KSeF – najważniejsze zmiany, obowiązki i terminy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie fakturowania w Polsce. System ma na celu ujednolicenie i usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, co ma przynieść korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej.

Główne zmiany i obowiązki, na jakie musi się przygotować Twoje biuro rachunkowe

• Dążenie do jednego standardu faktury: Wprowadzona zostaje tzw. faktura ustrukturyzowana, która ma jeden, ściśle określony format XML. Faktury wystawiane w systemie KSeF będą musiały być zgodne z tym wzorcem; faktury poza ksef będą wyjątkiem,
• Obowiązkowe stosowanie: Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników VAT o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto; od 1 kwietnia 2026 r. - dla wszystkich pozostałych podatników VAT. Dla szeregu czynności nie będzie on w ogóle obowiązkowy - m.in. dla faktur B2C (dla osób prywatnych bez NIP-u), biletów spełniających funkcję faktury czy też do końca 26 r. - u podatników o niskim obrocie (10.000 zł),
• Identyfikacja faktury oraz przedsiębiorcy unikalnymi numerami: Przedsiębiorca będzie musiał posługiwać się swoim numerem NIP, a faktury będą identyfikowane za pomocą unikalnego numeru nadawanego przez KSeF.
• Koniec z tradycyjnymi fakturami: Faktury w formie papierowej czy wysyłane mailowo (np. w PDF) będą tracić na znaczeniu. Kończy się zatem dowolność wskazywania daty wystawienia faktury, prawidłową datą wystawienia to data otrzymania przez KSeF, a nie data wysłania maila. Ta sama zasada dotyczyć będzie również terminu otrzymania faktury - będzie nią data udostępnienia jej w KSEF przez sprzedawcę.

Terminy

• 1 lutego 2026 r.: System staje się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców (200 mln zł sprzedaży brutto).
• 1 kwietnia 2026 r.: System staje się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
• 1 stycznia 2027 r.; dla najmniejszych podatników (do 10.000 zł sprzedaży miesięcznie).

O czym pamiętać musi biuro rachunkowe?

• Koniec z manualnym wprowadzaniem danych: Faktury w formacie ustrukturyzowanym będą automatycznie przesyłane do systemów księgowych, co znacząco zredukuje błędy i czas potrzebny na księgowanie.
• Mniej skanowania i archiwizacji: Papierowa archiwizacja faktur odejdzie do przeszłości, ponieważ wszystkie dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat.
• Automatyzacja rozliczeń: System umożliwi szybsze i dokładniejsze rozliczanie VAT, a także usprawni proces przygotowywania deklaracji JPK_V7.

O czym musi pamiętać klient biura rachunkowego?

• Szybszy zwrot VAT: Okres zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni dla przedsiębiorców, którzy wystawiają wyłącznie e-Faktury w KSeF.
• Większe bezpieczeństwo i porządek: Wszystkie faktury będą przechowywane w jednym, bezpiecznym systemie, co wyeliminuje ryzyko ich zgubienia czy zniszczenia.
• Konieczność dostosowania systemów: Przedsiębiorcy będą musieli zaktualizować lub zmienić swoje programy do fakturowania, aby mogły one integrować się z KSeF. Dla mniejszych firm dostępne będzie bezpłatne narzędzie od Ministerstwa Finansów.
• Konieczność zmiany reguł myślenia o rozliczeniu podatku VAT: wystawienie faktury następuje w dacie jej wysyłki do KSEF; ograniczona zostaje dowolność wpisywania daty wystawienia faktury.

KSeF to zmiana, która wymaga dostosowania i przynieść może znaczne usprawnienie pracy, redukcję biurokracji i zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.