Różne błędy, różne metody ich korygowania

Możliwość skorygowania faktury wystawionej w KSeF „do zera” ze względu na błąd w danych nabywcy dotyczy tylko sytuacji, w której na pierwotnym dokumencie podano jego nieprawidłowy numer NIP - wynika z indywidualnej interpretacji.

Spółka świadcząca usługi dokonuje sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług na rzecz kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą. Ze względu na osiągane obroty od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Spółka liczy się z tym, że ze względu na znaczny wolumen transakcji mogą się zdarzyć sytuacje, w których wystawiona przez nią faktura ustrukturyzowana będzie zawierać błędy niemające wpływu na wysokość należności wynikającej z faktury oraz wysokość zobowiązania podatkowego (zwane dalej błędami niewartościowymi), takie jak błędny numer identyfikacji podatkowej kontrahenta czy też błąd w jego danych (np. błędny adres), i te błędy trzeba będzie poprawić.

Na etapie przygotowań do wdrożenia KSeF spółka tak dostosowała swój system księgowy, aby korygowanie błędów niewartościowych mogło odbywać się w sposób jak najbardziej zautomatyzowany, niezależnie od tego, czego dotyczą. W praktyce oznacza to, że spółka:

• dokonuje korekty in minus „do zera” pierwotnej faktury ustrukturyzowanej zawierającej błąd niewartościowy poprzez wystawienie faktury korygującej za pośrednictwem KSeF,
• wystawia w KSeF poprawną fakturę ustrukturyzowaną,
• oba te dokumenty są, co do zasady, wystawiane tego samego dnia.

Spółka koryguje w ten sposób wszystkie błędy niewartościowe, niezależnie od tego, jakie dane będą korygowane - czy NIP kontrahenta, czy jego inne dane (np. nazwa). Jej zdaniem taki sposób korekty błędów niewartościowych na fakturze ustrukturyzowanej wynika ze specyfiki funkcjonowania KSeF i ma charakter wyłącznie techniczny. Spółka wystąpiła natomiast o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że postępuje prawidłowo, wykazując na potrzeby raportowania VAT w pliku JPK_VAT oba dokumenty naprawiające błędy niewartościowe (a więc fakturę korygującą „do zera” i ponowną fakturę z prawidłowymi danymi kontrahenta) w miesiącu przesłania obu dokumentów do KSeF.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Sposób korygowania zależy od rodzaju błędu stwierdzonego na pierwotnej fakturze

W wydanej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie tylko nie zgodził się z tym stanowiskiem, ale dodatkowo zakwestionował samą praktykę korygowania wszystkich błędów niewartościowych w sposób opisany we wniosku. Podkreślił, że ze względu na sposób, w jaki zorganizowany jest Krajowy System e-Faktur od prawidłowego wskazania numeru NIP nabywcy zależy to, czy faktura zostanie udostępniona w systemie właściwemu podmiotowi. System nie sprawdza bowiem poprawności danych kontrahenta. Jeżeli na fakturze ustrukturyzowanej zostanie podany błędny NIP, to takiej fakturze, po jej prawidłowym przetworzeniu w systemie KSeF, zostanie nadany numer identyfikujący ją w systemie i otrzyma ją podmiot o istniejącym na tej fakturze numerze NIP, bądź, przy nieistniejącym nr NIP, nie otrzyma jej żaden podmiot. Taka faktura nie będzie więc prawidłowo dokumentowała sprzedaży, ponadto nie dotrze do nabywcy usługi.
W takiej sytuacji poprawnym postępowaniem jest wystawienie faktury korygującej „do zera” dla błędnie wskazanego kontrahenta i nowej faktury ustrukturyzowanej dla właściwego nabywcy (już z poprawnym numerem NIP).

Dyrektor KIS podkreślił też, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w KSeF nie zmienia zasad związanych z korygowaniem uprzednio złożonych plików JPK_VAT z deklaracją podatkową, a techniczne rozwiązania tego systemu nie powinny mieć więc wpływu na moment wykazywania faktur korygujących. Skoro korekta jest spowodowana przyczynami istniejącymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (faktura pierwotna nie dokumentuje dokonanej sprzedaży, gdyż wskazano błędny NIP nabywcy), to korektę należy ją rozliczyć w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana pierwotna faktura ustrukturyzowana zawierająca błędy - to jest w miesiącu, w którym pierwotnie powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej sprzedaży.

Inne są natomiast konsekwencje wystawienia w KSeF faktury ustrukturyzowanej, na której wskazano błędne dane adresowe kontrahenta lub popełniono błąd w jego nazwie. Taka faktura dotrze do nabywcy usług, nieprawidłowe jest więc jej korygowanie fakturą korygującą „do zera”. W tej sytuacji spółka, zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, powinna wystawić fakturę korygującą taki błąd. W takiej sytuacji faktura korygująca powinna być wykazana w pliku JPK_VAT z deklaracją na bieżąco, gdyż w tym przypadku nie dojdzie do zmiany podstawy opodatkowania ani podatku należnego wykazanego na pierwotnej fakturze ustrukturyzowanej.

Dyrektor KIS podkreślił też, że ograniczenia występujące w systemie księgowym podatnika nie mogą mieć wpływu na prawidłowość wystawianych dokumentów. Spółka jest zobowiązana do stosowania metod pozwalających na dokumentowanie przeprowadzonych transakcji zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie. W przypadku wystąpienia błędu w danych kontrahenta innych niż numer NIP spółka nie będzie więc miała prawa do wystawienia faktury korygującej fakturę pierwotną ustrukturyzowaną „do zera” wyłącznie ze względu na ograniczenia systemu księgowego.

Ponowna korekta faktury pierwotnej w KSEF nadal odwołuje się do faktury pierwotnej

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.44.2026.1.AMA z 24 marca 2026 r.