UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny, prawnie wiążący termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Do tego czasu korzystanie z KSeF jest całkowicie dobrowolne.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska, centralna platforma teleinformatyczna administrowana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, przeznaczona do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w ustandaryzowanym formacie cyfrowym. System ten stanowi trzon cyfrowej rewolucji w polskiej sprawozdawczości podatkowej, której głównym celem jest uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług (VAT) poprzez monitorowanie transakcji gospodarczych w czasie rzeczywistym. Wprowadzenie KSeF ma na celu zapobieganie nadużyciom, takim jak wystawianie pustych faktur czy unikanie opodatkowania, a także znaczące uproszczenie i przyspieszenie kontroli skarbowych.

Wprowadzenie, cele i przepisy prawne

Podstawą prawną dla wdrożenia KSeF są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Kluczowe znaczenie miała jednak decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., która upoważniła Polskę do zastosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE. Decyzja ta, zwana derogacją, pozwoliła na wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego, co jest wyjątkiem od ogólnych zasad unijnych.

Fundamentalna zmiana, jaką niesie KSeF, polega na przejściu od różnorodnych form dokumentów (faktury papierowe, pliki PDF, skany) do jednego, ustandaryzowanego formatu – faktury ustrukturyzowanej. Jest to plik w formacie XML, którego struktura jest ściśle zdefiniowana przez Ministerstwo Finansów. Taka standaryzacja umożliwia maszynowe, czyli automatyczne, przetwarzanie danych zawartych na fakturze, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemów księgowych i znacząco redukuje ryzyko błędów.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Co musisz wiedzieć o KSeF?

Zrozumienie działania KSeF wymaga znajomości kilku fundamentalnych pojęć, które definiują nowy ekosystem fakturowania:

• Faktura ustrukturyzowana: To nie jest wizualny dokument, jak PDF, ale plik danych w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną (tzw. schemą) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Obecnie obowiązuje schema FA(2), jednak na potrzeby obligatoryjnego KSeF zostanie wprowadzona nowa wersja, FA(3). Struktura ta precyzyjnie określa, jakie dane i w jakich polach muszą się znaleźć, co zapewnia ich jednolitość i maszynową czytelność.
• Numer KSeF: Po poprawnym przesłaniu i przetworzeniu faktury ustrukturyzowanej przez system, nadawany jest jej unikalny, alfanumeryczny numer identyfikacyjny. Numer ten jest niezależny od wewnętrznej numeracji faktur prowadzonej przez podatnika (pola P_2 w strukturze XML) i stanowi niepodważalny dowód, że faktura została wprowadzona do oficjalnego obiegu gospodarczego. Jest on kluczowy do identyfikacji dokumentu, np. przy dokonywaniu korekt czy płatnościach (docelowo od 2027 roku).
• Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO): To oficjalny dokument elektroniczny generowany przez KSeF, który stanowi potwierdzenie pomyślnego przyjęcia faktury przez system. UPO zawiera m.in. nadany fakturze numer KSeF oraz precyzyjną datę i godzinę jej przetworzenia. Dla wystawcy jest to dowód, że dopełnił obowiązku, a dla celów podatkowych dokumentuje moment, w którym faktura została uznana za wystawioną i doręczoną.

Harmonogram wdrożenia

Proces wdrożenia obowiązkowego KSeF, pierwotnie planowany na lipiec 2024 roku, został znacząco przesunięty po audycie, który wykazał krytyczne błędy w architekturze i wydajności systemu. Nowy, wieloetapowy harmonogram ma na celu zapewnienie stabilności platformy i danie przedsiębiorcom odpowiedniego czasu na adaptację.

Kluczowe daty wejścia w życie obowiązku KSeF są następujące:

• 1 lutego 2026 r.: Obowiązek obejmie pierwszą grupę, czyli dużych podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym zarówno czynnych podatników VAT, jak i podmioty zwolnione z tego podatku.
• 1 stycznia 2027 r.: Ostatnia grupa objęta obowiązkiem to najmniejsi podatnicy, określeni jako "wykluczeni cyfrowo". Są to podmioty, które spełniają łącznie dwa warunki: wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł, a łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł.

Równolegle do terminów dla podatników, Ministerstwo Finansów przedstawiło harmonogram prac technicznych, kluczowy dla dostawców oprogramowania i działów IT, a co za tym idzie – dla gotowości biur rachunkowych:

• Czerwiec 2025 r.: Publikacja nowej struktury logicznej e-faktury FA(3) oraz pełnej dokumentacji technicznej interfejsu programistycznego (API).
• 30 września 2025 r.: Uruchomienie środowiska testowego dla nowego API, początkowo dla integratorów i dużych firm.
• Listopad 2025 r.: Udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dla wszystkich przedsiębiorców.

