Zgłoś pomysł, uwagę lub formularz!
zgłoś

Help - pomoc do programu fillUp

Pobieranie programu fillUp

Program fillUp instaluje się w prosty i szybki sposób. Przede wszystkim należy go pobrać ze strony internetowej www.fillUp.pl/pobierz-darmowy-program/.

Pojawi się wówczas okienko z pytaniem czy chcesz uruchomić lub zapisać program na swoim komputerze.

Kliknij w 'Zapisz jako', dzięki czemu w następnym kroku będzie widoczna lokalizacja aplikacji (miejsce, gdzie zostanie ona zapisana) oraz jej nazwa.

Potwierdź klikając w przycisk 'Zapisz'. Rozpocznie się proces pobierania programu na Twój komputer.

Gdy pobieranie dobiegnie końca, otworzy się okienko z pytaniem czy chcesz uruchomić aplikację.

Najwygodniej po prostu kliknąć w przycisk 'Uruchom', aby przejść do etapu instalacji.

Jeżeli jednak omyłkowo zaznaczyłeś 'Anuluj' lub chcesz zainstalować fillUpa później, musisz w tym celu wyszukać aplikację setup_fillUp (chyba, że nadałeś jej swoją nazwę – wtedy szukasz po tej nazwie), w lokalizacji, jaką podałeś przy pobieraniu programu.

Instalacja programu fillUp

Zobacz także poradnik video

Pamiętaj, aby przed rozpoczęciem instalacji pozamykać wszystkie uruchomione programy. Zapewni to pełną poprawność procesu instalacji i zapobiegnie ewentualnym błędom lub przerywaniu procesu instalacji.

  1. Po uruchomieniu aplikacji otwiera się okno Kreatora instalacji programu fillUp (widok poniżej):

    Kliknij w przycisk 'Dalej', aby kontynuować proces instalowania fillUp.
  2. Następnie wybierz docelową lokalizację programu. Kreator sam podaje domyślną lokalizację, którą możesz zmienić naciskając przycisk 'Przegląda'.Wówczas otworzy się okienko z folderami Twojego komputera, spośród których – klikając w wybrany folder – wybierasz ten, w którym ma zostać zapisany program fillUp. Po dokonanym wyborze kliknij w 'Dalej' i przejdź do kolejnego etapu. Zalecamy instalację w domyślnym katalogu, który się wyświetla.
  3. W następnym etapie możesz utworzyć ikonę programu fillUp na pulpicie swojego komputera zaznaczając (lub nie) okienko 'Utwórz ikonę na pulpicie'.

    Utworzenie ikony na pulpicie będzie pomocne w użytkowaniu programu. Dzięki temu uzyskasz łatwy dostęp do wypełnionych przez Ciebie formularzy, zwłaszcza gdy zechcesz szybko: znaleźć i wypełnić formularz, zobaczyć podgląd ostatnio wypełnianych formularzy oraz najnowszych druków.
  4. Rozpocznie się proces instalacji i jednocześnie pojawi się pasek wyświetlający jej postęp w procentach. Program powinien zainstalować się szybko: maksymalnie do kilku minut. Na zakończenie instalacji otworzy się okno startowe programu fillUp.
  5. Byś nie musiał wpisywać żadnych danych, program wykryje bazy najpopularniejszych programów finansowo-księgowych takie jak: Płatnik, e-Deklaracje, Optima, IPS czy e-pity, z których możesz wczytać, zaimportować dane osób i firm.

Program fillUp został zainstalowany pomyślnie. Teraz możesz rozpocząć wypełnianie formularzy. W tym celu polecamy zapoznanie się z pozostałymi zakładkami Pomoc do fillUp. W przypadku wystąpienia problemów w trakcie instalacji lub użytkowania programu, skontaktuj się z naszą pomocą techniczną: tel.: 61 307 17 77 lub e-mail: serwis@fillup.pl

Instalacja programu fillUp - system Linux

Instrukcja instalacji Adobe Air na systemie Linux, wersja 32 bitowa (powinno też działać m.in. na Fedora Core 13, Ubuntu 10.10, openSUSE 11.3 i nowszych)

  1. Instrukcję instalacji Adobe Air można znaleźć na stronie http://www.leniwiec.org/2014/04/25/jak-zainstalowac-adobe-air-oraz-e-deklaracje-w-ubuntu-14-04lts-64bit/
    Należy pobrać wtyczkę http://airdownload.adobe.com/air/lin/download/2.6/AdobeAIRInstaller.bin
  2. Kliknąć prawym przyciskiem na ściągnięty plik AdobeAIRInstaller.bin i kliknąć na właściwości, w zakładce uprawnienia zmienić ustawienie na wykonywalny albo wpisać w konsoli chmod 777 AdobeAIRInstaller.bin
  3. Następnie w konsoli trzeba przejść do Pobrane (lub Downloads) i wpisać ./AdobeAIRInstaller.bin i nacisnąć enter
  4. Wpisać hasło do uprawnień instalacji, kliknąć OK
  5. Chwilę zaczekać
  6. Ściągnąć plik instalacyjny AIR fillUp: http://download.fillup.pl/down/fillUpLinux.air
  7. Uruchomić ściągnięty plik i zainstalować program.

Wyszukiwanie za pomocą opcji „Znajdź formularz”

Wyszukiwarka Znajdź formularz znajduje się na stronie startowej programu i w zakładce programu "Baza formularzy". W jej okienku możesz wpisać:

  • nazwę szukanego formularza lub druku (np. świadectwo pracy), lub wyszukać druk według kategorii widocznych z lewej strony przez:
    • typ sprawy, której dotyczy poszukiwany formularz lub druk (np. rejestracja pojazdu),
    • kategorię,
    • nazwę urzędu lub organu administracyjnego (np. urząd miasta Poznań).

Formularz można także odnaleźć wpisując w wyszukiwarkę fragment jego nazwy lub inne charakteryzujące go dane.


