Dokument informacyjny z dodatkowymi danymi nie jest fakturą VAT

Podatnik, który wystawi nabywcy fakturę w KSeF, może wygenerować dla niego dokument informacyjny niebędący fakturą VAT, a w jego treści powtórzyć część danych z faktury - potwierdzono w indywidualnej interpretacji.

Spółka świadcząca usługi doręczania i odbioru przesyłek jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT. Spółka dostosowuje swój system fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ze względu na obawy, że proces generowania faktur sprzedażowych w KSeF może być długotrwały i złożony, spółka planuje, że równolegle z wysyłką faktur do KSeF będzie przesyłała klientom dokumenty rozliczeniowe, pozwalające im zapoznać się ze szczegółami rozliczenia danej transakcji. Taki dokument, opisany jako "dokument rozliczeniowy", będzie zawierał:

• numer, datę wystawienia oraz szczegóły transakcji tożsane z tymi, które znajdą się na fakturze wysyłanej do KSeF,
• dodatkowe informacje,
• adnotację, że klient powinien pobrać fakturę VAT z Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie będzie w nim natomiast:

• numeru KSeF faktury,
• oznaczenia "faktura VAT" ani żadnego innego oznaczenia wskazującego, że dokument jest fakturą VAT.

W związku z tymi planami spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby upewnić się, że opisany we wniosku proces wysyłania do klientów dokumentów rozliczeniowych:

• nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT,
• nie będzie oznaczał konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur (zgodnie z art. 108 ustawy o VAT),
• nie będzie miał dla spółki żadnych innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT.

We wniosku argumentowała, że skoro dokument ma charakter wyłącznie informacyjny, a jego wystawca - między innymi przez nadanie mu odpowiedniej nazwy oraz przez umieszczenie adnotacji - jednoznacznie wskazuje, że nie traktuje takiego dokumentu jako faktury w rozumieniu ustawy o VAT, to taki dokument nie jest fakturą VAT i nie rodzi skutków takich jak faktura, w szczególności - skutków opisanych w art. 108 ustawy o VAT.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Dokument informacyjny nie jest fakturą

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał to stanowisko za prawidłowe. Zgodził się z wnioskodawcą, że opisany we wniosku dokument nie stanowi faktury w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług i że jego wystawienie nie będzie rodzić obowiązku zapłaty podatku. Równocześnie podkreślił, że wystawienie przez spółkę dokumentu informacyjnego nie zwalnia jej z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. Od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od rocznej wartości sprzedaży podatnika) takie faktury będą musiały być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura proforma – czym jest, jakie ma elementy, zasady rozliczania, wzór

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.601.2025.1.EW z 25 sierpnia 2025 r.