Kary za KSeF odroczone do 2028 roku. Na co księgowi muszą uważać już teraz w rozliczeniach?

Wydłużenie okresu ochronnego przed sankcjami za błędy w KSeF do końca 2027 roku przyniosło przedsiębiorcom zgubne poczucie ulgi. Choć administracyjne kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2028 r., sam obowiązek stosowania e-faktur obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Brak kar finansowych z art. 106ni nie oznacza jednak taryfy ulgowej. Organy podatkowe już teraz mają pod ręką rygorystyczne przepisy, a konsekwencje błędnych działań klientów w pierwszej kolejności uderzają w ewidencje i sprawozdawczość prowadzoną przez biura rachunkowe.

Dla księgowych i doradców okres przejściowy to nie czas na przestój, lecz etap podwyższonej czujności. Zobaczmy, w jakich obszarach błędy podatników mogą generować bezpośrednie ryzyka i jak uchronić rozliczenia przed kłopotami z fiskusem.

Odroczenie sankcji z art. 106ni VAT: Co dokładnie wynika z przepisów?

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy nakładające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Zmianie tej nie towarzyszyło jednak natychmiastowe uruchomienie sankcji pieniężnych.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity:

- Zapisy przewidujące nakładanie kar pieniężnych na podatników naruszających obowiązki związane z KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) zostały odroczone do 1 stycznia 2028 r. Jednak docelowo, po okresie przejściowym, jeśli wystawimy fakturę poza KSeF urząd skarbowy będzie miał prawo nałożyć na nas karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Co istotne, zgodnie z art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku niedopełnienia obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie wszczyna się postępowań o przestępstwa lub wykroczenia skarbowe. 

Do 31 grudnia 2027 r. za naruszenie obowiązków związanych z KSeF osobom fizycznym nie grozi pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Odroczono jednak wyłącznie kary administracyjne dedykowane KSeF. Wszystkie pozostałe przepisy ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz Kodeksu karnego skarbowego działają w pełni, a KAS zapowiada weryfikowanie przypadków intencjonalnego omijania systemu.

Pułapka art. 108 ustawy o VAT: Kiedy błąd klienta rodzi „pustą fakturę”?

Brak sankcji z art. 106ni nie chroni przed skutkami art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (dotyczącego zapłaty podatku wykazanego na fakturze). Niepoprawne użytkowanie KSeF i zła praktyka obiegowa u klienta mogą doprowadzić do nałożenia obowiązku zapłaty podwójnego VAT-u.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity:

- Przykładem związanym z niepoprawnym wykorzystaniem KSeF, które może być związane z konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego, jest wysłanie odbiorcy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która odbiega od tej znajdującej się w KSeF. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 30 kwietnia 2026 roku nr 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC “w (..) sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT 

Kolejną sytuacją, która może narazić podatnika na negatywne konsekwencje jest wprowadzenie do KSeF faktur wystawionych wcześniej. 

Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity:

- Przykładowo, faktury ze stycznia 2026 omyłkowo wprowadziliśmy do KSeF w kwietniu 2026 roku. Zdaniem Dyrektora KIS (indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP z 23 czerwca 2026 r.), jeśli wprowadziliśmy do KSeF tego typu faktury, należy uznać je  za błędnie wprowadzone do obrotu prawnego, gdyż dokumentują zdarzenia gospodarcze, które już były udokumentowane fakturami wysłanymi w sposób elektroniczny lub papierowy. Jedynym sposobem na wyeliminowanie ich z obrotu prawnego jest wystawienie do nich faktur korygujących „do zera”.

W obu sytuacjach występuje ryzyko uznania dokumentów za tzw. puste faktury i naliczenia podwójnego zobowiązania podatkowego.

Tryby offline pod lupą: Przegapienie terminu wysyłki to najczęstszy błąd

Równie poważnym zagrożeniem w okresie przejściowym są błędy w procedurach wewnętrznych firm podczas wystawiania faktur poza KSeF. Problem nie leży w samym wystawieniu dokumentu w trybie awaryjnym, lecz w dopilnowaniu jego terminowego przesłania do systemu.