Po wpisaniu poszukiwanej nazwy lub frazy kliknij w Szukaj. Wówczas zobaczysz znalezione wyniki:

  1. Wyświetli się odpowiedni formularz lub lista druków pasujących do wpisanej przez Ciebie frazy. Po prostu wybierz ten, którego potrzebujesz.
  2. Pojawi się napis Brak znalezionych formularzy. W takim przypadku powinieneś zmienić wpisany w wyszukiwarce wyraz (wyrazy) i rozpocząć wyszukiwanie jeszcze raz. Możesz też zaznaczyć opcję Szukaj też w opisach, która rozszerzy kryteria wyszukiwania do opisów treści formularzy. Jeżeli mimo tego Twoje poszukiwania nie zakończą się sukcesem, spróbuj metody wyszukiwania za pomocą kategorii.
  3. Jeśli nie możesz znaleźć interesującego Cię druku, zgłoś do nas brakujący formularz.

Wyszukiwanie za pomocą kategorii

Zobacz także poradnik video

Ta metoda jest najbardziej pomocna, gdy:

  • nie wiesz, jakiego dokładnie formularza szukasz lub nie znasz jego nazwy,
  • wolisz wyszukiwanie po wcześniejszym przefiltrowaniu druków wg. zaznaczonych przez Ciebie kategorii.

Aby zastosować tę metodę wyszukiwania kliknij w 'Pokaż więcej opcji' pod wyszukiwarką na stronie startowej. Wówczas po lewej stronie wyświetli się podział według:

  • typów spraw (np. ubezpieczenia, sprawy obywatelskie),
  • urzędów (np. ZUS, Urząd Skarbowy),
  • kategorii (np. CIT, PCC).

Zaznacz szukaną przez Ciebie kategorię druków. Wtedy automatycznie wyświetli się lista dostępnych formularzy. Możesz dodatkowo wpisać w wyszukiwarce (znajdującej się u góry strony), nazwę druku lub jej fragment.


Uwaga! Możesz nie znaleźć formularza, ponieważ zaznaczyłeś kategorię, w której dany druk nie występuje, np. odznaczyłeś Praca, kadry, a szukasz druku KRS.


W takiej sytuacji należy wyłączyć kryterium Praca, Kadry – klikając na krzyżyk w belce Kryteria wyszukiwania lub odznaczyć ten typ sprawy w lewym menu. Wówczas pojawi się poszukiwany formularz.

Jeżeli jednak w dalszym ciągu nie możesz znaleźć konkretnego druku, zgłoś brakujący formularz klikając w przycisk "Zgłoś":

Sortowanie

Formularze, które pojawiły się w wyniku wyszukiwania możesz sortować według nazwy (alfabetycznie), daty dodania (od najstarszych lub od najnowszych), lub według popularności druków wśród innych użytkowników programu. W tym celu wybierz sposób sortowania. Pojawi się obok niego trójkącik wskazujący w jakim kierunku zostały posortowane formularze:


Inne uwagi dotyczące polepszenia jakości korzystania z wyszukiwarki i programu lub problemy z funkcjonowaniem fillUpa możesz zgłosić klikając w zakładkę Pomoc ->Zgłoś sugestię lub problem. Warto to zrobić, ponieważ naprawdę słuchamy uwag użytkowników aplikacji fillUp, wiemy, że tylko dzięki nim program może być jeszcze lepszy.

Gdy znajdziesz już odpowiedni formularz, kliknij jego nazwę lub w przycisk Wypełnij. Program automatycznie otworzy nowe okno z wczytanym formularzem, który możesz zacząć wypełniać. Każdy otwarty druk będzie widoczny zawsze w osobnej zakładce.

Zobacz także poradnik video

Przystępując do wypełniania formularzy warto pamiętać o kilku kwestiach, które przyspieszą i ułatwią to zadanie,:

  1. W przypadku formularzy skierowanych zarówno do osób fizycznych, jak i do firm, bardzo często pojawia się pole identyfikatora podatkowego NIP lub PESEL, w zależności od formy prawnej wnioskodawcy. Przy próbie wpisania numeru pojawi się okno – zaznacz w nim jaki numer chcesz wpisać (NIP lub PESEL). Dopiero wtedy wpisz numer lub wybierz z listy numerów wpisanych przez Ciebie wcześniej (z Aktówki) przez kliknięcie na suwaczek obok pola do wpisania numeru.
  2. W przypadku pól dat: możesz wpisać datę ręcznie za pomocą klawiatury, choć znacznie wygodniejsze będzie skorzystanie z kalendarza. W tym celu kliknij kursorem w pole daty. Obok pojawi się ikonka kalendarza, po naciśnięciu której ukaże się kalendarz:
  3. Pola kwot funkcjonują podobnie jak pola dat. Po kliknięciu w pole po jego prawej stronie pojawia się mała ikonka kalkulatora, po naciśnięciu której wyświetla się kalkulator ułatwiający wpisywanie lub wyliczanie  kwot:
  4. Często w formularzach należy zaznaczyć odpowiedni kwadrat lub kwadraty, zgadzając się tym samym na wybór pewnej (pewnych) opcji. Jeżeli w danym oknie istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej odpowiedzi, program automatycznie zablokuje możliwość omyłkowego zaznaczenia dwóch lub większej liczby opcji. Zaznaczenia dokonasz klikając w odpowiedni kwadrat, a zmianę – klikając w inną odpowiedź.
  5. Oprócz konieczności zaznaczenia odpowiedniego kwadratu na formularzu może się pojawić polecenie niepotrzebne skreślić. W takim przypadku klikasz na ten wyraz, który ma zostać przekreślony:
  6. W przypadku pól odnoszących się do osób fizycznych lub podmiotów niebędących osobą fizyczną, jak np. spółki, pojawia się okienko pomocnicze. Zaznacz w nim swój status prawny spośród trzech podanych:
    - firma niebędąca osobą fizyczną,
    - firma - osoba fizyczna,
    - osoba fizyczna.
    W zależności od zaznaczonej formy prawnej wypełnia się dalsze dane, czyli np. nazwę pełną i REGON lub nazwisko, imię i datę urodzenia.
  7. Wiele pól posiada dołączone do nich listy, m.in. sądy, urzędy, nazwy krajów, województwa. Dzięki temu nie musisz wpisywać całych nazw, jedynie wyszukać odpowiedniej na liście (za pomocą suwaczka widocznego po kliknięciu w pole) lub wpisując tylko początek nazwy:
  8. Pola zawierające dane dotyczące osoby lub firmy można uzupełniać danymi z Aktówki (o ile wcześniej zapisano w niej te podmioty). Wystarczy kliknąć w dane pole, następnie najechać na suwaczek, który pojawi się automatycznie i wybrać dane z listy. To pozwala na znacznie szybsze wypełnianie formularzy. Wystarczy wówczas dopisać tylko brakujące niewypełnione pola (skoro się nie wypełniły, to znaczy, że te dane nie były wcześniej dopisane do Aktówki).
  9. Pamiętaj koniecznie! W przypadku formularzy, których nie składasz w formie elektronicznej, po wydrukowaniu formularza musisz umieścić na nim swój podpis lub musi go podpisać osoba upoważniona do tego (np. pełnomocnik, wnioskodawca).

