Dostęp i nadawanie uprawnień do systemu KSeF

Od 1 lutego 2026 r. zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji 2.0.
W celu uzyskania dostępu do KSeF, nadania w nim uprawnień, wygenerowania tokena lub certyfikatu do uwierzytelnienia i trwałego połączenia z systemem KSeF lub certyfikatu do wystawiania e-faktur w trybie offline, należy zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą i jesteś podatnikiem VAT - możliwość zalogowania do systemu KSeF (2.0) jako właściciel firmy masz nadaną dla swojego NIP automatycznie (nie musisz wysyłać formularza ZAW-FA). Jednak, aby móc wysyłać i odbierać e-faktury z KSeF, konieczne jest wygenerowanie certyfikatu lub tokena - aby móc trwale połączyć się z systemem KSeF.

W przypadku spółki lub jakiegokolwiek podmiotu niebędącego osobą fizyczną, konieczne jest wysłanie do swojego Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA - w celu wyznaczenia osoby, która będzie mogła zalogować się do KSeF w kontekście tej firmy. Ta osoba będzie nadawała uprawnienia dla siebie i dla innych - do poszczególnych czynności w systemie KSeF. Każdy podmiot niebędący osobą fizyczną składa tylko jeden formularz ZAW-FA, na którym wskazuje tylko jedną osobę. ZAW-FA należy podpisać podpisem elektronicznym i wysłać elektronicznie przez system e-Doręczenia do US.

Chcąc sprawdzić i nadać uprawnienia do systemu KSeF, należy najpierw zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

W sekcji 'Logowanie' należy wybrać opcję 'Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur'.

W oknie 'Wybierz sposób logowania' należy wybrać sposób w jaki będziemy chcieli się zalogować.
Mamy do wyboru: profil zaufany (1), certyfikat kwalifikowany (2) lub odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego (3). Instrukcja przedstawia logowanie poprzez wybór opcji 'Zaloguj profilem zaufanym'.

W sekcji 'Wprowadź kontekst logowania' należy wpisać NIP swojej firmy, a następnie wybrać przycisk 'Uwierzytelnij'.

Wyświetli się okno podpisywania dokumentu żądania uwierzytelnienia, w którym można sprawdzić dokumenty przed podpisaniem, po czym należy kliknąć  'Podpisz'.

W kolejnym kroku można będzie wybrać metodę podpisu dokumentu: przez Profil zaufany, E-dowód lub Certyfikat kwalifikowany.

Dalsze kroki będą na przykładzie Profilu Zaufanego.
Po wskazaniu opcji 'Profil Zaufany', wybieramy sposób logowania do naszego profilu. Jeśli nie posiadasz loginu i hasła do Profilu zaufanego, możesz skorzystać z logowania za pomocą bankowości elektronicznej, wybierając ikonę swojego banku.

Po wpisaniu danych do logowania, musimy je potwierdzić wpisując kod SMS. Po wpisaniu kodu, klikamy 'Potwierdź'.

Następnie potwierdzamy podpisanie dokumentu - wpisujemy kod SMS i klikamy 'Potwierdź'.

Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF może chwilę potrwać, w tym czasie nie zamykaj okna przeglądarki. Po zalogowaniu wyświetli się okno - w lewym bocznym menu będzie możliwość wybrania zakładki 'Uprawnienia'.

Po rozwinięciu menu 'Uprawnienia', będzie można zweryfikować posiadane już uprawnienia, wybierając z bocznego menu 'Moje uprawnienia'.

Będzie też można dodać administratora w KSeF - w oknie 'Dodaj administratora',

nadać nowe uprawnienia dla innych osób fizycznych lub podmiotów, do poszczególnych czynności w systemie KSeF -  w oknie 'Nadaj uprawnienie',

a także zarządzać nadanymi uprawnieniami oraz je odebrać - w oknie 'Zarządzaj uprawnieniami'.

Chcąc uzyskać pomoc w zakresie nadawania w KSeF odpowiednich uprawnień, należy skontaktować się z Krajową Informacją Skarbową.

W programie fillup możesz bardzo szybko połączyć się z systemem KSeF za pomocą prostego i intuicyjnego kreatora, który poprowadzi Cię krok po kroku przez kolejne etapy, począwszy od uwierzytelnienia się w KSeF za pośrednictwem Profilu Zaufanego, aż do trwałego połączenia z systemem MF poprzez wygenerowanie dla Ciebie certyfikatu do uwierzytelnienia oraz certyfikatu do pracy w trybie offline.

Szczegółową instrukcję znajdziesz w dziale Konfiguracja połączenia z KSeF przez certyfikaty w fillup.