Umowa - powierzenia danych w Chmurze.

Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
Dysk fillup i e-skrzynka Dysku fillup

Niniejszy dokument jest integralną częścią Regulaminu usług serwisu fillup.pl oraz Licencji Aplikacji fillup w wersji 6.x Beta i dotyczy danych osobowych jeżeli są one wprowadzane przez Użytkownika lub e-Klienta do Formularzy Aplikacji fillup i/lub są elementem plików przechowywanych na Dysku fillup lub e-skrzynce Dysku fillup.

Wstęp

Kiedy wprowadzasz dane do Aplikacji fillup z opcją zapisu ich na Dysku fillup lub zapisujesz pliki w e-Skrzynce Dysku fillup (dalej rownież: Dysk fillup i e-Skrzynka Dysku fillup określane są łącznie jako Chmura lub usługa chmury), jesteś Administratorem tych danych, a e-file jest dostawcą Chmury i tym samym Procesorem (wykonującym zadanie zlecone mu przez Administratora danych). Pomiędzy Tobą, a e-file zachodzi stosunek powierzenia przetwarzania danych w tym danych osobowych. e-file świadcząc usługę przetwarzania danych w Chmurze zobowiązany jest przetwarzać te dane w celu i zakresie określonym przez Administratora (art. 29 RODO). Powinieneś jako Administrator określić cel jeszcze przed zebraniem danych, na wypadek zaistnienia konieczności wyrażenia zgody przez osoby, których dane dotyczą. 

Umowa zostaje zawarta przez przez Ciebie w momencie akceptacji niniejszych zasad przy rejestracji Konta fillup. Usługi chmurowe rozpoczniemy dla Ciebie świadczyć w momencie skorzystania po raz pierwszy z funkcjonalności Dysku fillup lub e-skrzynki Dysku fillup. Do czasu kiedy nie skorzystasz z tych funkcji niniejsze zasady nie mają zastosowania do użytkowania przez Ciebie Aplikacji fillup, której zasady korzystania regulują warunki Licencji.

Czym jest usługa chmury? 

Zgodnie z definicją opracowaną przez Grupę Roboczą Artykułu 29 ds. Ochrony Danych „cloud computing”, (Chmura), obejmuje zestaw technologii i modeli usług, które koncentrują się na wykorzystywaniu i dostarczaniu poprzez Internet aplikacji informatycznych, możliwości przetwarzania, zasobów pamięci”.

Administracja i powierzenie danych osobowych

  1. To Ty jako Użytkownik Chmury wskazany jednoznacznie, jako Użytkownik Konta fillup przypisanego do tych usług jesteś Administratorem danych, które wprowadzasz do Chmury i określasz cel i zakres ich przetwarzania. e-file jako dostawca przechowuje dane, które wprowadzasz do Chmury. 
  2. e-file nie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych administratora. e-file  jest dostawcą usługi, przetwarza powierzone dane osobowe w imieniu i na rzecz Administratora danych osobowych (ADO) tzn. na Twoją rzecz. 
  3. Niniejsze zasady stanowią dla e-file udokumentowane polecenie przez Ciebie jako Administratora i rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a oraz art. 29 RODO traktowane będą jako umowa powierzenia danych. 
  4. Jeżeli chciałbyś otrzymać wydruk treści niniejszej umowy (nie jest to wymagane - wystarczy niniejsza jej treść elektroniczna) - prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta serwis@fillup.pl

Techniczne warunki korzystania z Chmury

  1. Aby e-file mogło świadczyć Usługi Chmury , musisz mieć zainstalowaną wersję Aplikacji fillup na komputerze (desktop) - zgodne z wymaganiami technicznymi lub przeglądarkę internetową do uruchomienia Wersji Online.
  2. e-file gwarantuje najwyższe bezpieczeństwo przechowywania Twoich danych dzięki wykorzystaniu chmury z zapisem danych Microsoft Azure, która spełnia normy ISO/IEC 27018.
  3. Skonfigurowana przez e-file usługa Chmury  z zapisem danych w Microsoft Azure, wykorzystuje serwery, które mogą znajdować się na terenie państwa trzeciego jednak należącego do  Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię. 
  4. Dbając o najwyższe standardy bezpieczeństwa, e-file sugeruje i zaleca, by po przejściu na inne strony niż fillup.pl lub korzystając z innych usług niż usługa Chmury, zapoznać się z polityką prywatności tam ustaloną. Niniejsze zasady dotyczą wyłącznie danych osobowych wprowadzanych przez Ciebie do Chmury za pośrednictwem Serwisu fillup.pl i usług świadczonych za pośrednictem tego serwisu i Aplikacji fillup. Pamiętaj, że e-file nie może ponosić odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące u innych Administratorów lub Procesorów (przetwarzających dane)..

Prawa i obowiązki e-file jako Procesora

  1. Na mocy tego dokumentu e-file realizuje cel ściśle określony przez Ciebie jako Administratora i nie ma uprawnień do podejmowania innych czynności na danych osobowych niezwiązanych z tym celem. 
  2. e-file ma obowiązek informować i raportować o wszystkich incydentach naruszenia bezpieczeństwa danych oraz o zastosowanych metodach zwalczania ich skutków.
  3. e-file jako dostawca usługi Dysku fillup oraz e-skrzynki Dysku fillup ma obowiązek wspierać Ciebie we wszystkich kwestiach technicznych związanych z korzystaniem z Chmury. W razie pytań związanych z tym jak zmienić, usunąć dane, a także innych pytań dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt Działem Obsługi Klienta pod adresem serwis@fillup.pl
  4. e-file nie ponosi odpowiedzialności za Twoje działania lub zaniechania związane z korzystaniem z Chmury.
  5. e-file nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie bądź niewykonanie przez Strony umów związanych z danymi zapisanymi w Chmurze. Ewentualna odpowiedzialność związana z takimi umowami dotyczyć może strony która przechowuje dokumenty w Chmurze.
  6. e-file nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość i rzetelność informacji oraz danych wprowadzonych przez Ciebie do Chmury.
  7. e-file oświadcza, że wdrożył środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczne przetwarzanie danych osobowych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
  8. Po zakończeniu obowiązywania Umowy (niezależnie od przyczyny) e-file zgodnie z Twoją dyspozycją jako Administratora zniszczy, w sposób i w terminie odrębnie ustalonym z Administratorem, wszelkie powierzone na podstawie niniejszej Umowy dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub unijnego nakażą przechowywanie tych danych osobowych. 
  9. e-file będzie dążył do tego, aby pomóc Ci w niezbędnym zakresie wywiązywania się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO oraz w razie kontroli UODO.
  10. Po stwierdzeniu naruszenia powierzonych e-file przez Administratora danych osobowych, e-file bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 12 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgłosi je Administratorowi. 

Twoje prawa i obowiązki jako Administratora

  1. Możesz za zgodą osób trzecich z wykorzystaniem Konta fillup, nadawać uprawnienia do dostępu/edycji/generowania danych w Twojej Chmurze. Ponosisz odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym nadałeś te uprawnienia.
  2. Przetwarzając dane osobowe jako Administrator masz obowiązek spełniać warunki prawno-organizacyjne, niezbędne do  bezpiecznego przetwarzania danych osobowych, które wprowadzasz do Chmury. 
  3. Korzystając z Chmury zobowiązujesz się m.in. do:
    a) zapewnienia legalności (podstawa prawna przetwarzania), 
    b) wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarzasz, 
    c) zapewnienia bezpieczeństwa danych (wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych),
    d) usunięcia lub anonimizacji danych po zakończeniu ich przetwarzania.

Odbiorcy danych

e-file przechowuje wprowadzone przez Ciebie dane do Chmury. e-file nie będzie tych informacji sprzedawać, wydzierżawiać. Dane gromadzone i przetwarzane przez e-file mogą być ujawnione podmiotom trzecim z mocy prawa lub w konsekwencji wykonalnych nakazów organów rządowych, w razie uznania, że ujawnienie takie jest niezbędne dla:

  1. ochrony praw e-file lub osób trzecich,
  2. ochrony bezpieczeństwa publicznego lub innych osób,
  3. zapobieżenia lub powstrzymania działań o charakterze nieetycznym lub obraźliwym,
  4. oraz we wszelkich innych przypadkach wymaganych prawem, w szczególności w przypadkach podejrzenia popełnienia czynu zabronionego lub naruszenia praw własności intelektualnej lub przemysłowej.