Po zakończeniu wypełniania formularza możesz go zapisać, klikając w Zapisz. Pojawi się on w pierwszej zakładce „Start” na Twojej liście zapisanych formularzy. Dzięki temu w każdej chwili możesz go zmodyfikować. Oprócz tego istnieje sposobność wydrukowania dokumentu lub jego eksport do PDF, Word lub XML (e-mailem).

Zapisz symulację kwot

Symulacja kwot dostępna w oknie modyfikacji formularza w menu Zapisz->Zapisz symulację kwot i pozwala na zapis aktualnie wpisanych kwot na formularzu, a po zmianie tych kwot będą widoczne różnice po najechaniu na pole kwoty. Jest to przydatne np. przy wyliczaniu różnych wariantów podatków albo do porównania różnic z poprzednim rokiem.

Pobieranie danych z GUS

Dane firmy można pobrać z rejestru GUS na dwa sposoby. Możesz wpisać identyfikator (NIP, REGON lub KRS) w odpowiednim polu na formularzu, a następnie kliknąć na ikonę Pobierz dane z GUS. Nastąpi automatyczne zaczytanie danych z rejestru.

Możesz również kliknąć na ikonę Pobierz dane z GUS nie wpisując identyfikatora w polu na formularzu. Zostanie wyświetlone wtedy okno importu danych. Możesz wypełnić jedno z pól i zatwierdzić przyciskiem POBIERZ.

W obu tych przypadkach może zostać wyświetlone okno z obrazkiem, który trzeba poprawnie przepisać, a następnie zatwierdzić poprzez kliknięcie przycisku Potwierdź.

Podczas pobierania danych na środku ekranu pojawi się pasek pobierania danych.

Gdy dane zostaną pobrane, w prawym górnym rogu zostanie wyświetlona informacja o powodzeniu operacji.


Tak wczytane dane do druku, można oczywiście zapisać do Aktówki;

Wypełnianie umów
Zobacz także poradnik video

Najważniejsze aspekty, na które warto zwrócić uwagę wypełniając druki umów (pola te dodatkowo zostały wyróżnione kremowym kolorem tła):
Umowę wypełniamy wpisując lub wybierając z listy to, co ma pojawić się w jej treści, a następnie klikamy Zatwierdź. Po zatwierdzeniu pola dane wpisane przez nas ręcznie lub wybrane z listy znajdą się w treści umowy i będą się dopasowywać do niej podobnie jak w dokumentach typu Word. Jeśli to będą np. wypunktowania załączników, to wyrównają się do lewej strony tekstu. W umowach wypełnianie pól odbywa się w oparciu o kilka prostych mechanizmów.

  1. Listy wyboru – klikasz na pole, w wyniku czego rozwija się lista, z której wybierasz jedną z opcji. Czasami może się zdarzyć, że trzeba będzie taką frazę uzupełnić, by zdanie było kompletne np. przez wpisanie daty, okresu lub dopisanie innych brakujących danych. O tym zostaniesz poinformowany przez podpowiedzi, które zamieściliśmy w nawiasach, np. (tu wpisz dane), (podaj ilość) itp. Należy wybrać opcję z listy, zatwierdzić pole i dopisać w miejscach (podpowiedzi) brakujące informacje.
  2. Występują tu pola tekstowe, w których sam wpisujesz wymagane dane. Posiadają one dodatkowe opisy – podpowiedzi, abyś wiedział, co w danym miejscu wpisać. Niekiedy mogą wymagać dłuższego, kilkuzdaniowego opisu, np. w przypadku wyjaśnienia jakiejś sytuacji w pozwie do sądu. Po kliknięciu w „kremowe” pole tekstowe podpowiedź znika, a Ty sam możesz w tym miejscu dopisać brakującą informację.
  3. Ze względu na fakt, że umowy mogą zawierać szczegółowe ustalenia między stronami, inne niż zawarte we wzorze, masz możliwość modyfikowania szablonu umowy. Oznacza to, że niektóre punkty lub ich fragmenty możesz wymazać oraz dopisać własne ustalenia.
  4. Wiele pól ma podobne zasady, jak w przypadku zwykłych formularzy, np.:
    - pola kwot – kwoty wpisuje się za pomocą dołączonego kalkulatora,
    - pola dat – daty wpisuje się za pomocą dołączonego kalendarza,
    - miejscowości – nazwę wybiera się z dołączonej listy, a po zatwierdzeniu pola można je edytować, np. umowa zawarta w „Poznań” zmienić na poprawną formę stylistyczną „Poznaniu”,
    - pola z tzw. nazwami kombinowanymi (odnoszących się do osób fizycznych i podmiotów nie będących osobami fizycznymi) – po zaznaczeniu odpowiedniej formy prawnej, wpisz wymagane dane. Najlepiej posiłkować się wprowadzonymi już wcześniej danymi zapisanymi w Aktówce.  Po kliknięciu w suwaczek możesz wybrać daną osobę lub firmę z listy zapisanej w Aktówce i ewentualnie dopisać brakujące dane.
    Więcej na ten temat znajdziesz w zakładce [Wypełnianie formularzy z polami].
  5. Pamiętaj, że formularz po wydrukowaniu należy podpisać. Zwróć też uwagę, czy potrzebny jest tylko Twój podpis (np. w pismach zawierających jakieś oświadczenie, żądanie lub prośbę m.in. pozew) czy podpisy obu stron umowy.
  6. Pamiętaj, że tworząc umowę to Ty odpowiadasz za jej treść!
  7. Gdy wypełnisz druk – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj ze specjalistą! Udostępniony przez nas druk, formularz lub umowę powinieneś zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji. Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach, wypełnianiu oraz podjętych konsultacjach wypełnionego druku.

