Skanowanie faktur i dokumentów za pomocą OCR

Funkcja OCRowania (skanowania) dokumentów dostępna jest w kontekście (widoku) klienta k24 dla zalogowanego użytkownika, który posiada konto fillup oraz aktywny abonament k24. W aplikacji możliwe jest skanowanie faktur sprzedażowych oraz faktur kosztowych. Możliwe jest skanowanie zarówno pojedynczych dokumentów, jak i zbiorcze OCRowanie dokumentów przesłanych przez klienta.

Przed rozpoczęciem pracy z OCR, należy odpowiednio przygotować pliki faktur - jeśli chcemy skanować wiele faktur, konieczne jest ich podzielenie na odrębne pliki (jedna faktura jako jeden plik). 

OCR umożliwia odczytywanie dokumentów z plików o formacie .png, .jpg, .pdf.

Aby zeskanować fakturę przychodową, należy wybrać z menu Faktury, a następnie w widoku listy faktur Wystaw fakturę ->Odczytaj fakturę z pliku (OCR)

Podczas pierwszego uruchomienia OCR, pojawi się komunikat informujący o sposobie jego działania. Jeśli nie chcemy, aby komunikat pojawiał się przy każdym uruchomieniu skanowania, można go wyłączyć poprzez zaznaczenie opcji “Nie pokazuj więcej tego okna”  (1). Następnie klikamy Kontynuuj skanowanie (2).

W kolejnym kroku możemy przesłać plik faktury. Możemy to zrobić, klikając opcję “Wczytaj plik”, a następnie w oknie systemowym wybrać odpowiedni plik i  zatwierdzić lub możemy dodać plik faktury z komputera przeciągając do wskazanego okna metodą “Przeciągnij&Upuść” (“Drag&Drop”).

Klikamy "Zapisz" - rozpocznie się skanowanie dokumentu.

Po poprawnym odczytaniu pliku, wyświetli się okno z możliwością wyboru edytora faktury - odczytane z faktury wartości (np. dane nabywcy, data wystawienia, cena netto itp.) trafią do odpowiadających im pól w edytorze.

W rezultacie zostanie wyświetlone podzielone na pół okno edytora faktury - po prawej stronie znajduje się podgląd OCRowanego dokumentu (1), po lewej edytor faktury (2).

Dodatkowo, odczytywany plik źródłowy zostanie zapisany i znajduje się na liście Dokumenty. Zarówno dokument źródłowy, jak i faktura otrzymają ikonę spinacza oraz informację “Dokument powiązany”, informującą o podpięciu pliku źródłowego do wskazanej faktury.

Plik źródłowy można pobrać za pomocą opcji po rozwinięciu menu kontekstowego Faktury, po kliknięciu na wybraną fakturę przyciskiem Pobierz -> Pobierz plik źródłowy.

Z widoku listy dokumentów natomiast możliwe jest przejście do edytora zeskanowanego dokumentu po wybraniu dokumentu i rozwinięciu menu kontekstowego oraz kliknięciu opcji “Otwórz dokument powiązany”.

Skanowanie faktury kosztowej możliwe jest poprzez wybranie z menu “Koszty” (1), a następnie rozwinięcie opcji Odczytaj koszt -> Odczytaj koszt z pliku (OCR (2).

W kolejnym kroku przesyłamy plik wydatku w oknie “Prześlij nowy dokument”. Możemy to zrobić na dwa sposoby - przeciągając wybrany plik do okna metodą “Przeciągnij&Upuść”

lub wybrać “Wczytaj plik”, a następnie wskazać go z okna systemowego.

Rozpocznie się skanowanie. Ukończenie akcji skutkuje wyświetleniem podzielonego na pół okna - po lewej stronie znajdować się będzie edytor kosztu (1), po prawej podgląd skanowanego dokumentu (2).

Dodatkowo, odczytywany plik źródłowy zostanie zapisany i znajduje się na liście “Dokumenty”. Zarówno dokument źródłowy, jak i koszt otrzymają ikonę spinacza oraz informację “Dokument powiązany”, informującą o podpięciu pliku źródłowego do wskazanej faktury.

Z widoku listy dokumentów możliwe jest przejście do edytora zeskanowanego dokumentu po wybraniu dokumentu i rozwinięciu menu kontekstowego oraz kliknięciu opcji “Otwórz dokument powiązany”.

Aplikacja k24 umożliwia przesyłanie dokumentów w formacie .jpeg, .jpg, .png, .xml, .pdf, .csv, .sta. Umieszczone w chmurze dokumenty mogą być skanowane za pomocą funkcji OCRowania. 

W tym przypadku program samodzielnie decyduje, czy dokument zostanie zaklasyfikowany jako “faktura” (jeśli wystawiający na dokumencie źródłowym jest zgodny z profilem klienta) lub “koszt” (jeśli nabywca z pliku źródłowego jest taki sam jak w bieżącym profilu). 

Jeżeli automatyczna klasyfikacja dokumentu nie będzie możliwa ze względu na brak powiązania żadnego z kontrahentów z identyfikatorem podatkowym klienta, to program wyświetli komunikat z pytaniem.

Przed skanowaniem należy wczytać dokument klikając Dokumenty->Prześlij dokumenty.

Należy wybrać plik z folderu systemowego a następnie kliknąć “Zapisz”. 

Aby zeskanować dokument trzeba na niego kliknąć i z menu po prawej stronie wybrać “Odczytaj dokument (OCR)”.

Rozpocznie się odczytywanie dokumentu. W zależności, czy dokument zostanie wczytany jako faktura czy jako wydatek, otworzy się w kolejnym kroku podgląd pliku źródłowego z edytorem faktury kosztowej lub faktury sprzedażowej.

Aplikacja k24 umożliwia przesyłanie dokumentów w formacie .png, .jpg lub .pdf. Umieszczone w chmurze dokumenty mogą być skanowane za pomocą funkcji OCRowania pojedynczo lub zbiorczo. 

Księgowy decyduje, czy wskazany dokument ma zostać zeskanowany jako wydatek, czy jako przychód.

W przypadku skanowania pojedynczego dokumentu rozpoczęcie skanowania możliwe jest po wybraniu dokumentu z listy dokumentów. W tym celu należy wybrać opcję “Dokumenty” (1), kliknąć na wybrany dokument - rozwinie się menu kontekstowe (2), a następnie wybrać opcję “Odczytaj dokument (OCR)” (3)

Rozpocznie się odczytywanie dokumentu. W zależności, czy dokument zostanie wczytany jako faktura, czy jako wydatek, otworzy się w kolejnym kroku podgląd pliku źródłowego z edytorem faktury kosztowej lub faktury sprzedażowej (po uprzednim wybraniu rodzaju edytora).

Aby rozpocząć skanowanie wielu dokumentów, należy oznaczyć je w zakładce “Dokumenty” oraz w menu kontekstowym, które pojawi się po prawej stronie, rozwinąć opcję “Odczytaj (OCR)”. Jest tu dostępnych kilka możliwości zeskanowania dokumentów:

• odczytaj koszty (OCR) - wszystkie skanowane dokumenty zostaną wczytane jako faktury kosztowe,
• odczytaj przychody (OCR) - wszystkie skanowane dokumenty zostają wczytane jako faktury sprzedaży,
• odczytaj fakturę (OCR) - przed rozpoczęciem skanowania każdego dokumentu możliwe będzie wskazanie, czy ma zostać wczytany jako przychód lub jako koszt.

W przypadku wybrania opcji skanowania kosztów lub przychodów, konieczny będzie jedynie przy fakturach sprzedażowych wybór właściwego edytora faktury. Natomiast w momencie wyboru skanowania różnych faktur, pojawi się okno do wskazania rodzaju docelowej faktury (wydatek lub przychód). Dodatkowo w tym oknie istnieje możliwość podglądu dokumentu (1) oraz opcja: przerwanie operacji (2) - zakończy ona działanie funkcji i powróci do listy dokumentów, pomiń (3) - pomija dany dokument i przechodzi do kolejnego, jeśli taki istnieje, kontynnuj (4) - po wybraniu rodzaju faktury dokument zostanie zOCRowany.

Przy każdym skanowaniu zbiorczym na górnej belce znajduje się pasek postępu, wskazujący ogólną liczbę dokumentów skanowanych oraz obecnie skanowany dokument (dokument X z X liczby dokumentów). Przechodzenie pomiędzy kolejnymi dokumentami jest automatyczne i zadziała prawidłowo, gdy pozostaniemy w widoku i odczekamy na kolejne instrukcje programu.

Skanowanie dokumentów zakończone zostaje krótkim podsumowaniem o postępie OCRowania (jeśli nie przerwano operacji).

Edytor OCR podzielony jest na dwie części - po prawej stronie znajduje się podgląd pliku źródłowego (1), po lewej - edytor faktury lub kosztu (2).

W oknie podglądu, w jego dolnej części znajdują się opcje umożliwiające: nawigację (1) (przechodzenie pomiędzy kolejnymi stronami, jeżeli faktura zawiera więcej niż jedną stronę), przybliżanie oraz oddalanie (ZOOM) podglądu dokumentu (2). Nawigację można ukryć za pomocą przycisku “Odepnij nawigację” (3).

