Odszkodowanie na rzecz pracownika a skutki podatkowe

Zatrudniając pracownika przedsiębiorca ponosi wiele różnych wydatków, nie tylko tych stałych wypłacanych comiesięcznie, ale również tych nieprzewidzianych. Jednym z takich wydatków może być odszkodowanie wypłacone pracownikowi. Podstawą do wypłaty odszkodowania mogą być różne tytuły oraz okoliczności, przez co wypłata odszkodowania może mieć różne skutki zarówno dla pracownika jak i przedsiębiorcy.

Odszkodowanie dla pracownika kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy

Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jednak z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwestię odszkodowań porusza art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, który wskazuje, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jeśli zatem przedsiębiorca musi wypłacić odszkodowanie za wadliwy towar, lub wykonanie usługi obarczone wadą, wówczas nie ma wątpliwości, że takiego odszkodowania nie należy ujmować jako kosztu podatkowego.
Problem pojawia się natomiast przy wypłacie odszkodowania, która nie powinno zostać sklasyfikowane jako odszkodowanie opisane w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Do tej grupy odszkodowań należy uwzględnić większość odszkodowań pracowniczych.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 kwietnia 2012 roku sygnatura akt II FSK 1770/10 wskazał, że odszkodowania wypłacone z innych tytułów niż wskazane w art. 23 ustawy PIT, mogą być kosztem podatkowym, o ile będą miały związek z przychodem lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów.

Organy podatkowe respektują powyższą wykładnię dopuszczając możliwość ujęcia odszkodowania wypłacanego pracownikowi jako kosztu podatkowego. Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.685.2022.2.KK z dnia 10 stycznia 2023 roku uznał, że kwota odszkodowania, która została wypłacona byłemu pracownikowi z tytułu rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron stanowi koszt uzyskania przychodu. W przytoczonej interpretacji organ podatkowy wskazał “koszty ponoszone przez pracodawcę z tytułu rozwiązania stosunku pracy stanowią element prowadzonej działalności służącej osiąganiu przychodów. Wydatki te zostały określone w ramach zawartego porozumienia, które określało wzajemne obowiązki w związku z ustaniem zatrudnienia i mają związek z ponoszonymi przez Państwa Spółkę kosztami pracy. Jednocześnie koszty te nie mieszczą się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wobec powyższego, przyznanie byłemu pracownikowi odszkodowania wynikającego z porozumienia ma związek z prowadzoną działalnością Spółki. Tym samym, wypłacone kwoty odszkodowania dla byłego pracownika z tytułu rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.”.

Trzeba jednak pamiętać, że przy weryfikacji zasadności uznania danego odszkodowania za koszt podatkowy organy podatkowe uznają tylko takie odszkodowania, które nie są następstwem niewłaściwego działania podatnika, czyli przy zachowaniu przez niego należytej staranności. Dyrektor KIS w interpretacji nr 0114-KDIP3-1.4011.559.2020.2.EC z dnia 27 listopada 2020 roku podkreślił, że to iż wydatek nie został uznany za jeden z kosztów, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie przesądza o tym, że staje się automatycznie kosztem uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca przy wypłacie odszkodowania pracownikowi powinien zatem pamiętać, że to na nim ciąży obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu. To podatnik , a nie organ podatkowy, jest zobowiązany dowieść, że poniósł zasadny koszt w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Należy zatem pamiętać, aby każdorazowo wypłacone pracownikowi odszkodowanie ocenić pod kątem uwzględnienia go, jako wydatku stanowiącego koszt podatkowy.

e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2022 w najnowszej wersji (v1-2)
e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź!
Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online »

Otrzymane odszkodowanie od pracodawcy a skutki podatkowe dla pracownika

Wypłata odszkodowania przez pracodawcę ma również określone skutki podatkowe dla pracownika. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT przychodem ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są różnego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartości pieniężne świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Dodatkowo art. 11 ust. 1 ustawy o PIT wskazuje, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Od odszkodowania wypłaconego przez pracodawcę należy odprowadzić podatek

Biorąc pod uwagę powyższe, ustawa o PIT wskazuje, że większość świadczeń od pracodawców na rzecz pracowników stanowi przychód ze stosunku pracy, który powinien być opodatkowany. Do katalogu takich przychodów włączone są także odszkodowania, jednak w przypadku tego typu wypłat możliwe jest w wielu przypadkach zastosowanie zwolnienia podatkowego. Rekompensaty wypłacane pracownikom za wyrządzone szkody, poniesione straty lub doznane krzywdy mogą być zwolnione od podatku dochodowego, o ile oparte są na odpowiedniej podstawie prawnej i nie znajdują się w katalogu wyłączeń przewidzianych w ustawie. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT “otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub aktów administracyjnych wydanych na podstawie tych przepisów, oraz otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 źródła prawa pracy § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465.”

Dodatkowo zgodnie z art. 21 ust. 3c ustawy o PIT zwolnione z podatku dochodowego są odszkodowania w postaci renty przyznane na podstawie przepisów prawa cywilnego w razie uszkodzenia ciała lub wywołania rozstroju zdrowia, otrzymane przez poszkodowanego, który utracił całkowicie lub częściowo zdolność do pracy zarobkowej albo którego potrzeby zwiększyły się lub widoki powodzenia na przyszłość zmniejszyły, oraz odszkodowania w postaci renty przyznane na podstawie przepisów prawa cywilnego w razie spowodowania śmierci poszkodowanego, otrzymane przez osoby uprawnione, a także miesięczne świadczenia na zapewnienie środków utrzymania.

Zatem fakt, iż mamy do czynienia z przychodem od pracodawcy, nie oznacza, że należy zapłacić podatek dochodowy. Kluczowymi kwestiami przesądzającymi o tym, czy zasadne jest skorzystanie ze zwolnienia podatkowego są zatem rodzaj odszkodowania i podstawa jego wypłaty.

Jednak trzeba pamiętać, że art. 21 ust. 3 ustawy o PIT wskazuje szereg świadczeń wypłacanych pracownikowi, które powinny być jednak opodatkowane. Należą do nich:

• określone w prawie pracy odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• odprawy pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
• odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym,
• odszkodowania przyznane na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,
• odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane według skali,
• odszkodowania wynikające z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe.

Dokładną weryfikację świadczeń otrzymywanych od pracodawcy w związku ze zwolnieniami podatkowymi nakazują również sądy administracyjne. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 marca 2024 r. (sygn. II FSK 832/21) wskazał, że wypłacone pracownikowi świadczenie nazwane "odszkodowaniem", jeśli jest w gruncie rzeczy wynagrodzeniem, jakie otrzymałby skarżący, gdyby nie doszło do rozwiązania stosunku pracy powinno być opodatkowane. Sąd jednoznacznie wskazał, że “nazwanie świadczenia odszkodowaniem nie oznacza, że obiektywnie posiada ono taki charakter i zawiera się w pojęciu odszkodowania lub zadośćuczynienia w znaczeniu, jaki wynika z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT”. Zdaniem NSA w sprawie nie wystąpiło zdarzenie, które zrekompensowałoby poniesioną szkodę przez pracownika i w związku z tym zostało wypłacone odszkodowanie. Sąd uznał, że wypłacone środki to de facto wyrównanie pieniężne, które pracownik powinien otrzymać w ramach stosunku pracy, a nie zostały mu wypłacone w związku z zaistniałymi nieprawidłowościami. W ocenie Sądu zatem nie można mówić o naprawieniu szkody lub też wyrównaniu utraconych korzyści, zatem w sprawie nie występuje faktyczne odszkodowanie, ale wyrównanie należnego wynagrodzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia