AI musi poczekać. Księgowi wybierają integrację systemów po wdrożeniu KSeF

Sztuczna inteligencja musi ustąpić miejsca stabilnej organizacji pracy. Zamiast zapowiadanej rewolucji technologicznej, pierwsze miesiące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur przyniosły walkę z chaosem informacyjnym i rozproszoną komunikacją. Jak wynika z raportu fillup k24 „Barometr nastrojów polskich księgowych 2026”, aż 77,5% firm wciąż tkwi w procesie wdrożeniowym. Absolutnym priorytetem dla księgowych staje się dziś pełna integracja systemów oraz uporządkowany obieg dokumentów.

Integracja systemów i komunikacja z klientem wygrywają z AI

Zapowiedzi o natychmiastowej automatyzacji pracy księgowych przy użyciu zaawansowanych algorytmów zderzyły się z rynkową rzeczywistością. Zanim branża sięgnie po asystentów AI, musi odrobić lekcję z podstawowej organizacji procesów i integracji narzędzi IT.

Z badania przeprowadzonego na grupie 578 księgowych wyłania się jednoznaczna hierarchia potrzeb:

• 67,5% badanych jako numer jeden wskazuje pełną integrację z programami księgowymi,
• 41,9% respondentów stawia na rozbudowane i przejrzyste opcje komunikacji na linii klient–biuro,
• 30,8% księgowych wskazuje na potrzebę wdrażania systemów skanowania faktur OCR,
• technologie oparte na asystentach AI (32,5% wskazań) zajmują dalsze pozycje, ustępując miejsca weryfikacji stabilności systemowej.

– W rankingu potrzeb cyfryzacyjnych AI ustępuje miejsca integracji systemów i sprawnej komunikacji. Środowisko mówi nam jasno: zanim sięgniemy po zaawansowanych asystentów, chcemy uporządkować podstawy cyfrowego warsztatu. Prawda jest bowiem taka, że nawet najlepszy model AI nie zrekompensuje chaosu procesowego – księgowy profesjonalista potrzebuje dziś przede wszystkim cyfrowego porządku – tłumaczy dr Michał Hendryk, Rzecznik prasowy Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP).

Koniec pracy „na piechotę” – odpowiedzialność IT spoczywa na podatniku

Wejście w życie KSeF oraz bardziej szczegółowych struktur JPK wymusiło odrzucenie rozproszonej komunikacji opierającej się na wiadomościach e-mail, komunikatorach czy papierze. Wciąż jednak problemem pozostaje postawa części przedsiębiorców. Oczekują oni od biur rachunkowych wdrożenia procedur KSeF „pod klucz”, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian we własnych nawykach organizacyjnych.

Na podział ról w procesie cyfryzacji zwraca uwagę dr hab. Stanisław Hońko, prof. US i Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP):

– Jako SKwP staraliśmy się wskazać wyraźnie, że odpowiedzialność za wdrożenie KSeF spoczywa na podatniku, a nie na księgowych. Zadaniem regulatora jest natomiast odpowiednie przygotowanie przedsiębiorców i księgowych do tego zadania. Wskazaliśmy jednocześnie, że księgowi będą pomagać wdrażać KSeF, ale nie mogą być obarczeni odpowiedzialnością za kwestie techniczne i chaos informacyjny. KSeF nadal wymaga dopracowania, ale środowisko księgowych pokazuje dużą zdolność adaptacji. System ten zmienia charakter pracy – mniej czynności technicznych, więcej nadzoru i doradztwa.

Rozproszone kanały podnoszą poziom złożoności operacyjnej biura. Doświadczeniem z tradycyjnego modelu obsługi dzieli się Zuzanna Niełacna, ekspertka księgowa w fillup k24:

– Moje doświadczenie w tradycyjnym modelu – z dokumentami papierowymi, mailami i zdjęciami przesyłanymi różnymi kanałami – pokazało skalę problemu. W takim środowisku znaczna część pracy księgowego nie dotyczy samej księgowości, lecz organizacji obiegu informacji: kompletowania dokumentów, weryfikowania ich spójności oraz odtwarzania ustaleń z klientem. Efekt? Wraz ze wzrostem liczby klientów drastycznie rośnie złożoność operacyjna. Księgowy staje się koordynatorem procesu, zamiast koncentrować się na merytoryce. Czy nowoczesne narzędzia realnie odciążają? Tak, pod warunkiem ich właściwej integracji oraz uporządkowania procesów, również po stronie klienta.

Zmiany w JPK trudniejsze niż bieżąca obsługa KSeF

Automatyzacja procesów staje się dla biur warunkiem bezpieczeństwa w realiach ciągle zmieniających się przepisów. Z danych raportu fillup k24 wynika, że dla biur rachunkowych to nie bieżąca obsługa e-faktur, ale nowe struktury raportowe generują najwięcej wyzwań – uważa tak aż 82,4% badanych.

Skutki braku przewidywalności prawa i permanentnej skali zmian podsumowuje Grzegorz Szysz, Partner Zarządzający, Radca Prawny i Doradca Podatkowy w Grant Thornton:

– W praktyce obserwujemy, że przedsiębiorcy i ich doradcy funkcjonują dziś w warunkach permanentnej zmiany – planowanie biznesowe coraz częściej opiera się nie tylko na obowiązujących przepisach, ale również na próbie przewidywania kolejnych nowelizacji. To z kolei prowadzi albo do przyspieszania decyzji z obawy przed zmianą prawa, albo do ich odkładania w czasie. A to właśnie brak przewidywalności, rosnąca złożoność regulacji oraz ich kumulacja są dziś kluczowymi czynnikami wpływającymi na spadek optymizmu wśród księgowych.

Jak zastąpić chaos cyfrowym ekosystemem?

Ostatni kwartał stanowi dla polskich przedsiębiorstw kluczowy test dojrzałości organizacyjnej. Doświadczenia z wdrożenia KSeF jednoznacznie dowodzą, że eliminacja błędów i ochrona płynności finansowej wymagają całkowitego pożegnania archaicznych metod (takich jak przesyłanie zdjęć faktur) na rzecz ujednoliconych, współdzielonych ekosystemów pracy.

Ochrona płynności operacyjnej biura wymaga pożegnania przesyłania zdjęć faktur i nieuzgodnionych ustaleń mailowych. Kluczem do sprawnej obsługi staje się współdzielone środowisko pracy na linii klient–biuro.

Odpowiedzią na te wyzwania jest ekosystem fillup k24. Pozwala on stworzyć jedno centralne miejsce styku z przedsiębiorcą:

• Dokumenty z KSeF są pobierane automatycznie.
• Dokumenty dostarczane poza systemem digitalizowane są przez moduł OCR.
• Gotowe dane trafiają bezpośrednio do programów księgowych bez konieczności ręcznego przepisywania faktur.

Pobierz raport: Barometr nastrojów polskich księgowych 2026

Partnerami merytorycznymi raportu fillup k24 są: Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Grant Thornton oraz Uniwersytety WSB Merito.