Kolejnym ułatwieniem umożliwiającym weryfikację odczytanych pól, jest ich podświetlenie. Po wybraniu tej opcji, zostaną wyróżnione kolorowym tłem pola, które zostały odczytane przez system OCR. Po najechaniu na wybrane pole, u dołu ekranu podglądu, pojawi się ramka z informacją o odczytanej wartości pola. 

Opcja ta dostępna jest jedynie przy pierwszym skanowaniu dokumentu.

Możliwe jest również “odpięcie” źródłowego dokumentu z widoku i otwarcie go w nowej karcie przeglądarki. Po zamknięciu karty przeglądarki, widok w aplikacji k24 powróci do podzielonego na pół ekranu.

OCR aplikacji k24 skanuje dokumenty i klasyfikuje je jako faktury przychodowe lub faktury kosztowe. Po odczytaniu dokumentu wypełniane są pola edytora na podstawie pliku źródłowego takie jak:

• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• wystawiający,
• nabywca,
• sprzedawca,
• pozycje dokumentu, tj. jego nazwa, jednostka miary, cena netto, stawka VAT, wartość VAT, wartość brutto, kwota rabatu, kod GTU, termin płatności.

OCR nie odczytuje wartości PKWiU pozycji faktury, procedur JPK, niektórych pól rabatowych oraz danych dot. płatności. Przed zapisem, należy upewnić się, czy nie należy uzupełnić wskazanych danych ręcznie.

Agregacja pozycji jest automatycznym uzupełnieniem pozycji edytora jednym wpisem, zawierającym jak najdokładniejszą sumę wszystkich zeskanowanych pozycji, zwracając jednocześnie uwagę na rozbicie tych sum na występujące w dokumencie stawki VAT.

Przykład 1:

Skanuję fakturę, w której kupuję paliwo (stawka 23% VAT), płyn do spryskiwaczy (23% VAT) oraz kawę (stawka 5% VAT).

Agregacja sumuje kwoty względem stawek VAT, tzn do stawki 23% trafi paliwo oraz płyn, a do stawki 5% kawa. Analogicznie, zawarcie innych stawek na zeskanowanej fakturze przyporządkuje je do odpowiednich wpisów agregacji. Mechanizm ten jest analogiczny do obecnej na wydruku tabeli “Podsumowanie PLN”.
Wynikowo, agregacja wydatków przedstawia się następująco:

Mechanizm agregacji stosowany jest automatycznie w przypadku, gdy skanowanie pozycji zwróci niezadowalającą ilość danych potrzebnych do obliczeń (np. przy skanowaniu niskiej jakości zdjęcia faktury).

Agregacja wydatków możliwa jest do przełączenia przez użytkownika z poziomu nagłówka sekcji “Zakup towarów i usług”. Przełączenie to jest możliwe tylko na otwartym, edytorze skanowanego kosztu.

UWAGA: W momencie zapisu kosztu, zapisywany jest wyłącznie aktualnie wybrany widok (tj. tylko agregacja lub tylko pełna lista pozycji). W późniejszym czasie nie ma możliwości zmiany widoku.

Różnica obliczeń jest dodatkowym, sztucznym wydatkiem uzupełnianym automatycznie przy skanowaniu faktury kosztowej lub sprzedażowej. Występuje ona w dwóch przypadkach:

• W sytuacji, kiedy na fakturze występują rabaty (obsługiwane są zarówno rabaty ogólne liczone od kwoty brutto podsumowania, jak i te przypisane do konkretnych pozycji faktury). Rabaty te, pod warunkiem ich poprawnego zeskanowania, są sumowane i umieszczane w wydatku nazwanym “Różnica obliczeń” i zawierają ujemne kwoty.
• W sytuacji analogicznej do zastosowania automatycznej agregacji, tj. braku kompletu danych kwotowych o pozycji faktury, całkowitego pominięcia danej pozycji lub błędnego działania algorytmu (np.zeskanowania tej samej pozycji kilkukrotnie, kiedy występuje ona w kilku tabelach na fakturze). Różnica obliczeń jest wówczas różnicą pomiędzy zeskanowanymi kwotami podsumowania faktury, a sumą kwot pozycji, które udało się zeskanować.

Wydatek “Różnica obliczeń”, podobnie jak agregacja, podlega rozbiciu na stawki VAT zeskanowane ze źródłowej faktury.

W przypadku, gdy nie jest możliwe odczytanie przesyłanego dokumentu, aplikacja wyświetla komunikat informujący o nieudanej próbie OCRowania.

W przypadku, gdy dane w pliku źródłowym nie są zgodne z danymi z profilu klienta, aplikacja informuje o występującej różnicy.