Zuzanna Niełacna, ekspertka księgowo-podatkowa w fillup k24:

- Przy KSeF trzeba rozróżnić wystawianie faktur online i offline. W trybie online dokument trafia do KSeF na bieżąco. W trybie offline faktura jest wystawiana poza systemem, a następnie musi zostać do niego przesłana w terminie wskazanym w ustawie. I właśnie tutaj widzę jedno z większych praktycznych ryzyk.

- Mówiąc o sankcjach za KSeF, nie ograniczałabym się do hasła „kara za wystawienie faktury poza systemem”. W praktyce problem może pojawić się również wtedy, gdy faktura została prawidłowo wystawiona w jednym z trybów offline, ale później nikt nie dopilnował jej terminowego przesłania do KSeF. Przy offline24 i niedostępności termin może upłynąć już następnego dnia roboczego, przy awarii mamy 7 dni roboczych. W biurze rachunkowym to właśnie ten etap uważam za najbardziej podatny na pomyłki przez przedsiębiorców. W czasie problemów technicznych firma skupia się na tym, żeby sprzedaż mogła być dalej dokumentowana. Faktura zostaje wystawiona, kontrahent dostaje dokument i operacyjnie temat wydaje się zamknięty. Tymczasem trzeba jeszcze dopilnować jej późniejszej wysyłki do KSeF i sprawdzić, czy system ją przyjął.

Ustawodawca przewidział odrębne terminy w zależności od wywołanej procedury:

• Offline24 (art. 106nda ustawy o VAT): Stosowany np. przy braku internetu lub w ramach organizacji pracy. Wysyłka do KSeF musi nastąpić najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.

• Tryb niedostępności (art. 106nh ustawy o VAT): Ogłoszony oficjalnie przez MF. Wysyłka do KSeF następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.

• Tryb awaryjny (art. 106nf ustawy o VAT): Dotyczy awarii KSeF komunikowanej w BIP MF. Czas na przekazanie dokumentów wynosi do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

• Awaria całkowita (art. 106ng ustawy o VAT): Sytuacja wyjątkowa (ogłaszana w środkach masowego przekazu), rozliczana według odrębnych komunikatów.

Sama instrukcja „co robimy, gdy KSeF nie działa” nie chroni przed przeoczeniem. W firmie klienta niezbędne jest wdrożenie bieżącego rejestru faktur wystawionych offline: jakim trybie zostały wystawione, kiedy upływa termin ich wysłania i czy faktycznie trafiły do systemu

Mit nie-VAT-owca i pełna widoczność transakcji w JPK_CIT

Częstym błędem popełnianym przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT jest przekonanie: „Jestem zwolniony z VAT, nie składam JPK_V7, więc urząd nie widzi moich faktur”.

Zuzanna Niełacna:

- Podatnicy zwolnieni z VAT również są co do zasady objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, a sam brak JPK_V7 nie oznacza, że sprzedaż pozostaje poza zasięgiem administracji skarbowej. Trzeba pamiętać, że system raportowania podatkowego nie kończy się dziś na JPK_V7. Do JPK dla podatków dochodowych trafiają dane z ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ewidencji przychodów, a zakres tych obowiązków jest rozszerzany etapami.

- Co ważne, transakcja ma zawsze dwie strony. Jeżeli sprzedawca nie prześle faktury do KSeF mimo obowiązku, nie oznacza to jeszcze, że urząd nie dowie się o niej z innych źródeł. Nabywca może ująć tę samą fakturę w swoich księgach jako koszt uzyskania przychodu, a dane o tej transakcji mogą znaleźć się w jego JPK dla podatków dochodowych. W praktyce może więc dojść do sytuacji, w której faktury nie ma w KSeF po stronie sprzedawcy, ale ta sama transakcja jest widoczna po stronie nabywca.

Spójność zapisów księgowych jako fundament bezpieczeństwa

Odroczone kary pieniężne nie wyłączają kontroli rzetelności ewidencji. W dobie cyfrowej sprawozdawczości kluczowa staje się ścisła weryfikacja statusu każdego dokumentu, pilnowanie rejestrów offline oraz dbanie o pełną spójność między fakturą ustrukturyzowaną, jej wizualizacją a zapisami w księgach obu stron transakcji.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »