standardem.

Publiczna usługa hybrydowa to łączona usługa elektroniczno-papierowa, która służy do doręczania korespondencji podmiotom nieposiadającym jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych. W ramach tej usługi podmiot publiczny wysyła dokument elektroniczny, który następnie trafia do operatora wyznaczonego (Poczta Polska). Tam jest automatycznie drukowany, kopertowany i dostarczany w formie papierowej do adresata, podobnie jak tradycyjny list polecony. Rozwiązanie to będzie stosowane wobec podmiotów, które - pomimo prawnego obowiązku - nie założyły adresu do e-doręczeń.

Ustawa o e-doręczeniach precyzyjnie definiuje moment doręczenia, który różni się w zależności od odbiorcy:

• Dla podmiotu niepublicznego (firma, organizacja): Chwilą doręczenia jest moment faktycznego odebrania korespondencji. Należy jednak pamiętać o regule 14 dni. W przypadku bowiem korespondencji wysłanej przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego, która nie została odebrana, uznaje się ją za doręczoną po upływie 14 dni od dnia jej wpłynięcia na adres do doręczeń. Ta zasada ma na celu zapewnienie, że brak aktywności ze strony adresata nie zablokuje biegu terminów proceduralnych, co jest istotne dla sprawnego działania administracji.
• Dla podmiotu publicznego (urząd): Chwilą doręczenia jest moment wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń urzędu.

System finansowania jest mieszany, łącząc zasadę bezpłatnego dostępu w relacjach z administracją z komercyjną odpłatnością w innych sytuacjach.

• Bezpłatna korespondencja:
  
  • Korespondencja wysyłana przez obywateli i firmy do podmiotów publicznych jest bezpłatna.
  • Wymiana korespondencji pomiędzy samymi podmiotami publicznymi również jest bezpłatna.
• Płatna korespondencja:
  
  • Firmy i obywatele będą ponosić koszty korespondencji, jeśli podmiot publiczny nie uczestniczy w wymianie, np. w przypadku korespondencji pomiędzy dwiema firmami (relacja B2B).
  • Podmioty publiczne ponoszą koszty wysyłki dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.