KSeF - Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Najważniejsze zmiany, obowiązki i terminy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to fundamentalna zmiana w sposobie prowadzenia fakturowania w Polsce. Celem systemu jest wprowadzenie jednego standardu dla faktur, co ma uprościć ich wystawianie, przesyłanie i przechowywanie. Zmiana ta wpłynie zarówno na obowiązki przedsiębiorców, jak i na ich współpracę z administracją skarbową.

Główne zmiany i obowiązki, na które przedsiębiorcy muszą przygotować swoje firmy

• Jeden standard faktury: Wprowadzona zostaje faktura w nowym, ustrukturyzowanym formacie elektronicznym (XML). Wszystkie faktury generowane w ramach KSeF będą musiały być zgodne z tym wzorcem. Tradycyjne formy, np. PDF, staną się wyjątkiem.
• Obowiązkowe stosowanie: Należy pamiętać o terminach. Dla firm, których wartość sprzedaży przekracza 200 mln zł brutto, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. Dla pozostałych podatników VAT obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r.
• Wyjątki od reguły: System nie będzie dotyczył wszystkich transakcji. KSeF nie będzie musiał być stosowany przy wystawianiu faktur dla osób prywatnych (B2C) oraz w przypadku biletów, które pełnią funkcję faktury.
• Nowe numery identyfikacyjne: Do identyfikacji firmy będzie używany numer NIP. Każda wystawiona faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny nadany przez system KSeF.
• Koniec z tradycyjnymi fakturami: Faktury papierowe lub wysyłane e-mailem w formie PDF tracą na znaczeniu. Kluczowa zmiana dotyczy daty wystawienia faktury – od teraz będzie to data jej otrzymania przez KSeF, a nie data wysłania e-maila. Ta sama zasada odnosi się do daty otrzymania faktury przez kontrahenta – będzie to moment udostępnienia jej w systemie.

Najważniejsze terminy

• 1 lutego 2026 r.: Obowiązek dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto).
• 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
• 1 stycznia 2027 r.: Obowiązek dla najmniejszych firm (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie).

Jak KSeF wpłynie na działalność firmy? Korzyści i wyzwania

Korzyści dla biznesu:

• Szybszy zwrot VAT: W przypadku wystawiania wyłącznie e-Faktur w KSeF, okres oczekiwania na zwrot VAT skróci się z 60 do 40 dni.
• Większe bezpieczeństwo i porządek: Wszystkie faktury przedsiębiorcy będą bezpiecznie przechowywane w jednym systemie przez 10 lat. Eliminuje to ryzyko zgubienia lub zniszczenia ważnych dokumentów.
• Mniej biurokracji i błędów: Znika konieczność skanowania i fizycznego archiwizowania faktur. Automatyczne przesyłanie danych do systemów księgowych zredukuje liczbę pomyłek.

Wyzwania i nowe obowiązki:

• Konieczność dostosowania systemów: Przedsiębiorcy muszą sprawdzić, czy ich obecne programy do fakturowania są gotowe na integrację z KSeF. W przeciwnym razie konieczna będzie ich aktualizacja lub zmiana. Dla mniejszych firm dostępne będzie darmowe narzędzie od Ministerstwa Finansów.
• Zmiana sposobu myślenia o fakturowaniu: Należy przyzwyczaić się do faktu, że faktura jest oficjalnie wystawiona dopiero w momencie jej wysłania do KSeF. Oznacza to koniec z dowolnym wpisywaniem daty wystawienia dokumentu.

Podsumowując, KSeF to zmiana, która wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania, ale w dłuższej perspektywie może przynieść firmom znaczące korzyści, takie jak usprawnienie pracy, redukcja biurokracji i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji.