Jeżeli wystawiamy fakturę ustrukturyzowaną, datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zatem pamiętać, że momentem kluczowym jest data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF, która skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w sytuacjach, gdy data wystawienia faktury decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego. Jest to szczególnie istotne na przełomie miesiąca. Może się bowiem zdarzyć, że faktura pomimo wprowadzenia do KSeF, z powodu opóźnień systemowych związanych z jej wysyłką, zostanie do niego przesłana w kolejnym już miesiącu.

W KSeF istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej. Faktura ustrukturyzowana może zostać poprawiona poprzez fakturę korygującą wystawioną w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia.

Krajowy System e-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących, możemy ich wystawić tyle, ile potrzebujemy.

Do szczególnych sytuacji należy wystawienie faktury ustrukturyzowanej z błędnym numerem NIP nabywcy. Wówczas wystawiamy w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie wystawiamy kolejną pierwotną fakturę, wprowadzając poprawne dane nabywcy. Sytuacja ta wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Należy również pamiętać, że w KSeF nie ma możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF możliwe będzie jedynie skorygowanie faktury poprzez fakturę korygującą.

W systemie KSeF nie będzie konieczności wystawiania duplikatu faktury. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie i nie będzie możliwości ich zniszczenia lub zaginięcia.

Faktury ustrukturyzowane można wystawić przy użyciu programów komercyjnych np. do wystawiania faktur lub programów księgowych. Przesyłanie do KSeF danych dotyczących wystawionych faktur jest możliwe przy użyciu programów np.firmly albo fillup i nie wymaga "ręcznego" wpisywania danych z wystawionych faktur do systemu KSeF.

Jeżeli w związku, z awarią nie jest możliwe wystawienie faktury przy użyciu KSeF, podatnik ma możliwość wystawienia jej poza KSeF. Korzysta wówczas z faktury elektronicznej, która odpowiada wzorowi e-faktury tj. w formacie XML. Następnie faktura wysyłana jest do nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. w formie PDF lub papierowej). Należy jednak pamiętać, że powinna ona być oznaczona w określony sposób tj. odpowiednim kodem.

Nie można również zapomnieć, że mamy 7 dni od dnia ustania awarii, aby przesłać taką fakturę do systemu KSeF. Chyba, że awaria ta zostanie zakomunikowana w środkach społecznego przekazu, to wówczas nie ma konieczności przesyłania jej do KSeF.

Do prawidłowego wystawienia faktury ustrukturyzowanej potrzebujemy dostępu do internetu. Będąc w trybie offline nie połączymy się z systemem KSeF. Jeśli nie możemy skorzystać z KSeF z przyczyny leżącej po naszej stronie np. nie mamy dostępu do internetu, to wówczas wystawiamy fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (tj. plik XML). Podatnik zobowiązany jest tak wystawioną fakturę przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym, po dniu jej wystawienia.

W świetle przepisów dotyczących KSeF, wystawianie faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do kwoty 450 zł będzie możliwe do dnia 31 grudnia 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 roku będzie istniała możliwość wystawienia faktury uproszczonej, jednak tylko przy wykorzystaniu KSeF.

Obowiązek korzystania z KSeF ma wejść w życie 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo od 1 stycznia 2025 r. Natomiast kary za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania systemu KSeF przy fakturowaniu mają obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Maksymalna wysokość kary może wynieść, aż 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – kara pieniężna wynosić będzie do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF. Należy mieć również na uwadze, że w okresie przejściowym tj. między 1 lipca 2024 roku a 1 stycznia 2025 roku, choć nie będą jeszcze obowiązywać kary ustawowe, to nie można wykluczyć ewentualnych kar z tytułu odpowiedzialności karno skarbowej.

KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje z konsumentami (B2C). Trzeba jednak pamiętać, że KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.