Wypełnione druki umów możesz również zapisać w programie klikając w Zapisz, dzięki czemu znajdą się one na liście zapisanych formularzy. Ponadto druk możesz wyeksportować do PDF, Word lub XML (e-mailem)

Modyfikacja lub korzystanie z formularzy już wypełnionych

Wypełniony wcześniej formularz lub druk możesz w każdej chwili zmodyfikować. Wypełnione formularze znajdziesz na stronie startowej programu w sekcji Moje formularze lub korzystając z zakładki Moje Formularze.

Wybrany druk otworzysz poprzez przycisk Modyfikuj.

Opcja Modyfikuj pozwala także na skorzystanie z wcześniej wypełnionego druku jako szablonu np. umowy najmu. Wystarczy w takiej sytuacji zmienić tylko odpowiednio dane Najemcy, daty, kwoty, a inne opisy pozostawić bez zmian. Ważne, aby taką umowę zapisać w osobnym pliku, korzystając z funkcji Zapisz -> Zapisz w Moje Formularze jako ... (kopia/korekta)   znajdującej się w górnej belce menu.
Uwaga! W przypadku dokonania zmian np. na innego najemcę i zapisania umowy z tą samą nazwą, nowe dane zostaną bezpowrotnie nadpisane na danych z umowy pierwotnej.
 

Załączniki

Do niektórych formularzy wymagane jest dołączenie załączników. Służą one potwierdzeniu i uwiarygodnieniu treści zawartej we właściwym piśmie (np. wniosku, pozwie do sądu, umowie). Lista wymaganych załączników zawarta jest na końcu takiego pisma.

Większość załączników w formie pisma urzędowego (np. oświadczenie inwestora, oświadczenie kierownika budowy) również znajduje się w naszej bazie formularzy.

Załączniki do danego druku możesz łatwo sprawdzić po ikonie przedstawiającej spinacz na pasku zadań na górze. Jeśli tej ikony tam nie ma, oznacza to brak w naszej bazie załączników do tego druku.

Po kliknięciu w ikonkę, rozwija się lista dołączonych załączników. Aby przejść do konkretnego załącznika i móc go wypełnić, należy kliknąć w jego nazwę.

Pewne formularze szczegółowo podają ilość i rodzaj załączników, które musisz dołączyć (np. fotografię lub kserokopie uprawnień – Wniosek o prawo jazdy). Dlatego niezwykle ważne jest, aby przed złożeniem pisma do odpowiedniego organu dokładnie sprawdzić, czy są wymagane jakieś załączniki. W przypadku ich braku, najprawdopodobniej dostaniesz wezwanie, aby je dostarczyć lub Twój wniosek nie zostanie przyjęty (rozpatrzony), np. druki KRS.

Do formularzy można dodać również załączniki z dysku, Internetu, gotowego formularza, nowego formularza (tylko w abonamencie Duże Biuro, dodanie nowego formularza nie jest możliwe dla e-Deklaracji). Załączniki można pobrać na dysk, wysłać mailem, lub kliknąć w ich podgląd (dla obrazków).


Ponadto do każdego druku można dodać notatkę poprzez przycisk 'żółtej karteczki'.

Dzięki nowym funkcjonalnościom możemy mieć wszystkie dokumenty oraz notatki związane z daną sprawą elektronicznie w programie fillUp.

Podobne formularze

Formularze podobne do tego, który chcesz wypełnić, znajdziesz poprzez wyszukiwarkę. Możesz wówczas:

  • wpisać słowa kluczowe (fragment nazwy) dotyczące danego formularza, np. gdy poszukujesz pozwu o rozwód i pozwu o alimenty, wystarczy wpisać wyraz pozew – system odnajdzie inne druki z tym wyrazem w nazwie,
  • szukać innych druków w tej samej kategorii, np. gdy chcesz wypełnić kilka wniosków do KRS (ustawiasz jako kategorię KRS).

Eksport danych w postaci PDF, XML, Word

Po kliknięciu w przycisk Zapisz (z poziomu otwartego formularza) masz możliwość zapisania wypełnionego formularza w postaci jednego z trzech plików: PDF,PDF z e-podpisem, XML lub Word (eksport do Word jest dostępny tylko dla formularzy typu umowy). Po kliknięciu otwiera się okno z wyborem katalogu i nazwy pliku. Możesz zmienić katalog i nazwę tego pliku.

Wyślij mailem w postaci PDF, XML, Word

Zobacz także poradnik video

Po kliknięciu w opcję Wyślij (z poziomu otwartego formularza), możemy wysłać druk mailem lub do chmury, wybierając jedną z dostępnych opcji.


Uzupełniony formularz możesz przesłać mailem w formacie PDF lub XML zarówno z poziomu otwartego wypełnionego druku bądź z zakładki Moje formularze. Wystarczy kliknąć w górnym menu w opcję Wyślij -> Wyślij mailem. Są tutaj dostępne następujące warianty wysyłki -> Wyślij mailem PDF, Wyślij mailem plik PDF z e-podpisem, Wyślij mailem plik Word (umowy), Wyślij mailem plik z danymi (format XML).
Formularze możesz wysyłać mailem bezpośrednio z aplikacji fillUp, bądź z programu pocztowego (jeśli z niego korzystasz tzw. klienta poczty).

Sam możesz wybrać sposób wysyłania druków zaznaczając odpowiednią opcję w oknie Narzędzia -> Ustawienia -> Ogólne ustawienia aplikacji -> Wysyłanie maili.
Jeżeli wybierzesz opcję Wysyłaj maile za pomocą aplikacji, podczas wysyłki pojawi się okno programu z dodanym załączonym plikiem formularza.

Jeżeli w ustawieniach zaznaczysz opcję ‘Wysyłaj maile za pomocą klienta pocztowego’, po kliknięciu na Wyślij mailem plik PDF otworzy się okno nowej wiadomości w twoim programie pocztowym, w którym będzie widoczny dodany załączony plik z formularzem.

W zakładce Moje formularze możemy wyświetlać zapisane formularze według podanych kryteriów wyszukiwania, filtrowania, grupowania oraz sortowania. Korzystając z lewego menu, wyświetlamy zdefiniowane widoki listy formularzy.

Możemy dodatkowo wyszukać formularz według jego nazwy lub ustawić własne parametry filtrowania formularzy (opcja Ustaw filtry).

 

Po ustawieniu filtrów zapisujemy zmiany i formularze przefiltrują się wg wybranych filtrów. Tak ustawiony widok możemy zapisać klikając w opcję Zapisz ten widok:

Po zapisaniu listy, w lewym menu pojawi się dodatkowa grupa Moje widoki:

Z poziomu zakładki Moje formularze, możemy pogrupować wypełnione formularze wybierając według symbolu, statusu e-Deklaracji lub statusu ePUAP.

Możemy też skorzystać z opcji Ustaw kolumny (w prawym górnym rogu listy). Po kliknięciu w nią pojawia się dodatkowe okno, w którym zaznaczamy te kolumny, które mają się wyświetlać na liście. Wyświetloną listę formularzy możemy zapisać do pliku PDF lub CSV na dysku naszego komputera, wysłać mailem lub wydrukować.

Przywracanie usuniętych formularzy
Jeżeli przez przypadek usunęliśmy formularz, możemy go przywrócić - wybieramy z lewego menu opcję Usunięte, przechodzimy do widoku Usunięte. W kolejnym kroku zaznaczamy te formularze, które chcemy przywrócić i klikamy w opcję Przywróć.

Niewątpliwym ułatwieniem w wypełnianiu formularzy w programie jest fakt, że aplikacja fillUp uczy się Twoich danych z każdym wypełnionym formularzem, drukiem czy deklaracją. 

Zobacz także film - jak wypełnić formularz?

Jeżeli wypełniając pierwszy raz np. druk PCC-3 dla Jana Kowalskiego wpiszesz jego dane, jak PESEL, adres, datę urodzenia itp. w każdym kolejnym formularzu, gdy zaczniesz np. wpisywać nr PESEL Jana fillUp, podpowie Ci Jana Kowalskiego i wybierając go z listy, jednym kliknięciem wypełnisz wszystkie dane, jakie już wcześniej wpisałeś, a jakie występują w danym druku.

Jeżeli w kolejnych drukach dochodzą kolejne dane jak np. nr Dowodu Osobistego i uzupełniasz je dopisując bezpośrednio na druku, to program przy zamykaniu danego formularza, zapyta czy te dane Jana Kowalskiego dopisać i zapamiętać, tak byś nigdy więcej nie musiał już szukać i wpisywać jego nr dowodu.

Wszystkie te dane zebrane są w Aktówce. Podobnie w przypadku modyfikacji danych – jeżeli wybranej osobie zmieni się adres zamieszkania – to takiej zmiany możesz dokonać wypełniając konkretny druk. Przed jego zamknięciem aplikacja zapyta, czy dokonać modyfikacji danych w tym zakresie.

Możesz także jednorazowo wpisać dane osoby lub firmy oraz dokonać stosownych modyfikacji wywołując okno Aktówki.


Po wejściu do Aktówki widzimy z lewej strony menu, według którego można posegregować wszystkie wpisy (kategorie: Wszystkie, Osoby fizyczne, Firmy i podmioty prawne, Ulubione, Usunięte, Urzędy).
Po zaznaczeniu myszką danego elementu listy (imię i nazwisko osoby), możemy przejść do modyfikacji tego elementu lub przejść do listy formularzy powiązanych z tym wpisem Aktówki.

Po zaznaczeniu wpisu (konkretnej osoby) mamy dostęp do podstawowych funkcji dotyczących tego wpisu Aktówki, czyli możemy zmienić wyświetlaną nazwę, utworzyć kopię, itp. (opcja Więcej):


Na liście możemy zaznaczyć wiele wpisów jednocześnie, a także możemy oznaczać wpisy jako ulubione (aby mieć do nich szybszy dostęp).

Dane w Aktówce można modyfikować i dodawać z różnych poziomów aplikacji i formularzy, program zapobiega duplikowaniu danych, z poziomu formularza można wybrać czy powinien druk zostać wypełniony danymi osobistymi czy firmy, aplikacja pozwala akceptować zmiany danych z poziomu zatwierdzenia formularza, dodatkowo wprowadzono intuicyjne wpisywanie i zapamiętywanie pól typu multi – z wieloma danymi w jednym polu (np. adres).

Dane do Aktówki możesz także wygodnie dodać poprzez import danych z programu Płatnik, programu e-pity lub pliku XML. Więcej na ten temat w dziale [Import danych].


Dodawanie nowej osoby lub firmy

Każdą nową osobę prywatną, pracownika lub firmę, podmiot prawny należy w aktówce dodawać osobno, wybierając odpowiednio: "Dodaj osobę fizyczną - użytek prywatny" lub "Dodaj firmę lub podmiot prawny - działalność".

Uwaga! Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, ze względu na wygodę używania programu, wprowadzić swoje dane dwukrotnie: jako osoba prywatna oraz jako firma - z nazwą firmy nr NIP, REGON itp. - program podpowie Ci odpowiednie dane, które są wspólne.


Wówczas pojawi się poniższy formularz danych, które należy wypełnić:


lub firmy, osoby fizycznej prowadzącej działalność oraz innych podmiotów


Wpisanymi danymi osobowymi możesz zarządzać poprzez ich modyfikację (przycisk Modyfikuj). Jest to przydatne np. w przypadku zmiany miejsca zamieszkania (siedziby), zmiany nazwiska czy zwolnienia pracownika.


Nazwy dodanych osób możesz posortować alfabetycznie, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników w firmie lub kontrahentów. Dokonujesz tego poprzez kliknięcie na napis Nazwa. Przydatna może się okazać także wyszukiwarka w Aktówce, dzięki której w szybki sposób znajdziesz daną firmę lub osobę. Do tej wyszukiwarki wpisz nazwę (imię i nazwisko) lub numer identyfikacyjny (NIP lub PESEL).

