Faktura daje prawo do odliczenia VAT w momencie jej otrzymania

Prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur wbrew takiemu obowiązkowi powstaje, gdy nabywca otrzyma taką fakturę poza KSeF - potwierdził Dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji.

O indywidualną interpretację wystąpiła spółka prawa handlowego, której głównym przedmiotem działalności jest działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe oraz pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. W związku z prowadzoną działalnością spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi i otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Spółka dopuszcza możliwość, że po wejściu w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, część faktur zakupowych, które powinny być wystawione w KSeF, może nadal otrzymywać od dostawców poza tym systemem. Może do tego dojść np. w sytuacji, gdy:

• dostawca błędnie uzna, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
• dostawca w okresie od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r. skorzysta ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF ze względu na kryterium przychodowe, chociaż w rzeczywistości to zwolnienie nie będzie mu przysługiwało,
• dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, powołując się na awarię lub niedostępność systemu, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca,
• dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych.

Spółka zna wcześniej wydane interpretacje indywidualne, z których wynika, że w takich sytuacjach będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych (o ile spełnione są pozostałe warunki), zastanawia się natomiast, kiedy powstanie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. W szczególności bierze pod uwagę sytuację, w której najpierw otrzyma fakturę zakupową poza KSeF, a następnie - po pewnym czasie - otrzyma ten sam dokument w KSeF. Spółka jest zdania, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie wówczas data jej faktycznego otrzymania (poza KSeF). Aby uzyskać potwierdzenie swojego stanowiska, spółka wystąpiła o indywidualną interpretację.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku faktur ustrukturyzowanych datą otrzymania faktury jest co do zasady data przydzielenia fakturze numeru KSeF. Natomiast by rozstrzygnąć kwestię, kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury, która powinna zostać wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF, a została wystawiona poza tym systemem, trzeba mieć na uwadze, że w definicji faktury mieszczą się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Dlatego wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym jest spełnieniem jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Skoro podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Nie ma natomiast znaczenia jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

W tym samym wniosku spółka spytała o prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie dokumentu „potwierdzenie transakcji”. Zgodnie z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów podręcznikiem „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” w sytuacji, gdy faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF ID, nabywcy można wydać potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej. Jak wyjaśnił resort finansów, wydanie takiego potwierdzenia, nie będzie regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia, ponieważ nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników, wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne. Zdaniem spółki ponieważ ten dokument nie jest fakturą, odliczenie VAT naliczonego na jego podstawie będzie niemożliwe. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem spółki również w tym zakresie.

Nabywca nie straci przez zaniedbanie dostawcy

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG z 13 stycznia 2026 r.