Ochrona danych i zachowanie poufności

Wszystkie dane uzyskane za pośrednictwem Chmury są przechowywane i przetwarzane przez e-file w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
e-file szanuje prawo do prywatności i dba o bezpieczeństwo danych. W tym celu używany jest m.in. bezpieczny protokół szyfrowania komunikacji (SSL).

Wszelkie dane w tym dane osobowe zapisane w Chmurze są traktowane jako poufne i nie są widoczne dla osób nieuprawnionych.

e-file w celu doskonalenia i rozwoju Aplikacji fillup oraz usług Chmury zastrzega sobie prawo użycia danych zapisanych w Chmurze do tworzenia algorytmów, uczenia maszynowego oraz tworzenia mechanizmów sztucznej inteligencji, (AI z ang. artificial intelligence) z pominięciem przy tych czynnościach profilowania danych lub wykorzystania do tych celów danych wrażliwych.

Przetwarzanie danych osobowych powierzonych do przetwarzania e-file zgodnie z Umową odbywać się będzie w okresie obowiązywania Umowy, z zastrzeżeniem przetwarzania, które odbywa się w celu realizacji obowiązków nałożonych na Przetwarzającego z mocy przepisów prawa.

Okres trwania umowy powierzenia 

Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

Strony mogą rozwiązać umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie liczy się od dnia dostarczenia treści wypowiedzenia na adres e-mail: rodo@e-file.pl, przez Administratora danych lub na adres e-mail przypisany do usługi Chmury w Koncie fillup dostarczone przez e-file.

e-file zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych po rozwiązaniu Umowy. Przy wypowiedzeniu usług Chmury, powinieneś eksportować/usunąć wszystkie dane, które wprowadziłeś. W razie złożenia wypowiedzenia, a nie usunięcia samodzielnie danych z bazy z upływem okresu wypowiedzenia, e-file dokona tego jeden miesiąc po upływie okresu wypowiedzenia.  

Strony mogą  rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy:

  1. e-file będzie przetwarzać dane osobowe w sposób niezgodny z Umową,
  2. Administrator będzie naruszać zasady ochrony danych, będzie podejmować próby dokonywania zmian w oprogramowaniu dostawcy, będzie dostarczać do e-file treści o charakterze bezprawnym.

Upływ okresu wypowiedzenia umowy powierzenia jest jednoznaczne z zakończeniem przez e-file świadczenia usług Chmury, co może znacząco wpłynąć na ograniczenie funkcjonalności korzystania z aplikacji fillup w wersji online oraz innych usług. 

Brak opłacenia abonamentu za Aplikację fillup w okresie dłuższym niż 90 dni od ostatniego opłaconego dnia aktywnego abonamentu, upoważnia e-file do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia oraz zaprzestania świadczenia usług chmury: Dysku fillup i e-skrzynki Dysku fillup, co może znacząco wpłynąć na ograniczenie funkcjonalności korzystania z aplikacji fillup w wersji online oraz innych usług. Opłacenie części zaległości przesuwa odpowiednio okres 90 dni o okres opłacony, przy czym płatności za pojedyncze wypełnione formularze, za pośrednictwem usługi SMS Premium nie są wliczane w powyższe przesunięcie terminu.

Na koniec

Zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w tym zasad zw. z reklamacją itp. zawarte są w Regulamienie udostępnionym i zaakceptowanym przez Użytkownika podczas rejestracji Konta fillup.  

Wszelkie Regulaminy i informacje dostępne są na stronie www.fillup.pl w zakładce „Informacje prawne”. Możesz je  odczytać, ściągnąć ich treść na swoje urządzenie oraz wydrukować.

W przypadku sporów powstałych na podstawie niniejszej umowy będą one rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie w drodze negocjacji, ale gdyby nie udało się dojść do porozumienia to możliwe jest skorzystanie z mediacji (tzn. pozasądowego sposobu rozwiązywania konfliktów) poprzez platformę Online Disputes Resolution (ODR) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr/

W przypadku braku możliwości znalezienia polubownego rozwiązania, spory będą rozstrzygane przez właściwy polski Sąd Powszechny na zasadach opisanych w Regulaminie serwisu fillup.pl