Aktówka jest bezpieczną formą przechowywania danych, gdyż nie są one przechowywane u nas, lecz na Twoim dysku lub „w chmurze”. Tym samym nie musisz obawiać się o ich bezpieczeństwo, utratę lub kradzież związaną z korzystaniem z naszego programu. Jednocześnie aktówka znacznie przyspiesza czas wypełnienia formularza, gdyż wymagane na druku dane są z niej zaciągane za pomocą jednego kliknięcia – wyboru osoby/firmy z listy. Tym samym możesz mieć wypełniony druk lub umowę w 60-70%, pozostaną Ci tylko do uzupełnienia pola, których danych nie ma w Aktówce.
Przywracanie usuniętej osoby/firmy

Jeżeli przez przypadek usunęliśmy wpis osoby/firmy, możemy go przywrócić - wybieramy z lewego menu opcję Usunięte, przechodzimy do widoku Usunięte. W kolejnym kroku zaznaczamy na dane, które chcemy przywrócić i klikamy w opcję Przywróć.

Druki, które można przesłać do urzędu drogą elektroniczną posiadają oznaczenie ikoną  

W zależności od obowiązujących przepisów prawa wymagają one kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tak jak np. PCC-3 lub VAT-7 mogą być wysłane poprzez weryfikację podatnika, czyli podanie odpowiednich danych do autoryzacji wysyłki (podanie kwoty przychodu podatnika z deklaracji rocznej składanej za ubiegły rok podatkowy).

Płatnik będący osobą fizyczną, będzie mógł wysyłać wszystkie podstawowe deklaracje PITów rocznych oraz m.in. deklaracje PIT-11, PIT-8C, PIT-40, PIT-8AR, PIT-4R, IFT-1, IFT-3, PCC-3 bez e-podpisu z podaniem kwoty przychodu za poprzedni rok podatkowy.

Formularz możemy wysłać elektronicznie z poziomu zakładki Moje Formularze (możemy zaznaczyć na liście wiele formularzy do wysyłki) lub z poziomu otwartego dokumentu. Aby wysłać formularz, należy kliknąć w ikonę 'e-Deklaracje'. Po kliknięciu w ikonę pojawi się okno:


 

W kolejnym kroku otworzy się okno Ustawienia wysyłki, w którym możemy zaznaczyć odpowiednią opcję: 'Wysyłam bez E-Podpisu' lub 'Korzystam z E-Podpisu'.

Dane są wysyłane w zaszyfrowanym pliku o schemacie xml, takim jak tego wymaga system e-Deklaracje, bezpośrednio na serwer systemu e-Deklaracje. My nie mamy do nich wglądu.


 

Jeśli wybierzemy opcję 'Wysyłam bez E-Podpisu', przy polu 'Przychód za rok 2013' znajduje się ikona „?”, po najechaniu na nią pojawia się podpowiedź, jaką kwotę przychodu należy przepisać do autoryzacji wysyłki.


 

Jeżeli wybierzemy opcję 'Korzystam z E-Podpisu', musimy wybrać z listy odpowiedni podpis elektroniczny:

Następnie klikamy w 'Podpisz i wyślij' - następuje podpisywanie deklaracji.

A w kolejnym kroku wysyłanie deklaracji.

Więcej na temat obsługi e-Podpisu (Certum (Asseco), Sigillum i KIR) w fillUp znajdziesz tutaj >>

Status e-Deklaracji

Status wysłanej deklaracji możemy sprawdzić z poziomu formularza (Status e-Deklaracji), a także z zakładki Moje Formularze-> e-Deklaracje.


W oknie 'status e-Deklaracji' możemy sprawdzić aktualny status wysyłanej e-Deklaracji.

Dodatkowo z poziomu tego okna możemy zobaczyć UPO otrzymane po poprawnej wysyłce formularza lub ponownie wysłać formularz klikając 'Wyślij ponownie'.

Po kliknięciu w 'Pokaż historię wysyłki' możemy sprawdzić historię wysyłki oraz zobaczyć wysyłane i odebrane pliki XML.


Wysyłka testowa

Aby wysłać testowo deklaracje do bramki testowej e-Deklaracje, należy przygotować deklarację, następnie kliknąć w Wyślij e-Deklarację, pojawi się okno Wysyłka e-Deklaracji, w polu Podaj e-mail należy ustawić kursor, a następnie na klawiaturze wcisnąć jednocześnie CTRL + Y.
Pojawi się poniższe okno, w którym należy zaznaczyć opcję przy 'wysyłka testowa'.


Z poziomu zakładki 'Dane aplikacji' (Narzędzia -> Ustawienia -> Dane aplkiacji) mamy możliwość zmiany miejsca zapisu danych:

  • zapis lokalnie, zapis na dysku sieciowym, zapis na serwerze (dla wersji desktop)
  • zapis w danych przeglądarki lub zapis na koncie Google (dla wersji online)

Dla wersji online mamy dodatkowo możliwość tworzenia i odzyskiwania kopii zapasowej (Utwórz kopię zapasową).
Dodatkowo w zakładce 'Zapis danych' jest dostępna opcja szyfrowania danych i awaryjnego usunięcia wszystkich danych.


Z aplikacji fillUp można korzystać na wielu urządzeniach lub w kilku lokalizacjach. Jest to możliwe dzięki opcji zapisywania danych w chmurze danych (cloud computing). Chmura to inaczej serwer lub wiele serwerów, (zobacz film - imoprt /eksport i zapis w chmurze) . 

O bezpieczeństwo danych w chmurze dba firma będąca właścicielem serwera. fillUp daje możliwość zapisu danych do chmury Google Drive (https://drive.google.com).

Uwaga! Wyświetlana jest strona internetowa serwisu, program fillUp nie ma dostępu do wprowadzonych danych, ani nie przechowuje ich w żadnej formie. Połączenie jest bezpieczne, a autoryzacja odbywa się za pomocą protokołu OAuth.

Zobacz także poradnik video

Kreatory służą do łatwego generowania formularzy – polecamy je szczególnie osobom, które nie chcą zgłębiać tajników wiedzy księgowej czy prawniczej. Za pomocą kreatora można krok po kroku wypełnić formularz, korzystając z podpowiedzi i wyjaśnień dotyczących poszczególnych pól wypełnianego druku. Jeśli tworzymy nowy formularz (np. deklarację VAT-7) za pomocą kreatora – można liczyć na automatyczne wypełnienie danych (np. kwoty do przeniesienia z poprzedniej deklaracji) na podstawie poprzednio wypełnionych formularzy dla wybranej osoby lub firmy.


