Noty uznaniowe pozostaną poza KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie dotyczył dokumentów innych niż faktury - po raz kolejny przypomniał Dyrektor KIS.

O tę kwestię spytała spółka, która prowadzi działalność polegającą na dystrybucji produktów z sektora zdrowia oraz środków ochrony roślin. Sprzedaje te towary m.in. hurtowniom farmaceutycznym oraz dystrybutorom/ hurtowniom środków ochrony roślin. Jej kontrahenci sprzedają te wyroby kolejnym podmiotom w ramach łańcucha dystrybucji, takim jak apteki, sklepy czy supermarkety, te zaś prowadzą sprzedaż detaliczną. W niektórych przypadkach ten łańcuch ulega wydłużeniu (pojawia się w nim dodatkowy dystrybutor) bądź skróceniu (spółka sprzedaje towary bezpośrednio do sklepu).

Aby wspierać sprzedaż, spółka, w ramach programów intensyfikacji sprzedaży, wypłaca podmiotom innym niż jej bezpośredni kontrahenci (a więc kontrahentom kontrahentów) premie pieniężne, uzależnione np. od wartości zakupów dokonanych w określonym czasie, wartości sprzedaży produktów spółki lub realizującym inne zadania określone w warunkach promocji. Wypłacane premie nie mają związku z jakimkolwiek świadczeniem ze strony tych podmiotów na rzecz spółki.

Spółka dysponuje indywidualną interpretacją podatkową z 2017 r.(sygn. 0114-KDIP4.4012.189.2017.1.AS), z której wynika, że przyznawane przez nią premie pieniężne należy uznać za rabaty, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz że można je dokumentować wystawianymi przez spółkę notami uznaniowymi. Spółka ma jednak wątpliwość, czy po objęciu jej obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (nastąpi to 1. lutego 2026 r. ze względu na przekroczenie w 2024 r., progu wartości sprzedaży 200 mln zł brutto) nadal będzie mogła dokumentować premie pieniężne notami uznaniowymi wystawianymi poza tym systemem. Jest zdania, że tak, ale by uzyskać potwierdzenie swojego stanowiska, wystąpiła w tej sprawie o indywidualną interpretację.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Nota uznaniowa nie jest fakturą VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z tym stanowiskiem. W interpretacji wskazał, że wystawiane przez spółkę noty uznaniowe, o których mowa w opisie, nie są fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług. W obecnym stanie prawnym takie dokumenty są wystawiane poza systemem fakturowania, jako noty księgowe. Wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie dotyczy dokumentów innych niż faktury, Ani z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF, ani z przepisów, które wejdą w życie z 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby noty księgowe musiały być wystawiane przy użyciu KSeF. Jest to konsekwencją faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy. Stanowisko wnioskodawcy jest więc prawidłowe.

Dokument informacyjny z dodatkowymi danymi nie jest fakturą VAT

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.703.2025.1.EW z 17 października 2025 r., indywidualna interpretacja 0114-KDIP4.4012.189.2017.1.AS z 7 lipca 2017 r.