Dla biura rachunkowego nie jest to tylko informacja o nowej dacie. Jest to kluczowy element analizy ryzyka, sugerujący, że dalsze problemy techniczne, a nawet kolejne modyfikacje harmonogramu, są prawdopodobne. W związku z tym, strategia wdrożeniowa biura nie powinna opierać się na sztywnym odliczaniu do obecnego terminu, ale na budowaniu elastycznych, odpornych na zmiany procesów oraz wyborze partnerów technologicznych, którzy gwarantują szybką adaptację do ewentualnych przyszłych zmian ogłaszanych przez Ministerstwo Finansów.

Harmonogram Wdrożenia Obowiązkowego KSeF

Korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Wdrożenie KSeF, choć stanowi wyzwanie organizacyjne i technologiczne, niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści, które mają na celu zrekompensowanie początkowych trudności.

Kluczowe korzyści:

• Szybszy zwrot VAT: Dla faktur wystawianych i otrzymywanych w KSeF, podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostanie skrócony o jedną trzecią – z 60 do 40 dni. Jest to istotny instrument poprawiający płynność finansową przedsiębiorstw.
• Zwolnienie z obowiązku archiwizacji: System KSeF będzie przechowywał wszystkie faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Zwalnia to podatników z obowiązku samodzielnej archiwizacji tych dokumentów, co generuje oszczędności kosztów i przestrzeni.
• Zwolnienie z JPK_FA: Podatnicy nie będą musieli na żądanie organów podatkowych przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w odniesieniu do faktur objętych KSeF, ponieważ dane te będą już dostępne dla administracji w systemie.
• Automatyzacja i standaryzacja: Ujednolicony format XML umożliwia automatyczne importowanie danych z faktur kosztowych do systemów finansowo-księgowych, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i redukując ryzyko błędów ludzkich.
• Zwiększone bezpieczeństwo i porządek: Centralna baza danych eliminuje ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktury. Ponieważ każda faktura w systemie jest unikalna i dostępna dla obu stron transakcji, znika potrzeba wystawiania duplikatów.

Oferowana przez rząd korzyść w postaci szybszego zwrotu VAT jest potężnym bodźcem motywującym do zgodności z nowymi przepisami. Jednakże, ten mechanizm w sposób fundamentalny zmienia rolę biura rachunkowego. Z funkcji historycznej, polegającej na raportowaniu zdarzeń przeszłych, biuro przekształca się w aktywnego uczestnika procesu zarządzania płynnością finansową klienta. Klienci, świadomi tej możliwości, będą oczekiwać jej natychmiastowego wykorzystania. Wygeneruje to bezpośrednią presję na biuro, aby zapewnić, że 100% faktur sprzedażowych klienta jest przetwarzanych przez KSeF bez najmniejszych opóźnień. Każdy błąd lub zwłoka po stronie biura będzie miała bezpośredni, negatywny wpływ na stan gotówki klienta. To z kolei zmienia dynamikę relacji i dialogu – pytanie "Czy moje podatki zostały poprawnie rozliczone?" zostanie zastąpione przez "Dlaczego jeszcze nie otrzymałem zwrotu VAT?". Wymaga to od biur rachunkowych przyjęcia proaktywnej, a nie reaktywnej postawy oraz znacznie ściślejszej, bieżącej współpracy z klientem w trakcie całego miesiąca.

Główne wyzwania:

• Inwestycje technologiczne: Konieczność wdrożenia lub aktualizacji oprogramowania finansowo-księgowego, które będzie w pełni zintegrowane z KSeF.
• Zmiana procesów wewnętrznych: Potrzeba gruntownej reorganizacji obiegu dokumentów, procedur akceptacji faktur kosztowych oraz zasad współpracy między działami.
• Redefinicja relacji z klientami: Konieczność renegocjacji umów o świadczenie usług księgowych i wypracowania nowych, klarownych modeli współpracy.
• Nowe ryzyka operacyjne: Pojawienie się nowych zagrożeń, takich jak "niewidzialna faktura" (faktura prawnie doręczona w KSeF, ale niezauważona przez firmę) czy konieczność ścisłego przestrzegania terminów w trybach awaryjnych.