Kreator zapamiętuje również najczęściej wypełniane dla danej osoby lub firmy pola, tak, żeby wypełnienie każdego następnego formularza tego samego typu było jak najprostsze. Formularze, które możesz wypełnić za pomocą kreatorów są oznaczone ikonką  . Kreator danego formularza uruchamia się poprzez kliknięcie w Otwórz kreator. Część z tych druków możesz oczywiście wypełnić także bez kreatora „ręcznie” (Wypełnię aktywny kreator) wypełniając kolejne pola w programie fillUp. PIT-y roczne, np. PIT-36, PIT37 są  dostępne do wypełnienia tylko przy użyciu kreatora, wymagane jest do tego zainstalowanie programu e-pity.

Import z pliku XML

Program pozwala na importowanie danych z wcześniej wyeksportowanego pliku XML (format 'fillupXML'), formatu e-Deklaracji (zgodnego z XSD z crd.gov.pl) lub z własnoręcznie przygotowanego pliku XML w podanym formacie lub CSV.

Po wybraniu pliku/wczytaniu danych pojawi się okno z wyborem wpisów, które chcemy zaimportować (nic się nie pojawi jeśli w pliku nie będzie nowych lub zmienionych danych).

Przy każdym wpisie pojawia się informacja o tym, czy dodamy nowy wpis, czy też mamy już nowszy/starszy wpis w bazie (jeśli w bazie jest nowszy wpis – pojawi się ostrzeżenie informujące o możliwości utraty nowszych danych), po wybraniu elementów klikamy Importuj dane.

Jeśli proces importu przebiegnie poprawnie, zaimportowane dane pojawią się na liście formularzy i w Aktówce.

Schematy XML oraz CSV do importu gotowych deklaracji

Dokumentacja jest dostępna pod adresem:

http://fillup.pl/pomoc/dane-techniczne/api/

Chcąc wyszukać stronę ze schematem xml do importu innego formularza należy wejść na naszą stronę www.druki-formularze.pl, wyszukać dany formularz, a następnie na dole strony odszukać 'Format XML dla programistów:' i kliknąć na 'Zobacz format pliku XML'. Jeśli format dla danego formularza nie jest jeszcze przez nas opracowany prosimy zgłosić go do nas przez 'Zgłoś ten formularz, a prześlemy Tobie format pliku XML'. Opracujemy go i zamieścimy na stronie tego formularza.

Import danych z innych programów finansowo - księgowych

Oprócz tego możliwy jest automatyczny import danych z programu Płatnik, e-Deklaracje, Optima, IPS, e-pity, enova365, Druki Gofin, InsERT GT oraz PIT Format. (Funkcja dostępna tylko w wersji desktop)

FillUp powinien sam wykryć zainstalowany program i dodać do go listy. Można także ręcznie dodać ustawienia z poziomu okna (Narzędzia → Importuj dane → Dodaj nowe ustawienie programu) lub (Ustawienia → Import danych → Dodaj nowe ustawienie programu). Następnie należy wybrać program dla którego ustawienie chcemy dodać.

Po wybraniu interesującego nas programu pojawi się okno ustawień. Jeżeli wprowadzone przez nas dane będą poprawne, na liście pojawi się nowa pozycja. W oknie tym można także zaznaczyć opcję importu automatycznego co oznacza, że podczas uruchamiania aplikacji zostaną pobrane dane z programu oaz bazy danych, które ustawiliśmy.

FillUp dla każdego programu umożliwia zapamiętane kilka ustawień, które możemy w dowolnej chwili edytować lub usunąć zarówno z poziomu okna Importuj dane (Narzędzia → Importuj dane) jak i Ustawienia (Ustawienia → Import danych).

Podczas importu danych na ekranie monitorowany jest cały proces, przenoszenia baz.

Uwaga, podczas importu z dużej bazy, interfejs programu może nie reagować. W takim wypadku prosimy o cierpliwość.

Import danych z programu Płatnik

Aplikacja e-pity powinna wykryć program Płatnik automatycznie. Jeśli e-pity nie wykryły jednak Płatnika, można w ustawieniach importu w polu "Nazwa serwera" (Importuj dane → Dodaj nowe ustawienie programu → Płatnik) 

lub (Ustawienia → Import danych → Dodaj nowe ustawienie programu → Płatnik) wkleić konfigurację połączenia zmieniając ścieżkę do bazy danych.

Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=D:baza.mdb;Mode=ReadWrite;Persist Security Info=False;Jet OLEDB:Database Password=xxxx;

Proszę podmienić xxxx na hasło do bazy danych.

Eksport danych
Program pozwala na wyeksportowanie do pliku XML danych z listy formularzy i/lub z Aktówki. Dzięki tej funkcji możliwe jest łatwe przesłanie danych z programu fillUp innej osobie lub stworzenie kopii bezpieczeństwa danych.

Aby tego dokonać należy wywołać funkcję eksportu z menu Narzędzia-> Eksportuj dane oraz wybrać odpowiednią opcję: Dane aktówki, Dane aktówki i formularzy, Eksportuj wszystkie dane.

W kolejnym oknie należy zaznaczyć jakie dane chcemy wyeksportować i kliknąć w opcję Eksportuj do pliku.

Dodatkowo – można eksportować do pliku XML pojedynczy formularz – wybierając format XML przy zapisie formularza do pliku/wysyłaniu mailem.

Informacje na temat struktury pliku XML znajdziesz na stronie www.fillup.pl/pomoc/dane-techniczne/api.

Dane w programie fillUp są zabezpieczone standardowo poprzez Twój system operacyjny. Użytkownicy logujący się na inne konto podając hasło dostępu dla swojego profilu, nie widzą Twoich danych.

Jeżeli chcesz, aby dostęp do bazy programu fillUp był chroniony, możesz ustawić  jej szyfrowanie. W tym celu należy wejść w zakładkę Narzędzia -> Ustawienia->Dane aplikacji:

 

Zaznacz 'dodatkowo zaszyfruj dane'. Wyświetli się dialog, w którym tworzymy nowe hasło, bez którego nie będzie możliwe otworzenie bazy fillUp z Twoimi danymi:

Jeżeli użytkownik zaznaczy opcję Zapamiętaj hasło program 'pamięta hasło bazy' i nie trzeba podawać go przy każdy otwieraniu aplikacji. Baza jest wtedy nadal szyfrowana, co zabezpiecza wrażliwe dane w razie przechwycenia pliku.

