Aktówka

Niewątpliwym ułatwieniem w wypełnianiu formularzy w programie jest fakt, że aplikacja fillUp uczy się Twoich danych z każdym wypełnionym formularzem, drukiem czy deklaracją. 

Zobacz także film - jak wypełnić formularz?

Jeżeli wypełniając pierwszy raz np. druk PCC-3 dla Jana Kowalskiego wpiszesz jego dane, jak PESEL, adres, datę urodzenia itp. w każdym kolejnym formularzu, gdy zaczniesz np. wpisywać nr PESEL Jana fillUp, podpowie Ci Jana Kowalskiego i wybierając go z listy, jednym kliknięciem wypełnisz wszystkie dane, jakie już wcześniej wpisałeś, a jakie występują w danym druku.

Jeżeli w kolejnych drukach dochodzą kolejne dane jak np. nr Dowodu Osobistego i uzupełniasz je dopisując bezpośrednio na druku, to program przy zamykaniu danego formularza, zapyta czy te dane Jana Kowalskiego dopisać i zapamiętać, tak byś nigdy więcej nie musiał już szukać i wpisywać jego nr dowodu.

Wszystkie te dane zebrane są w Aktówce. Podobnie w przypadku modyfikacji danych – jeżeli wybranej osobie zmieni się adres zamieszkania – to takiej zmiany możesz dokonać wypełniając konkretny druk. Przed jego zamknięciem aplikacja zapyta, czy dokonać modyfikacji danych w tym zakresie.

Możesz także jednorazowo wpisać dane osoby lub firmy oraz dokonać stosownych modyfikacji wywołując okno Aktówki.


Po wejściu do Aktówki widzimy z lewej strony menu, według którego można posegregować wszystkie wpisy (kategorie: Wszystkie, Osoby fizyczne, Firmy i podmioty prawne, Ulubione, Usunięte, Urzędy).
Po zaznaczeniu myszką danego elementu listy (imię i nazwisko osoby), możemy przejść do modyfikacji tego elementu lub przejść do listy formularzy powiązanych z tym wpisem Aktówki.

Po zaznaczeniu wpisu (konkretnej osoby) mamy dostęp do podstawowych funkcji dotyczących tego wpisu Aktówki, czyli możemy zmienić wyświetlaną nazwę, utworzyć kopię, itp. (opcja Więcej):


Na liście możemy zaznaczyć wiele wpisów jednocześnie, a także możemy oznaczać wpisy jako ulubione (aby mieć do nich szybszy dostęp).

Dane w Aktówce można modyfikować i dodawać z różnych poziomów aplikacji i formularzy, program zapobiega duplikowaniu danych, z poziomu formularza można wybrać czy powinien druk zostać wypełniony danymi osobistymi czy firmy, aplikacja pozwala akceptować zmiany danych z poziomu zatwierdzenia formularza, dodatkowo wprowadzono intuicyjne wpisywanie i zapamiętywanie pól typu multi – z wieloma danymi w jednym polu (np. adres).

Dane do Aktówki możesz także wygodnie dodać poprzez import danych z programu Płatnik, programu e-pity lub pliku XML. Więcej na ten temat w dziale [Import danych].


Dodawanie nowej osoby lub firmy

Każdą nową osobę prywatną, pracownika lub firmę, podmiot prawny należy w aktówce dodawać osobno, wybierając odpowiednio: "Dodaj osobę fizyczną - użytek prywatny" lub "Dodaj firmę lub podmiot prawny - działalność".

Uwaga! Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, ze względu na wygodę używania programu, wprowadzić swoje dane dwukrotnie: jako osoba prywatna oraz jako firma - z nazwą firmy nr NIP, REGON itp. - program podpowie Ci odpowiednie dane, które są wspólne.


Wówczas pojawi się poniższy formularz danych, które należy wypełnić:


lub firmy, osoby fizycznej prowadzącej działalność oraz innych podmiotów


Wpisanymi danymi osobowymi możesz zarządzać poprzez ich modyfikację (przycisk Modyfikuj). Jest to przydatne np. w przypadku zmiany miejsca zamieszkania (siedziby), zmiany nazwiska czy zwolnienia pracownika.


Nazwy dodanych osób możesz posortować alfabetycznie, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników w firmie lub kontrahentów. Dokonujesz tego poprzez kliknięcie na napis Nazwa. Przydatna może się okazać także wyszukiwarka w Aktówce, dzięki której w szybki sposób znajdziesz daną firmę lub osobę. Do tej wyszukiwarki wpisz nazwę (imię i nazwisko) lub numer identyfikacyjny (NIP lub PESEL).

Aktówka jest bezpieczną formą przechowywania danych, gdyż nie są one przechowywane u nas, lecz na Twoim dysku lub „w chmurze”. Tym samym nie musisz obawiać się o ich bezpieczeństwo, utratę lub kradzież związaną z korzystaniem z naszego programu. Jednocześnie aktówka znacznie przyspiesza czas wypełnienia formularza, gdyż wymagane na druku dane są z niej zaciągane za pomocą jednego kliknięcia – wyboru osoby/firmy z listy. Tym samym możesz mieć wypełniony druk lub umowę w 60-70%, pozostaną Ci tylko do uzupełnienia pola, których danych nie ma w Aktówce.

Przywracanie usuniętej osoby/firmy

Jeżeli przez przypadek usunęliśmy wpis osoby/firmy, możemy go przywrócić - wybieramy z lewego menu opcję Usunięte, przechodzimy do widoku Usunięte. W kolejnym kroku zaznaczamy na dane, które chcemy przywrócić i klikamy w opcję Przywróć.