Jeśli baza jest szyfrowana, a użytkownik nie zaznaczy opcji Zapamiętaj hasło, to podczas uruchamiania aplikacji za każdym razem będzie pojawiało okno autoryzacji dostępu do bazy poprzez podanie prawidłowego hasła.

Taki rodzaj ustawienia w 100% gwarantuje to, że nikt po za Tobą nie jest w stanie poznać ani odtworzyć hasła umożliwiającego dostęp do danych.

Uwaga! Jeśli użytkownik zapomni hasła do bazy, traci bezpowrotnie wszystkie swoje dane!!!
 

W każdej chwili możesz zrezygnować z używania programu fillUp i go odinstalować. Pamiętaj, że jest to proces nieodwracalny, który spowoduje usunięcie wszystkich dotychczas wprowadzonych danych, zarówno z wypełnionych i zapisanych przez Ciebie formularzy jak i z Aktówki.

Aby odinstalować program należy z poziomu menu Start kliknąć na Wszystkie programy, odszukać katalog Fillup a następnie kliknąć w ikonę odinstaluj fillUp. Klikając w kolejnych etapach Dalej przeprowadzi się operację odinstalowania programu. O jej powodzeniu zostaniemy na końcu poinformowani odpowiednim komunikatem.

Nastąpi deinstalacja programu, jednak ze względu na pomyłkowe usunięcie programu dane pozostaną na dysku.

Jeżeli chciałbyś usunąć definitywnie wszystkie dane, możesz tego dokonać, przenosząc do kosza cały katalog fillUp, który znajduje się w katalogu dokumentów użytkownika/efile/fillup/

np. na Windows 7/8/Vista:
C:\Users\[user]\Documents\efile\fillup

na Windows XP:
C:\Documents and settings\[user]\Moje dokumenty\efile\fillup

na Mac:
/Users/[user]/Documents/efile/fillup

Wypełnianie i wysyłanie JPK_VAT (2) za pomocą kreatora EW_VAT

Od wersji 4.6.0 program fillUp pozwala na generowanie plików JPK_VAT (2) na podstawie danych wpisanych na formularzu „EW_VAT Kreator ewidencji zakupu i sprzedaży VAT dla JPK”. Pracując w kreatorze należy dodać arkusz ewidencji sprzedaży lub zakupu klikając na odpowiedni przycisk „Dodaj arkusz sprzedaży” lub „Dodaj arkusz zakupu”:

Po kliknięciu w przycisk program doda do Kreatora załącznik i umożliwi wypełnianie danych

W przypadku, gdy zabraknie miejsca na ewidencji należy przejść do zakładki EW_VAT i dodać kolejny załącznik. Warto przejść na ostatnio wypełniony załącznik i kliknąć na „Przenieś z poprzedniego arkusza”, dzięki tej opcji dane dotyczące numeru arkusza oraz kwotowe z wiersza „Razem” zostaną przeniesione do wiersza „Przeniesienie z Arkusza nr” już na nowy załącznik.

Po zakończeniu miesiąca można przystąpić do wysłania JPK_VAT (2). W tym celu należy w zakładce EW_VAT wybrać przycisk „Otwórz wysyłkę JPK”. Program utworzy pliki XML, a następnie sprawdzi poprawność wpisanych danych. W przypadku błędów program wyświetli okno informujące o błędach:

W takim przypadku warto kliknąć „Anuluj” i poprawić błędy występujące w ewidencji.

Po poprawnym utworzeniu formularza JPK_VAT (2) warto sprawdzić dane, a następnie można przystąpić do wysłania pliku. W tym celu należy kliknąć na przycisk „2. Wyślij plik z danymi JPK”

Program przejdzie do etapu wysyłki

Następnie klikamy „Dalej” i wybieramy odpowiedni e-podpis z listy

Klikamy „Podpisz i wyślij” – nastąpi podpisanie pliku

A następnie wysłanie

Po weryfikacji pliku przez serwery Ministerstwa Finansów użytkownik zostanie powiadomiony o statusie wysyłki.

Wczytywanie danych z pliku CSV do JPK_VAT (2)

Korzystając z formularza JPK_VAT (2) można zaimportować dane z pliku w formacie CSV. Plik powinien zostać przygotowany zgodnie z formatem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. W tym celu na formularzu należy wybrać klawisz „Importuj z pliku CSV”,

podać lokalizację pliku i po poprawnym wczytaniu danych, pojawią się one na formularzu JPK_VAT (2). Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do wysłania pliku JPK.

Przykład pliku: https://secure.fillup.pl/files/JPK_VAT_2_przyklad_pliku.csv

Wczytywanie danych z pliku XML do JPK_VAT (2)

Korzystając z formularza JPK_VAT (2) można zaimportować dane z pliku w formacie XML. Plik powinien zostać przygotowany zgodnie z formatem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. W tym celu na formularzu należy wybrać klawisz „Wczytaj plik xml lub JPK z danymi JPK”,

podać lokalizację pliku i po poprawnym wczytaniu danych, pojawią się one na formularzu JPK_VAT (2). Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do wysłania pliku JPK.

Przykład pliku: https://secure.fillup.pl/files/JPK_VAT_2_przyklad_pliku.xml

Łączenie wielu plików XML do JPK_VAT (2)

W przypadku, gdy np. rejestry VAT są robione w różnych programach / różnych departamentach można je połączyć w całość i wysłać jako jeden plik. Wybierając na formularzu przycisk „Połącz kilka JPK_VAT”.

Program poprosi o wskazanie lokalizacji plików lub folderu

Uwaga – numery LpSprzedaz i LpZakup zostaną wtedy odpowiednio zmienione.

Po wczytaniu danych można przystąpić do ich wysyłki

Wysyłka plików JPK dostępna jest tylko na platformie Windows.

Obsługa dużych plików JPK XML

Program fillUp umożliwia również wysyłkę dużych plików JPK XML do systemu Ministerstwa – podczas wysyłki elektronicznej program weryfikuje pliki JPK XML przygotowane do wysyłki oraz odpowiednio dzieli je na części, zgodnie ze specyfikacją udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Operacja ta jest przeprowadzana niejako w tle podczas wysyłki, a użytkownik po wysyłce otrzymuje informację o statusie wysyłanego całego dużego pliku JPK XML.